提升质量体系内部审核整改有效性研究

来源:用户上传      作者:

　　摘 要从提升企业质量体系内部审核（以下简称“内审”）整改有效性的意义出发，分析了现阶段内审整改过程中存在的问题，重点阐述了某航天企业内审整改“七步法”工作实践，提出了进一步改进措施和建议，以期推动提升内审整改工作的质量和效果。
　　关键词质量管理体系;内部审核;整改;有效性
　　0 引言
　　采用质量管理体系是组织的一项战略决策，能够帮助其提高整体绩效，为推动可持续发展奠定良好基础[1]。2017年，新版国家军用标准GJB 9001C《质量管理体系要求》的发布和实施，标志着装备质量管理迈入新时代[2]。
　　内审，又称第一方审核，是全面系统识别组织体系管理薄弱环节的最直接手段，由组织自己或以组织的名义进行，作为组织自我合格声明的基础[3]。内审整改不仅是确保内审工作取得实效的关键抓手，更是实现企业质量体系持续改进的重要保障，有必要采取更好的方法和措施来确保整改有效性。
　　1 提升内审整改有效性的现实意义
　　内审整改是指企业对审核过程中发现的不符合项、问题和建议予以审视后采纳，在规定的期限内组织进行原因分析，采取纠正和纠正措施，避免其再次发生的过程。内审整改是整个内审流程中的重要组成部分，也是对内审工作的闭环管理，直接关系到内审作用能否得到充分发挥。通过系统梳理分析，研究制定整改措施，针对性地完成整改、举一反三及跟踪验证，有益于持续提升企业运营管理水平。有效的内审整改工作能够帮助企业改进质量管理体系，通过提供优质产品和服务来提高其整体经营绩效，对促进企业的持续健康发展发挥着至关重要的作用。
　　2 内审整改过程中存在的突出问题
　　2.1 思想认识不到位，对整改工作不重视
　　有些受审核部门对内审工作不理解、存在抵触情绪，片面认为内审整改不重要，例行公事、审完了事，应付、忽视甚至漠视整改，配合程度不高，缺乏自觉性和主动性，未能从自身管理上分析问题的根源，不利于管理改进。部分人员存在重审核、轻整改，重过程、轻落实的想法，了解审核中发现的问题，但缺少对整改结果的把关，对整改落实情况的关注程度不够，未对整改有效性进行跟踪验证，导致内审整改作用难以充分发挥。
　　2.2 共享程度不充分，整改协同配合不足
　　在内审整改过程中，各部门之间缺少交流沟通，导致整改成果的共享程度不高，一些较好的整改措施及经验知识也不易推广复制。同时，各部门按照各自业务模块的管理要求开展工作，难以有效形成监督合力，尤其是对于一些原因复杂、涉及多方共同管理的问题，由于缺乏部门间的联动协作机制，增加了内审整改的难度，容易导致整改工作不充分，成果难以巩固，影响了内审整改的有效性。
　　2.3 整改落实不彻底，缺乏有效管控手段
　　虽然体系管理人员可通过采取询问了解、建议、检查、跟踪等方式来督导整改措施的落实，但对于个别整改不作为、不及时、不到位的情况，仍缺乏有效的管控手段。由于内审整改落实情况未纳入部门考核、奖惩范畴，导致整改工作难以引起高度重视，在一定程度上降低了整改效率，举一反三的全面性和系统性也受到影响。对内审整改结果审核把关不严，缺少再验证过程，无法判断整改措施是否有效。
　　3 提升内审整改有效性的主要实践
　　结合某航天企业内审整改实际，总结内审整改“七步法”，规范整改工作实施，提升整改有效性。
　　3.1 归纳提炼，梳理整改问题
　　对审核发现的问题进行归纳提炼、重新审视，根据问题对体系影响和解决难易程度，将其细分为三类，即专项治理项、一般或轻微不符合项、問题和建议。专项治理项是通过对审核发现进行深入分析，挖掘背后原因，提炼出来可能对质量体系造成较大影响需开展专项治理的问题。一般或轻微不符合项是偶发的、独立的，对质量体系有效运行没有严重影响的不符合项。问题和建议是不影响质量体系有效运行但存在发展为不符合的潜在风险。依据不同的问题性质采取有针对性的整改措施。
　　3.2 统一思想，明确整改要求
　　从企业层面召开内审整改工作布置会，由高层管理者进一步统一思想认识，指明整改方向并提出总体要求，加大各部门领导的重视程度，强化内审整改工作的权威性。及时印发关于开展内审整改落实要求文件，明确整改问题和举一反三范围、责任主体、整改的具体要求和工作计划，使内审整改工作有据可依，并为整改工作的顺利推进提供必要的支撑保障。
　　3.3 协调联动，凝聚整改合力
　　体系部门作为内审整改落实工作的归口管理单位，负责监督检查整改落实情况，督促相关部门在规定的期限内完成整改。同时根据体系职能分配和业务分工，重点针对专项治理项和不符合项，将同级相关职能管理机构如规划计划、人力资源、风险管控等部门确立为对口职能督导责任部门，明确其依据自身职责范围对内审整改落实工作负有督导责任，并对整改落实结果进行审核把关。通过各部门的协同配合，形成合力，加强全方位、多层面对内审整改的监督和指导。
　　3.4 督导检查，推进整改落实
　　实施内审整改问题台账管理，明确责任人员，依据整改计划完成时间节点进行监督、指导和检查，组织协调整改过程中遇到的问题，重点关注审核发现的问题是否全部得到整改，纠正和纠正措施是否恰当有效，举一反三是否全面到位，整改工作是否按时完成。对于需要较长周期完成整改的问题，应明确后续措施计划，并纳入未完成问题清单。根据问题的重要性原则进行评估，对重点部门和重点问题的整改情况开展现场专项检查，评价整改效果，推进整改要求落实。
　　3.5 审查验证，强化整改成效
　　借助审核专家力量，集中审查内审整改相关证实材料，验证整改落实效果，针对内审整改中存在的纠正内容不合理、原因分析不到位、纠正措施有效性不足、举一反三覆盖不全等情况的问题提出改进建议，予以进一步修改完善，确保内审整改工作的彻底性和有效性，强化闭环管理和整改成效。 　　3.6 总结分析，改进整改不足
　　按照内审整改工作计划，在规定的期限内完成整改，并对内审情况进行综合分析，注重对整改情况进行总结反思，细化提炼整改经验教训，全面查找整改过程中存在的问题和不足，提出进一步的改进措施，并纳入下一年度体系工作计划，为后续深化提升内审整改的有效性奠定基础。
　　3.7 跟踪验证，确保整改有效
　　建立健全内审整改跟踪验证机制，针对本年度内审整改问题，将其有效性检查验证专项工作列入体系部门下一年度工作计划，明确时间截点和责任人员。对在整改有效性检查验证中，尚未完成整改措施计划或整改有效性不足的问题，进行持续跟踪，直至问题关闭，确保内审整改有效。
　　4 深入提升内审整改有效性的思考
　　4.1 从源头把控，夯实内审整改基础
　　内审整改的基础是准确无误的问题事实，前提是切实可行的整改建议。从源头上注重内审质量的提高，一是加强审核队伍人员配备，充分发挥基层单位审核专家的经验知识，并合理借助外部力量，推动从多个维度发现问题;二是提高内审检查单的质量，按过程的方法面向体系有关部门细化提炼审核要素，固化并优化审核要求，提升审核规范化程度和发现问题的能力，进而夯实整改基础。
　　4.2 信息化支撐，提升内审整改效率
　　借助精细化流程管理手段，将内审跟踪整改模块嵌入到现行信息化体系中，加强内审整改与信息化工作深度融合，固化整改管理程序，自动跟踪整改进度，实现信息化整改全面闭环管理，规范整改文件上报和意见反馈形式，不断提高整改信息共享和整改督导效率。同时，利用数据挖掘分析技术。从多维度快速统计审核问题情况，为综合分析提供有力支撑。
　　5 结语
　　内审整改工作是实现内审作用的重要环节，企业需要不断审视内审整改过程中存在的问题，通过采取有效手段达到提升内审整改有效性的目的，充分发挥内审对质量体系改进的保障作用，最终实现提升企业经营管理水平，持续健康科学发展的终极目标。
　　参考文献
　　[1]GJB 9001C 质量管理体系要求[S].北京：国家军用标出版发行部，2017.
　　[2]中央军委装备发展部合同监督局.GJB 9001C-2017《质量管理体系要求》理解与实施[M].北京，2017.
　　[3]GB/T 19000-2016/ISO 9000-2015 质量管理体系基础和术语[S].北京：中国标准出版社，2017.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-15230768.htm