在线客服

咨询热线

对企业档案信息化管理现状的思考

作者:未知

  【摘 要】企业档案是企业在生产活动中形成的无形资产和宝贵财富,是记录企业发展的有效载体。进入网络信息时代后,信息在企业生产运营,甚至是生存发展过程中起到至关重要的作用。档案信息化是企业运用计算机信息技术对档案信息资源进行收集、转换、整理、开发和利用的一种方式。它把分散的企业资源按照信息化的要求进行储存,用规范化的方法进行整理,依靠网络的方式进行管理,从而更好地利用档案、服务企业,档案调阅更加方便、快捷、准确,有效提高了档案资源的利用率,基本能够实现档案信息资源共享。
  【关键词】企业档案;信息化;管理
  中图分类号: F272;G270.7 文献标识码: A 文章编号: 2095-2457(2019)11-0233-001
  DOI:10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.11.111
  【Abstract】Enterprise archives are intangible assets and precious wealth formed in the production activities of enterprises, and are effective carriers for recording the development of enterprises. After entering the era of network information, information plays a vital role in the production and operation of enterprises, even in the process of survival and development. Archives informationization is a way for enterprises to collect, transform, organize, develop and utilize archives information resources by using computer information technology. It stores dispersed enterprise resources according to the requirements of informationization, collates them with standardized methods and manages them by means of network, so as to make better use of archives and service enterprises, make archives access more convenient, fast and accurate, effectively improve the utilization rate of archives resources, and basically realize the sharing of archives information resources.
  【Key words】Enterprise archives; Information; Management
  1 檔案信息化管理现状
  (1)企业档案信息化建设开展情况进展不一。企业普遍对档案信息化重视程度不够、认识肤浅;对档案信息资源数字化和网络化了解和研究不透彻;对企业档案信息资源开发深度不够。同时,企业只重视安全生产,产量销量上去了,企业才能可持续发展下去。企业单位给予档案工作的支持、关注相对较少,信息化建设也就无从谈起,即使开展了信息化建设的企业也是进展缓慢。
  (2)企业开展档案信息化的资金支持力度不够,档案硬件设施较差。档案信息化建设是一项耗费人力、物力、财力的系统性工程。当前,很多企业档案部门对开展档案信息化建设所需的硬件配备不足,缺乏应有的技术和设备支撑。档案信息化建设周期长,需要不断的资金支持,才能保证信息化建设顺利进行。
  (3)缺乏信息化专业人才。要实现档案信息化,首先要有精通网络信息化管理技能的人才,档案管理人员要同时具备较高的文化水平和先进专业技术水平,不仅限满足于一般的计算机操作。从目前看,大多档案部门普遍缺乏那种既懂档案管理又精通计算机软件管理的综合型人才。档案部门待遇普遍不高,加之档案工作枯燥乏味,不直接产生经济效益,导致档案工作不受领导重视,晋升机会少,优秀人才都不愿意来,进来后又难以留住。
  (4)大多数档案部门的工作方式基本上是立卷编目、归档移交、排列上架、调卷利用等,档案库房类似于资料保管仓库。目前,绝大多数企业档案仍以纸质档案存储为主,对光盘技术和数字化技术运用的十分有限,信息化建设步伐与当今社会的总要求相差较远。电子文件接收和归档管理仍未规范起来,档案信息资源无法实现共享,档案资源的服务开发利用远不能满足企业快速发展的需要。
  2 档案信息化建设解决方案
  (1)档案信息化建设是一项庞大的工程,涉及面广,建设任务重,需要得到企业各部门的通力协作,积极配合。因此,企业单位必须深刻认识档案信息化管理的重要性,主要领导要转变观念、与时俱进,充分认识档案管理信息化管理对企业可持续发展的重要性。企业要将档案信息化工作纳入本单位的整体规划中,制定切实可行的信息化建设方案,并与单位的信息化建设同步规划、同步实施。加强组织领导,建立健全强有力的制度保障体系,各部门之间既要分工明确、责任落实到位,又要相互协调、齐心合力,共同担负起档案信息化建设的重任。
  (2)建立有效的资金保障体系和长效的资金投入机制,保证档案信息化建设的资金充足。档案信息化建设是一项浩繁的系统工程,建设周期长,需要有一定的财力支撑,企业单位要把档案信息化建设纳入到企业财务预算当中,才能保证此项工作可持续开展下去。   (3)加强企业档案信息化管理人才队伍培养。企业不仅仅要加大对档案信息化硬件的投入,还要加强对信息化人才的引进和培养。档案信息化建设对档案信息化管理人员的基本素质提出了新要求,企业单位要重视对档案信息化管理人员业务素质的培养,加强对档案人员信息技术知识的培训和引进信息技术人才,为档案信息化管理人员学习进修创造条件,弥补档案人员在信息化方面知识的欠缺。档案人 员也要与时俱进、主动学习,不仅要懂得纸质档案的编目整理和保管,还需要懂得电子档案的存储、检索、开发和利用。企业单位要不断提高档案人员运用信息技术的能力,逐步满足档案信息化的需求。一是优化人员结构,努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型专业队伍,以适应档案工作现代化的需要。二是要重视对档案管理人员信息化技能的培养,强化有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理技术和信息安全防范意识等方面的培训,提高档案工作人员的综合素质和工作技能。三是要加强对档案信息化管理人员职业素质、职业道德的培养,努力造就一批耐得住寂寞、甘于奉献的档案队伍。档案人员也要加强对自身网络安全和数据库安全意识的培养,注重档案数据库和机读目录的保密。四是要加大对档案信息化管理人员档案专业知识的培训。档案人员应该熟悉档案管理专业相关的各种理论知识和法律法规,熟悉档案分类方法,积极参加各级档案部门组织的培训、继续教育等。
  (4)加大档案宣传力度,逐步提高企业员工知档、爱档的档案意识。档案从形成、收集整理到归档利用,不仅仅是档案部门的职责,而是企业全体员工,乃至全社会的责任。企业要通过档案法宣贯、印发档案宣传册,订阅有关档案方面的报纸、杂志等方式,逐渐提高企业员工的档案意识,营造良好的档案舆论氛围,把档案工作放到应有的位置来对待,进而提高档案工作人员的工作积极性,最终实现档案工作向着科学规范的发展。
  档案信息化管理是企业快速适应社会信息化发展的必走之路,是促进档案工作为企业发展更好服务不可或缺的手段。档案信息化建设是整个企业单位“利在当代、功在千秋”的一项重要工程,档案信息化管理是档案工作大势所趋。企业单位在档案信息化建设中,必须对因资源共享和开放性所带来的安全隐患引起重视,增强档案信息的网络安全保障措施。档案信息化建设需要制定切实可行、科学严谨的规章制度,降低档案信息化带来的风险,提高档案信息化安全技术,扬長避短,让档案信息化建设发挥更大更强的作用,更好地为企业发展服务。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-14839748.htm