提升医院干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新

作者:未知

  摘 要:随着网络时代的到来,我们的生活方式发生了很大变化。使得我们的生活更加便捷,接收信息的速度越来越快,很多社会工作利用了现代化的科技成果,为其提供高效便捷的服务,干部人事档案信息化就是一个很好的例子。干部人事档案信息化方便了人事管理工作者对人员信息的整理和汇总,同时干部人事档案也可以不再受地域的限制,本文将对医院干部人事档案信息化管理进行详细的介绍。
  关键词:医院;干部人事档案;信息化;人事管理;创新
  中图分类号:D630.3 文献标识码:A 文章编号:1671-2064(2019)10-0214-02
  0 引言
  随着计算机技术不断深入,利用网络进行干部人事档案管理成了人员信息新的管理方式,然而随着干部人事档案的信息化,也会出现一系列问题,如信息的安全性、规范性等问题。本文将对目前医院干部人事档案管理的现状进行介绍,分析现阶段医院干部人事档案信息化管理的必要性,同时对如何更好地实现干部人事档案的信息化进行探讨。
  1 目前医院干部人事档案管理现状及问题
  1.1 干部人事档案管理现状
  医院干部人事档案管理目前基本上用的是传统档案管理模式,档案重心在人员过去状况的描述,注重过去的情况而不注重信息的共享。在科技发达的今天,传统的干部人事档案管理方式已经与社会发展的需求脱节,难以达到办公快捷迅速的要求。传统的干部人事档案管理存在以下几种缺陷:一是查询效率低下。由于干部人事档案资料都是纸质材料,如果要查询某个人的档案,要在庞大的资料中翻阅才可以找到,增大了查档难度。二是安全系数低。由于干部人事档案無备份,查阅的都是原始资料,为了防止人为对原始档案的破坏或涂改,必须安排专人进行管理,即使这样也有可能由于各种原因造成档案的丢失或者破坏,这种损失是不可逆的。三是归档难度大。由于人员经历的变动,干部人事档案也会发生一定的改动,如年度考核、学历提升、工资、职称变动、干部任免等,每年都需要及时归档,由于归档材料较多不可避免会出现归档错误的现象发生,若是发生归档错误将对个人档案造成很大影响,为了弥补错误也需要花费时间进行调整,这是传统归档方式难以避免的。四是管理困难。由于所有的个人档案都是按卷归档,如果要查阅某个人的档案,必须对整卷进行查询,长期的翻阅也会造成档案的损坏。由于人事档案都是纸质资料只能人工进行数据记录和档案登记,无法很好地反应档案出入库等变更情况。
  1.2 干部人事档案信息化管理存在的问题
  干部人事档案由传统的纸质化变为信息化、电子化,这样的转变可以提升管理部门的工作效率,也可以使得干部人事档案信息查阅变得更简单,但是我们应该清楚地认识到干部人事档案信息化有利有弊,在方便我们档案管理的同时也给我们带来了一些挑战:
  1.2.1 档案原始性和真实性
  原始档案被信息化,在档案原始性及真实性的问题上主要有以下表现:一是电子化的档案可以被无限复制,也可以不留痕迹地改动档案。二是电子化的档案与原件相分离,这使得电子档案的真实性不易衡量,这对干部人事档案的真实性带来了很大的考验。
  1.2.2 电子化档案通用程度高
  人员信息工作与人事档案工作是互相依存的,人员信息的来源主要是人事档案的记录信息,所以人员信息与人事档案信息应保持高度一致。随着干部人事档案信息化程度的提高,人事档案的内容和人员信息的内容有很多是重复的。然而现在的管理模式使得人事档案管理工作和人员信息工作是分开的,有着不同的职责,在有的单位这两部分甚至还属于不同的部门。同时现有的人事档案管理软件和人事信息软件较多,一个人的档案信息可能存在于两套系统中,由于两者工作的侧重点不同,就给信息的共享造成了困难。人事档案管理系统的数据主要以人事档案提供,在进行归档操作时要更新、维护人员信息,以增加信息的真实性和权威性,但是很多单位由于有了人员信息系统,就不利用人事档案管理系统中的人员信息。针对以上问题,相关档案管理部门应该建立一个公共的、有统一标准的管理平台,如果各个档案管理部门依然用不同的软件进行办公,会给医院的人员信息整合带来一定困难,所以制定一个专用的有统一标准的管理平台很重要,医院也不需要浪费资金重复新建共享平台。从长远角度看,如果长期使用不同的软件进行人员信息的记录,很有可能造成人员数据不同而出现数据不兼容的情况,这将对医院人员信息的管理带来新的困难。
  1.2.3 凭证的价值问题
  由于电子档案以文本模式储存在电脑中,很难区分原稿和印稿,所以人们对于电子档案的真实性和完整性一直存有怀疑。
  电子档案的真实性是指通过鉴定确认电子档案中的信息和内容与文档案的原始状态保持一致。由于电子档案的特殊性,一旦出现恶意篡改,计算机故障等问题,很可能导致电子档案的丢失。另外利用者可以任意运用电子档案进行转发,复制,传送等操作,这种操作很容易出现电子档案在传送中丢失信息的现象。电子档案的完整性是指档案内容没有缺失,电子档案的数据和信息没有缺漏。和纸质档案不同,电子档案在电脑中进行保管,电子档案的信息化要求人们注重对电子档案的保管。
  由于电子档案的特殊性,要求人们通过技术保障电子档案的真实和完整,一个不真实或者不完整的档案很容易导致电子档案的凭证力失效,所以电子档案的保存至关重要。如何保存电子档案,实现电子档案的价值对干部人事是很大的考验。
  2 对干部人事档案进行信息化管理的必要性
  2.1 新时期人事工作的需要
  随着网络时代的到来,充分利用现代化手段为我们的工作提供更加高效的服务是我们必须考虑的事情,随着人事档案管理工作困难的增加,将计算机技术融入人事管理工作中是非常有必要的,这也是新时期干部人事档案管理工作的必然趋势。
  2.2 物质条件已经具备   目前各大医院已基本实现了电脑办公,这是实现人事档案信息化的物质基础。同时随着计算机科学技术的不断改进,档案管理软件的不断更新,相关保密技术研究也在不断深入,这些都为干部人事档案管理信息化工作的安全提供了强有力保障,加之相关的硬件及软件设施条件已经具备,可以实现对医院干部人事档案的信息化管理。
  2.3 人员信息规范化的需要
  在传统的人事档案信息管理中,大量的人员信息需要人工进行管理,这样不仅费时、费力,而且工作效率低下,造成了信息规范化不高的现象。随着信息流程和人事系统的不断改革,干部人事档案管理水平也应提高。这就需要相关工作人员积极投入到探索干部人事档案信息化管理方案的队伍中来,创建出与人员信息和人事系统都相符的新型管理模式,更好地利用现代化信息技术为人事档案实现电子化管理。
  3 实施干部人事档案信息化管理的必要条件
  3.1 干部人事档案与人员信息实现同步化管理
  为了推动人事档案信息化管理的进程,需要将人事档案和人员信息进行同步化管理,这样既可以避免人事档案管理中人员信息重复的现象,也可以保证人员信息的完整统一及准确,可有效地利用人员信息资源,提高人事部门的工作效率。另外干部人事在管理人员档案时应该做到及时更新,对人员的去留做出及时的更改,防止出现人员已经离开但是档案还没更改的现象。人事档案的及时更新对于其他部门工作效率的提高具有重要作用。
  3.2 制度规范化
  网络时代的计算机科学技术可以帮助我们更加高效、快捷地完成工作,但是计算机本身也存在缺点,比如硬件问题、病毒污染等,这些问题的发生会使人事档案信息数据丢失或者乱码,造成不可挽回的损失。由于档案管理工作人员电脑操作水平有限,如果没有进行数据备份,一旦遭到病毒攻击,很可能造成数据丢失,损失会很大。同时由于信息可以被随意移动,也会带来一系列的信息保密问题。人事档案工作保密要求很高,是一项特殊的工作,利用计算机建立规范完善的干部人事档案保密管理制度是非常有必要的,规范的档案信息化管理制度对电子化档案管理很重要,可以最大化地提升电子化档案的安全性。
  3.3 提高管理人员技术水平
  为了让干部人事档案信息化管理工作进行地更顺利,除了业务培训还必须对管理人员的计算机操作水平进行提升,同时还应增加对档案管理人员的定期考核,以提升管理人员的综合素质,有利于在档案数据被攻击时,及时采取一系列的措施来避免数据丢失,这将对档案数据的安全性起到很好的保障作用。同时在做干部人事档案的出入库登记时,有一定专业功底的档案管理人员可以更好地完成这项工作,不仅可以提升档案查阅的工作效率,在一定程度上也可以降低档案管理工作中出错的概率。
  3.4 部门协调,实现档案共享
  对于大部分医院来说,干部人事档案的收集设计到各个科室,涉及到医院的每一个岗位,因此干部人事应该做好每个科室的沟通工作和协调工作,通过各个科室的互通,实现人事档案的信息化。干部人事应该从多个方面对人员进行整合,明确人员的人力,财力情况,做好档案的信息化。另外干部人事应该在将档案信息化的同时实现档案的共享,实现人事档案的真正价值。
  3.5 确保档案信息化的安全
  在网络信息化的今天,越来越多的干部人事利用网络对人员档案进行管理,但是干部人事在管理信息化档案时应该注意提高人员档案的安全性,防止档案的丢失和外流。比如干部人事可以利用增加密码难度来提高信息化档案的安全性,另外可以通过仿写技术和加密技术防止外来人员对档案进行改写和访问,保证档案的完整性和真实性。档案管理人员应该提高自身的安全意识,做好档案的备份和管理,防止档案被窃听。
  4 结语
  综上所言,随着计算机技术不断深入到各项工作中,利用现代化网络技术进行干部人事档案的管理成了人员信息新的管理方式,然而随着干部人事档案的信息化,也会出现一系列的问题,如信息的安全性问题、信息规范问题等,本文对干部人事档案信息化管理的问题进行了分析,对如何更好地实现干部人事档案的信息化管理进行了探讨。相信随着计算机技术的不断深入以及干部人事档案管理软件的不断更新,医院干部人事档案信息化管理一定可以取得更大的突破。
  参考文献
  [1] 淮安,郑洁.关于医院实施人事档案信息化管理的探讨[J].人才资源开发,2018(18):16-17.
  [2] 郭淑娟.我国医院人事档案管理的研究进展[J].经济师,2018(08):248-249+251.
  [3] 張杰.公立医院人事档案管理的信息化建设[J].管理观察,2018(16):182-183.
  [4] 翟晶,王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理,2016,2(05):710-714.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-14877128.htm

服务推荐