浅谈房产档案的数字化建设

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　　摘 要：随着经济条件的增强，购买房屋的人员大幅度增加，这使得房产档案的数量也在逐年增加，利用率也逐渐提高。而大量的房产档案无法适应手工进行操作，在这种情况下，数字化建设迫在眉睫。文章从房产档案数字化建设的含义和意义入手，针对当今房产档案数字化的建设提出了几点建议，以供参考。
　　关键词：房产档案；数字化建设；建议
　　房产档案的产生是在房屋登记的基础上产生的。房产档案的特点包括：（1）专业性；（2）动态性；（3）真实性；（4）完整性。另外，房产档案因为其产生的社会因素，所以具有独特的社会作用。房产档案的数字化建设是符合国家现代化建设发展需求的，是提升社会服务质量、加强管理规范化、保障档案安全的重要项目。
　　1 房产档案数字化的含义
　　房产档案数字化主要体现在数字化上，主要是指通过各种现代化高新技术，比如，计算机、摄影、多媒体等技术，将通过多种载体存储下来的房产档案以数字化的形式存储下来，并通过互联网络进行连接。这种数字化的房产档案经由计算机的统一管理，形成了档案信息库，充分地发挥了档案资料的利用价值，实现了资源共享。
　　2 房产档案数字化的意义
　　2.1 实现房产档案数字化管理是时代发展的要求、服务民生的需要
　　经济的发展、城市的建设，使得房地产行业越来越活跃，人们购买房屋的热情也逐渐高涨。大量的房屋销售使得每日房屋登记的数量逐渐提升。再加上，国家对房价的宏观调控、房产税的调整、司法部门针对房产纠纷的调查等，都离不开房产信息的查询。由此可见，房产档案面临着前所未有的重要挑战。在这样的背景下，建立科学完善的数字化房产档案是符合时代发展的需要的。只有在科学完善的数字化房产档案平台上，才能通过互联网络快速查找所需要的房产档案信息，提高查找速度，保障查找内容的真实可靠性，并跟上时代发展的步法，解决因档案的服务部门无法跟上社会信息需要而产生的重大矛盾，从而进一步为服务民生做出贡献。
　　2.2 房产档案数字化是改善管理模式、服务社会的需要
　　传统手工记录的房产档案无法满足现在社会信息的需要，传统的档案管理模式因其管理上的不规范是很多房屋产权管理部门所需要面对的难题。购买房屋的人员逐年增加，致使房产档案管理人员的工作量加大，传统的档案管理模式很容易导致失误，产生不必要的损失，为购房人带来麻烦。为了解决这种情况，房产相关部门大力推行房产档案数字化建设，将房产业务的各项内容有机结合起来，构成系统的房产档案，有效地解决传统房产档案管理模式带来的问题，更好地为社会服务。
　　2.3 房产档案数字化管理是档案安全保护的需要
　　传统的房产档案是以纸质档案为主的，这就不可避免的面临因频繁查找档案导致的破损或丢失。另外，纸质档案也不容易保存，尤其是在出现灾害时，很容易导致档案损坏。而建立房产档案数字化就可以避免这些问题。房产档案数字化就是将房产档案的内容借助计算机进行存储，并将纸质的档案转变成以磁盘为载体的形式。这样在查找时直接通过计算机查询即可，避免出现磨损。另外，电子档案还可以通过异地备份的形式避免灾害发生时房产档案的丢失。
　　3 房产档案数字化建设的几点建议
　　3.1 理清思路、制定房产档案数字化建设发展规划
　　近些年来，一些重点城市投入了大量资金，组织了大量专业人员，建设一整套功能强大、覆盖面广的市场信息系统，包括GIS系统、高标准的中控机房、通过飞机或卫星拍摄的三维立体城市房屋地图资料等等，如此大规模的人力、物力、财力投入，放在中小城市是“不可能完成的任务”。因此，理清思路、制定房产档案数字化建设的长远发展规划是非常必要的。各地要根据当地实际情况，量力而行，切不可盲目求大求全。另一方面，也要积极与有关部门沟通协调，寻求政府支持，以保障人力、财力投入。
　　3.2 全面部署、建立完善的房产档案信息管理系统
　　信息归集系统能促使房产档案数据库的工作系统得以形成，它能准确、 全面地对房产登记业务环节出现的静态、动态的文字、数字、图像、视频等信息进行收集。健全的信息归集系统务必要确保房产档案信息资料的准确性、全面性，并要对库存数据及时进行更新，确保产权状况与档案信息之间同步变动。信息检索系统是房产档案信息输出利用的系统。实现房产档案数字化主要是为了检索方便、管理方便、利用方便。由于房产登记业务涉及面广、专业性强，初始登记、转移登记、变更登记、抵押登记、限制登记等不同业务又有着各自不同的特点，对所需房产档案信息要求也有所差异，因此，必须建立一个多功能、多角度、方便、快捷的检索系统，将产权人姓名、身份证号、房屋坐落、产权证号、登记时间、业务编号、档案号等要素作为检索点，编制各种检索工具，实现多方位检索，从而提供高效、快捷的查询服务。信息咨询系统也是房产档案信息利用的系统。它基于检索系统，具有更详尽的查询功能。为了提高房产档案的利用价值，应建立满足多层次、多方位需求的房产档案咨询系统，可设立电子触摸屏、语音查询、手机短信、房产档案网站等，从而为客户提供有偿的房产信息便捷查询服务，但信息的保密性与公开性之间的关系一定要处理好。
　　3.3 保证质量、处理好新档案资料的扫描、录入
　　房产档案数字化建立还需要保证好新生成的房产档案扫描与录入的质量。设计研发可储存大量信息的高性能数据库系统，在每一个房产管理部门建立一个完善的局域网。与此同时，将照相机、扫描仪等相关设备直接配备到服务窗口和档案管理相关部门，建立起一个从房产登记就开始扫描记录档案的意识，确保新的房产档案在最短时间完成数字化，保证档案的质量，为后续房产档案的查找利用工作提供了便捷的条件。
　　3.4 将历史纸质档案转化为数字化的档案
　　历史房产档案存放时间越久越不爱保存，为了防止档案在保存过程中出现问题需要尽快的将历史档案转化为数字档案。房产档案相关部门可以通过自行扫描或者委托专业人员进行纸质档案数字化转化工作。同时，转化后的数字化档案信息应并入到房产部门所应用的数据库中，是相关人员可以通过房产部门的局域网络平台就能查找到相应的信息。历史房产档案的数字化转化有效避免了纸质档案的破损，加快了档案的利用效率。
　　3.5 做好房产档案数字化系统的维护和备份工作
　　数字化的房产档案避免了纸质档案在存储和查找期间造成的损失，在保障档案安全性的同时，也会因为计算机系统或网络安全等因素导致数字化档案的安全性问题。为了避免问题的发生，需要定期对数据库系统进行相应的维护，并加设相应的密钥，保障档案信息的安全。另外，为了避免因系统造成的信息缺失，需要及时对档案进行异地的备份，采取数字化档案与纸质档案共同保存的策略。
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