加强办公室“三基”工作 更好地发挥参谋助手作用

来源:用户上传      作者: 赵 霞

　　摘要:“三基”工作是石油石化企业抓管理、促发展的成功经验和传统作风,对于夯实管理基础,提高队伍素质,促进企业发展起着至关重要的作用。文章重点围绕新时期、新形势下油田企业办公室“三基”工作“抓什么”、“怎么抓”的问题,对工作中的一些薄弱环节和突出问题进行思考分析,并提出了针对性的目标和措施。
　　关键词:石油企业办公室工作“三基”工作
　　中图分类号:C931.4文献标识码:A
　　文章编号:1004-4914(2010)03-252-02
　　
　　“三基”工作是石油石化企业几十年积累、培育形成的好传统、好作风,是夯实管理基础、推进企业发展的“传家宝”。20世纪60年代大庆油田会战期间,针对任务繁重而基础工作相对薄弱的突出矛盾,余秋里、康世恩等老一辈领导者及时总结大庆油田基层管理的经验教训,鲜明地创造性地提出了“以党支部建设为核心的基层建设、以岗位责任制为中心的基础工作,以岗位练兵为主要内容的基本功训练”等一整套“三基”工作的成功做法,为大庆会战的全面胜利、树立中国工业战线上的一面旗帜起到了至关重要的作用,对加强我国石油石化企业管理,提高企业干部职工整体素质,发挥了不可替代的重要作用。
　　自此以来,作为抓好基层工作的基本经验之一,“三基”工作方法得到广泛采用,颇见成效。在新时期、新形势下,特别是在中国石化集团建设具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司的过程中,更要保持这种传统,发挥这种优势,全面提升企业管理水平。作为辅助政务、办理事务、搞好服务的重要机构和内外协调联络的“枢纽”和“窗口”,油田企业办公室更要用创新和发展的眼光,把加强“三基”工作作为一项长期而艰巨的战略任务常抓常新,提升整体管理与服务水平,增添新的活力,展示新的形象,更好地发挥参谋助手作用。
　　一、新时期油田企业办公室加强“三基”工作的重要性和必要性
　　随着时代的变迁和中国石化的飞跃发展,“三基”工作的内涵和外延也发生了很大变化,更具有时代特点和中国石化特色,更切合基层实际。近些年来,适应新形势、新变化和新要求,中国石油石化的“三基”工作在继承优良传统和历史经验的基础上,不断充实和完善,赋予了“三基”工作新的内涵。一是“三基”工作的管理手段方法更加现代化。ISO质量管理体系、HSE管理体系、内控制度、ERP信息系统、全面预算管理等现代化的管理理念、管理手段和方法的借鉴和引用,对提升企业整体管理水平发挥了积极作用,同时丰富了“三基”工作管理手段。二是随着中国石化集中统一管理体制的构建和管理的扁平化,“三基”工作的对象不再局限于基层单位,各级机关特别是办公部门更要加强“三基”工作,而且要以更高的标准、更严的要求开展工作。三是市场经济条件下,企业更加关注成本、利润等考核指标,基层党支部在基层管理中发挥作用的形式、方式等发生了变化,需进一步加强和改进基层党组织建设。四是干部职工的思想观念和价值观发生了变化。原来干部职工的价值观是“以厂为家、无私奉献”的一元化价值观,现在员工利益诉求多元化,不断追求个人利益最大化,个人价值体现得越来越充分。五是培训理念、内容、方式、机制等发生了变化。通过建立竞争机制、激励机制、技能人才成长机制等,干部职工的培训理念已逐渐实现“要我培训”到“我要培训”的成功转变,通过开展岗位培训、换岗培训、集中短训等方式,运用信息网络、仿真模拟等手段,提高了“三支人才队伍”的综合素质,丰富了基本功训练的内涵。
　　经过多年的改革、调整和发展,中国石化的总体面貌和形势发生了深刻变化,特别是在管理体制、产业规模、资产规模、装置规模和产业结构、队伍结构,以及职工工作环境、思想观念、价值取向等方面的变化更显著,对企业的管理模式、管理体系、管理手段和与之密切相关的“三基”工作产生了深远影响。新的历史条件下,“三基”工作的新变化,给基层管理工作带来了新的问题与挑战,一是管理体系、方法的内容与“三基”工作存在不同程度的交叉重复,管理体系的一体化融合成为基层亟待解决的重要问题。二是各级机关不同程度地存在着对“三基”工作认识和责任不到位的问题,特别是对自身“三基”工作缺乏能动性,与自身相关的管理责任不落实或落实不到位。三是部分基层党支部在基层管理中的作用的弱化,致使基层党支部在人们心目中的地位有所下降,给新时期思想政治工作带来新的挑战。四是员工诉求的多元化、个人价值最大化增加了基层管理工作的难度,同时对基层管理者的素质、管理手段方法提出了更高要求。五是员工培训理念的变化和培训机制的建立,对培训者的素质提出了更高要求,培训内容要紧密结合岗位工作实际,具有针对性和实效性。
　　胜利油田科学和谐发展的形势任务和现代企业制度建立推进中层出不穷的新情况、新问题,对办公室工作提出了许多新任务、新课题。领导水平的不断提高,要求我们的思想业务素质必须迈上新的层次,努力跟上领导的工作思路和节奏;服务领域的不断拓宽,要求我们的综合协调服务能力必须迈上新的台阶,全方位地提高综合协调服务水平;工作标准的不断提高,要求我们在发挥职能作用时必须有新的作为,使参谋助手作用的发挥不断达到新的层次和境界;现代科技的不断发展,要求我们必须更新服务手段,提高自动化、信息化应用水平,加快办公信息化和管理现代化的建设。面对新形势、新任务、新问题、新变化,油田企业办公室必须顺应社会经济发展潮流,改变各种不合时宜的传统观念、行为习惯和工作方式,明确“三基”工作内容,突出“三基”工作重点,重视和加强“三基”工作,使其成为所有人员的自觉行动,形成共同推进“三基”工作的合力,筑牢管理与服务根基,做到用新的视角观察事物,用新的思维指导工作,用新的办法解决问题。
　　二、明确内容,突出重点,扎实抓好企业办公室“三基”工作
　　加强办公室“三基”工作,就要按照新任务新要求加强办公室队伍建设、基础工作和基本功训练,时时处处以体现时代特点的“三基”工作来认识和评价办公室整体工作,不断丰富内容、改进方法,准确地把科学发展观对办公室工作的新要求落实到办公室的各项工作中去。一要努力打造优秀团队,确保素质过硬、作风过硬、能力过硬,政治上靠得住,经济上信得过,工作上离不开。二要进行基础工作的强化,建章立制,固本强基,推进精细管理,促进精益工作,实现全面提高。三要进行业务技能的提升,实现文字工作精,事务工作细,协调工作强,提高整体效能。总体目标和要求是:以“三个服务”为宗旨,以队伍建设为根本,以业务建设为核心,以基础设施为保障,谋求一个转变,即由单纯的服务型向服务管理型转变;增强两种意识,即增强责任意识和团队意识;实现“三个提高”,即队伍综合素质、整体工作效能和基础管理水平提高,充分发挥参谋助手作用。要着重在以下三个方面下功夫、做文章、出成效。
　　1.着力加强以“强素质、树形象”为主要内容的队伍建设。就是要抓班子、抓思想、抓党建、抓队伍、抓文化,其核心是抓组织、抓思想。与上世纪六七十年代相比,我们的外部环境发生了很大变化,人们的价值观也发生了很大变化。原来是一元的,以厂为家,大公无私;现在是多元的,个人的利益诉求体现得越来越充分,个人利益最大化也体现得越来越充分。在这种情况下,必须更加重视抓组织、抓思想,与时俱进培育企业文化,凝聚队伍。
　　要发挥党支部的政治核心作用和战斗堡垒作用。一是通过政治学习,学习党的路线、方针、政策,提高政治理论水平,增强政治敏感性和鉴别力,做到政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致,立场坚定,旗帜鲜明,实现政治上靠得住。二是通过形势任务教育,了解掌握行业、系统和单位的总体工作部署、生产经营安排和阶段工作重点,树立大局意识和责任意识,培养员工热爱本职、忠诚事业、增强责任意识和主人翁意识,时时牢记使命、牢记责任,处处围绕中心、服务大局,把自身工作纳入全局通盘考虑、系统谋划,统筹运作,做到身在兵位、胸为帅谋,在思想观念、思维方式、行为准则上与单位的改革发展稳定大局保持同步合拍,同频共振。三是通过廉洁从业教育,树立正确的世界观、人生观、价值观,以艰苦奋斗、廉洁奉献为主题,进行职业道德教育、社会公德教育和家庭美德教育、理想信念教育和案例警示教育,严格执行廉洁自律规定,坚持原则、秉公办事,做到用权有度、管理受控,警钟长鸣、防微杜渐,谋事不谋利,奉献不索取,实现经济上信得过。四是加强文化建设,凝炼团队文化,通过抓文化建设提升“三基”工作的生命力。倡导“敬业、求实、勤勉、高效”的作风和“勤政不谋私,参政不越位,工作不图名,服务不图利”的约法四章,结合行业特点、工作特性和企业文化,围绕作风、品行、事业心和责任心等,按照“有共同的愿景目标、有共同的价值追求、有共同的制度规范、形成共同的行为习惯”四要素,选课题立项目,在团队精神的培育、团队愿景建立、文化理念渗透等方面下功夫,创造温馨和谐的人文环境,营造以人为本、健康向上的文化氛围。集中总结、研究和提炼团队文化,塑造“团结、务实、廉洁、进取”的工作团队。要通过理念故事化、故事理念化,把团队文化融入到具体的规章制度中,渗透到每一个管理环节,使组织、成员养成严格执行制度的良好行为习惯,着力打造团队的责任心和执行力。

　　2.着力加强以“规范、高效”为主要内容的基础工作。管理的规范化、标准化是现代企业管理发展的必然趋势和方向,管理制度是企业一切工作规范化管理的前提和保证,没有有效的制度就难以实现有效的管理。加强基础工作就要抓标准、抓制度、抓责任落实、抓业绩、抓考核等,核心是抓责任心和执行力。要结合实际,在对传统管理和现代管理进行分析优化、总结提炼、规范固化的基础上,建立符合自身特点的统一的标准化制度体系,实行“文本化”管理,以“文本”为载体,将办公室管理成果持续不断地传承下去,实现办公室工作规范、高效运转。
　　一是针对目前个体经验沉淀分散,不规范、不系统的情况,通过总结、研讨、交流,将个体的能力和经验提炼出来将其成果化,形成规章制度、办事程序、工作标准等,固化于形,既可以保持工作的连续性、稳定性,又可大大增加经验在更大范围内被传播、学习和创新的可能性,保持集体的时代性和创造力。二是从“办文、办会”到办事,对现有制度、规范、标准等进行全面梳理、系统归纳、充分研究,进一步修订完善。以工作日志、月度分析、年终总结为基础,每年集中进行一次,保持标准、制度的及时性、稳定性、连续性,使工作有章可循、有据可依、有标可对。坚持不破不立,开展工作研究和分析,总结经验和规律,推动工作,提升水平,在实践中创新,在创新中提高。三是要建立以岗位责任制为核心的基础管理体系,抓好制度和标准的落实,让制度和标准深入到岗位人员的大脑中,落实到实际工作上,并定期开展有效的监督检查和考核,严纠执行不到位的现象,变“写是写的、做是做的”为“写你所做的,做你所写的”。四是实行首问负责制,落实公文办理限时制,推行“日清”工作制,优化人事组合,整合业务流程,改善办公手段,加快工作节奏。并注意发挥办公室系统的整体优势,加强岗位之间和系统内部的有效沟通,努力实现无间合作,不断促进办公室工作整体效能的提高。
　　3.着力加强以“文字写作”为主要内容的基本功训练。抓基本功训练,主要是抓理念、抓内容、抓机制、抓方式、抓手段,核心是抓练兵、抓培训,要突出针对性和实效性。
　　文字表达能力是办公室人员素质的综合反映,是办公室人员的看家本领,要将其作为基本功训练的重点,统一规划、统一组织,培养科学的思想方法,养成全方位、多角度地思考谋划问题的习惯,着力解决思想不到位、写作能力低、文字水平差、写作人员缺的问题。只有紧贴领导的意图和思路,具有较强的文字表达能力,办公室才能更好地围绕工作大局,超前进入“角色”。在决策服务上,科学把握形势变化和实践发展的新趋势,超前谋划,提出决策建议;在文件、材料处理上,准确把握全局,把好质量关,精减文件,提高质量;在信息服务上,敏锐地发现和捕捉带有倾向性的处于萌芽状态的信息,超前“预警”,提出处理预案;在督查服务上,对实施重大决策和落实重要政策过程中可能出现的情况超前预计,提出解决办法;在协调服务上,善于从油田工作的大局出发,超前研究,提出协调方案,真正做到事事谋在前、做在前、服务在前。
　　加强基本功训练要大兴学习之风,要向书本学、向实践学、向他人学、向自己学。要深入学习实践科学发展观,学哲学、用哲学,培养哲学的思想和辩证的思维,掌握科学的思想方法,增强综合分析能力,使文字材料更好地贴近市场、贴近生产、贴近经营、贴近群众、贴近基层,增强针对性、生动性和有效性。以推行办公室系统岗位培训为主要载体,更新理念、优化内容、完善机制、创新方式,坚持培训与培养并重、实践与理论并重,让办公室人员感到培训是一种待遇、一种激励、一种享受,引导办公室人员勤学苦练,在实践中学习、提高、成长。通过压担子、交任务,采取写笔记、记日志、文章点评和命题写作等方法,开展岗位培训、技能竞赛、传帮带和争先创优等活动,不断提高办公室人员观察问题、分析问题、解决问题的能力,尽快提升写作能力和文字水平,相应提升办会、办事的综合技能,确保办公室工作见成效、出成果。
　　三、加强“三基”工作应注意把握的几个问题
　　“三基”工作关乎办公室系统管理与服务水平、人员素质、对外形象的提高和可持续发展的推进。新时期办公室抓“三基”工作,绝不是传统“三基”工作的翻版和简单回归,而是在工作实践和理论研究基础上的继承、发展、提升和创新。要善于培育新亮点,增添新活力,展示新形象,实现新发展。
　　一是注重研究解决“三基”工作面临的新问题。集中表现在“三基”内涵和核心的清晰界定,责任心和执行力的进一步提高,各种管理体系的合理融合,管理标准的简明统一,检查评价的考核体系等,必须充分认识,认真把握。
　　二是必须建立“三基”工作长效机制。抓好“三基”工作,除领导重视外,还要注重建立“三基”工作长效机制,用制度保证“三基”工作常抓不懈、常抓常新、持之以恒。
　　三是必须建立分工明确的“三基”工作责任体系。“三基”工作覆盖工作的全过程和全方位,涉及每个人、每个环节、每个方面,必须清晰界定“三基”工作各层次、各环节的责任主体,形成统一规划、统一组织、分工负责的格局,促使“三基”工作持续协调发展。
　　四是注重继承创新,力求突破。开展“三基”工作,要坚持继承和创新相结合,传统管理和现代管理相结合。无论形势怎么变,“三基”工作在企业乃至办公室工作中的基础地位不变,“三基”工作的基本任务、基本要求也应保持不变。实际工作中,一定要根据形势的发展变化并结合企业和办公室的实际,不断创新“三基”工作的具体内容和方式、方法,集中力量抓好点上的工作,以点上的突破带动面上的工作,突破陈规,增添活力,创新发展。要跳出自身,面向全行业、全系统,掌握先进的现代管理知识,运用科学的方法方法,从大局中、大事上、工作重点上为领导当好参谋出好主意。
　　四、结论
　　“三基”工作是实践证明的一项科学的发展的管理工作方法,是每个时期有效提高办公室人员整体素质和履职能力,以及全面实现办公室固本强基、创新发展的重要举措。只要坚持时刻用科学发展的眼光,不断赋予“三基”工作时代特色,持之以恒地把加强队伍建设、夯实基础工作、锤炼基本功同企业愿景发展目标有机结合起来,着眼解决制约发展的难题,大力实施管理创新战略,做到“两促进、两不误”,就一定能增添办公室新活力,展示办公室新形象,实现办公室新发展,更好地发挥办公室的参谋助手作用。
　　(作者单位:胜利油田油气集输总厂办公室 山东东营 257000)
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