高校信息化系统建设的经验与启示
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作者:赵辉 边婧 张帆
[摘 要] 随着信息技术的飞速发展，信息化系统在各行业的应用越来越多。如何科学、规范、高效的完成信息化系统建设，使其在管理工作中发挥重要作用，对信息化系统建设具有重要意义。以高校综合教务管理系统建设为例，从做好前期调研论证、全面功能试用、组建项目建设团队、制定科学合理的项目实施流程以及加强系统培训等五个方面，总结信息化系统建设的经验与启示，希望对各类信息化系统建设有所裨益。
[关键词] 信息化系统;经验;启示
[作者简介] 赵 辉（1980—），男，山东兖州人，硕士，山东大学（威海）教务处助理研究员，主要从事高等教育管理研究。
[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 1674-9324（2020）31-0028-03 [收稿日期] 2020-02-14
随着信息技术的飞速发展，信息化系统在各行各业中的使用越来越广泛。高校作为科技信息发展的前沿，各类信息化系统的使用也走在了全社会的前列，尤其是近几年随着智慧校园建设的发展，高校信息化发展更加迅速。信息化系统的广泛使用，既提高了工作效率和水平，也使工作更加科学化和规范化。但是，由于各个高校实际需求和技术水平不同，信息化系统的部署和实施还存在一些问题，比如选择的信息化系统不适合自身需求、实施方案不合理、二次需求开发进程过慢，等等，给项目实施和后期运行维护带来了很多困扰。因此，如何科学合理地选择一套适合自身需求的信息化系统，并且能够科学、规范、高效的部署实施，以及在实施部署过程中需要注意哪些问题，是值得我们认真探究的。2015年开始，笔者所在学校实施了综合教务管理系统的升级换代，笔者作为重要参与者亲历了整个实施过程，在信息化系统建设方面，总结了一些经验，在此和大家一起分享，希望对各类信息化系统建设有所裨益。
一、做好前期调研论证，为后续工作开展奠定坚实基础
前期的调研论证对于信息化系统的实施部署非常重要，充分的调研论证，能够使大家详细了解目前市场上有哪些主流的业务系统和相关的功能模块，并从客户的角度了解各个系统的优缺点。
调研论证可以分为两个阶段，第一阶段主要以网络调研及电话调研为主，本阶段的主要任务是大体确定几家系统供应商的范围。以笔者所在单位为例，以前使用的综合教务管理系统是从清华大学引进的，使用的是2000年左右的技术和设计理念。2013年，笔者所在单位开始深入实施学分制改革，原有的综合教务管理系统无论是在设计理念还是技术功能上都无法满足新的业务需求，对旧版综合教务管理系统的升级换代工作提上日程。在前期的调研论证阶段，我们通过网络查询以及与兄弟高校的交流沟通，了解到目前市场上主流的综合教务管理系统大约有4～5家，系统各个功能模块大体相同但各有侧重;通过电话沟通，了解到各兄弟高校对不同厂商的系统使用评价也不尽相同。通过集合各方面的意见，基本上能够大致确定系统供应商的选择范围，为进一步的调研提供了更加明确的方向。
第二阶段的调研主要以现场调研为主。一是到相关供货商单位进行实地调研，主要调研系统厂商的技术实力情况。信息化系统的部署使用是一个不断改进与优化的过程，供应商拥有强大的技术实力是系统能够长期运行和提供稳定售后服务的前提。二是到信息化系统的具体客户单位进行实地调研，这是深入了解系统实际功能的重要步骤。以笔者所在单位为例，在完成第一阶段调研基础上，我们大体确定了4家厂商的系统产品，在第二阶段调研中，针对这4家厂商的综合教务管理系统选择了8所兄弟高校进行了实地调研，通过现场调研，充分掌握了四套综合教务管理系统的功能模块以及各自的优缺点。
两个阶段的调研结束后，可以形成详细的调研报告，对目前市场上的信息化系统就有了较为详细的了解，为后续工作的开展奠定了坚实基础。
二、开展全面的功能试用，全方位了解系统功能
目前，大部分的系统供应商都会提供信息化系统的功能试用，大家可以在前期调研基础上，开展信息化系统的功能试用。虽然只是试用，但它在整个系统实施过程中作用巨大。前期的调研只是对信息化系统有个整体上的了解，而针对信息化系统的试用，则是我们全面了解系统的一个重要过程。虽然不同的系统供应商对同样的业务工作都给出了解决方案，但是每个厂商给出的解决方案是否真正符合我们的实际需求，只有在试用了系统后才能有深入的了解。
信息化系统的功能试用，应尽量做到广泛和全面。广泛是指尽量安排多批次业务人员进行多次试用，不同的人对信息化系统有不同的使用习惯，安排多批次多人试用，可以从不同角度来对功能进行测试，更容易发现信息化系统某些功能方面的缺点或缺陷。全面是指尽量做到所有业务模块、所有功能点都要开展試用，尤其是重要功能点，一定要安排具体负责此项工作的具体人员试用，通过实际的功能试用，能够真正了解不同系统提供的对某项工作的解决方案是否与自身的工作流程一致，是否需要后期进行改进。
另外，虽然不同厂家的信息化系统提供的主要功能一样，但是信息化系统都有各自的侧重点，全面的系统功能试用，也便于我们充分了解信息化系统的优点和缺点，尤其是对于缺点的收集，便于我们在后期的二次开发过程中更有针对性。
三、组建项目团队，高效完成项目部署实施
在信息化系统的部署实施阶段，要组建项目建设团队，按照项目管理的要求科学制定项目实施计划表。项目建设团队要严格按照计划表来按时完成各项工作，并对工作进行评估。一是评估前期工作的完成情况和完成质量，二是评估下一阶段工作的准备情况和预期完成情况，按时保质保量完成既定任务。
项目建设团队对项目实施至关重要，一个简单的项目建设团队至少应包含厂商工程技术人员、客户方业务负责人员和客户方工程技术人员。这里要着重说一下配备客户方工程技术人员的重要性。虽然目前的软件技术基本能够实现所有的业务功能需求，但对于某些业务功能的实现方式方法是否科学合理，使用的软件技术是否成熟先进，作为一般的业务管理人员是不具备相关的专业软件技术知识的，这时就需要专门的工程技术人员来进行评估和判断。因此，作为客户一方需要配备代表自己利益的工程技术人员，一方面是对信息化系统的实施部署进行技术监督，另一方面是对信息化系统的有关改进或者开发进行技术评估，并与厂商的工程技术人员从技术角度进行有效沟通，以便确保信息化件系统的部署能够顺利实施。 四、科学制定实施方案，稳定有序开展系统部署工作
在信息化系统的部署实施阶段，制定科学合理的项目实施方案，既能保证系统部署工作稳定有序开展，又能避免在实施阶段出现一些系统使用风险。
在制定系统部署实施方案时应重视与系统供应商的沟通。系统供应商已经向很多客户提供过服务，在项目部署实施方面具有丰富的工作经验，他们能够根据过往的成功经验，给客户提供切实可行的实施方案。
在制定系统部署实施方案时还需考虑客户自身实际情况。系统供应商虽然在实施方面具有丰富经验，但考虑到每个客户的具体实施环境，在制定具体实施方案时，还需要根据每个客户自身的实际情况来合理确定实施方案。以高校为例，因为教育教学的特殊性，很多业务数据在相邻的两个学期间具有交叉性，因此，在部署新版教务系统时，旧版教务系统必须一起并行运行，下一学期的一些新的业务，如教学计划制定、排课、选课等在新版系统中开展，而当前学期的一些业务，如排课数据、选课数据、考试数据等需要等当前学期的相关工作全部完成后，才能全部转到新版系统中。
对新的信息化系统建议采用先试用——再二次开发——再部署运行的实施步骤。以笔者所在学校为例，我们在部署新版综合教务管理系统时，采取的是直接部署，然后根据使用情况边运行边进行二次开发改进。这种方式虽然能够通过大家的正式使用来检验系统的各项功能，充分发现系统在功能上的一些缺点，以便及时改进，但是这种方式给实际工作带来巨大风险，主要体现在当发现系统功能需要进行改进时，留给系统供应商的二次开发时间或者改进时间太短，造成很多功能的二次开发或改进效果不理想，或者是改进后系统功能测试不全面不充分，导致系统后续运行不稳定，或者系统功能很难满足实际需求。全面、充分的系统功能开发和测试是系统功能完善和运行稳定的保障，因此，对信息化系统的部署实施应采取比较稳妥的实施步骤。
五、积极开展系统培训，保障系统高效运行
任何信息化系统的运行，最终都要落实到具体的用户层面，用户对系统的接受与认可关系到系统能否成功使用。因此，积极开展系统培训，顺利完成系统部署运行，让不同的用户接受并认可系统，是信息化系统建设成败的重要因素。
这里所说的用户层面包含两部分，一是管理层用户，他们是具体业务的管理者，需要使用系统完成相关管理工作;二是普通用户，他们是具体业务的办理者，需要使用系统完成具體的业务办理。对这两部分用户的培训，要根据不同的侧重点采取不同的方式方法，管理层用户适合采取面对面的集中式培训形式，普通用户适合采取撰写操作手册或录制操作视频的培训形式。
管理层用户采用面对面的集中式培训形式，主要是基于以下几点考虑。一是管理层用户数量少，便于开展面对面的集中式培训;二是对于管理层用户的培训，不仅培训此类用户如何使用系统，还要培训他们一些操作规范化和注意事项，甚至要给他们讲授系统中某些功能的实现路径和工作流程;三是面对面的集中式培训，便于现场解答业务操作中遇到的具体问题，也便于大家针对具体问题进行集中讨论，以及集中收集此类用户对于系统功能的一些实际需求，方便后期的系统功能二次开发。而对于普通用户采用撰写操作手册或者录制操作视频的形式，主要是考虑普通用户只需要知道如何操作完成某项业务即可，无需详细了解系统的功能细节。
从以上分析可以看出，对于管理层用户的培训要求和规格明显高于普通用户，因此，要高度重视对管理层用户的系统培训。
六、结语
以上五个方面是笔者在参与所在单位综合教务管理系统升级换代过程中收获的一些经验与启示，希望这些经验与启示能够对大家今后在信息化系统建设方面有所裨益，促进各行业的信息化系统建设工作更加规范、科学、高效，使信息化系统在经济社会发展中发挥更大的作用。
参考文献
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