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浅谈科技档案的数字化进程

作者:未知

  【摘要】随着数字信息、网络技术逐渐渗透到社会生活的各个方面, 科技档案管理也逐步实现数字化。本文详述了设计院科技档案管理的数字化进程、经验及不足。
  【关键词】科技;档案;数字化
  河北省交通规划设计院创建于1954年。伴随着65年的快速发展,档案工作也经历了从无到有,从粗到细,从纸质化到数字化的过程。截止目前,我院档案室室藏文书、会计、科技、实物、声像5种档案,其中前3种档案占据了案卷数量的大部分。
  一、各阶段开展档案管理工作
  自我院2003年与科研所合并至今,案卷数量为文书档案4399件、会计档案2433卷、科技档案13589件,这些资料成为设计院的宝贵财富。作为高新技术企业,我院对科技档案有着更为明显的使用需求,也因此,在科技档案管理领域进行了长期的探索,积累了大量的经验。自2013年始,我院就已经启动对科技档案的数字化处理工作。五年来,在院领导的带领下,我院克服人员不足、经费缺乏、没有可借鉴同业经验等困难,独立完成了建院以来历年存档70%,03年后存档 90%的数字化整理工作。2015年底,我院顺利通过了河北省企业档案工作目标管理三星级达标验收。如今,我院仍在继续推进科技档案的数字化工作,并力争全面实现拯救老旧图纸的目标,为我省高速公路建设项目提供更便捷的基础性技术服务。
  二、开展数字化管理工作
  我院档案数字化进程在高分通过企业档案管理等级三星级标准认定的两年前,我院就已开始了科技档案的数字化整理工作,并取得了一定成效。截止目前,已实现270多个项目,9000多册科技档案的数字化整理,不仅为工程改扩建、养护提供了详细、精确的技术参数,也能为其他工程建设提供有益的借鉴和珍贵的经验教训。并且,对于职称评定、技术报奖等相关工作也提供了有利的保障。由纸质到电子,由线下到线上,由繁琐到快捷,档案数字化推动我院档案管理工作实现了质变,纸质档案归档时由原先的3份缩减到1份,大大节省了人力、财力和空间资源。我院的科技档案数字化进程大致可以分为两个阶段:
  第一阶段,根据科技档案的专业性、多样性、成套性特征,我们将以前分专业组卷的桥梁、路线、交通、规划等档案重新整编到一起,以每条路线项目组卷。例如SJ6.3-140京沈公路、SJ6.3-141石安高速、SJ6.3-142唐港高速等。我们分别为其建立1张卷内文件目录索引表格,将这条路线上所有文件以归档时间为序编排,表中条目又以超链接形式指向本册文件的册内目录。同时建立以此路线项目命名的文件夹,囊括所有文件的电子扫描件。这样可快速方便通过检索目录找到需要的文件,以往半天的工作可以减少到半小时,提高档案资源利用效率。
  第二阶段,按照档案管理工作要求,我院于2014年引进了《科怡综合电子档案管理系统》,用更便捷的数字化手段取代传统的文件索引方式。同时,结合我院实际情况及科技档案特点, 我们用1年多的时间,重新设计了科技档案操作界面,提出了新的存储架构、存储文件的格式、存储位置、备份方式等个性化需求,并预留了档案二次开发的窗口,在方便档案的整理、保存及查阅等数字化管理方面进行了有益的探索和尝试。
  三、增加安全防范意识,强化档案安全管理工作
  经验教训通过不断调研,反复摸索,我们最终确定了科技档案的存储方式。图纸的扫描选用pdf格式,分辨率选用200×200,有效保证图纸清晰和完整。科技档案图纸数量级比较大,如果以页为单位很容易丢失内容,因此我们采取以本为单位进行扫描,一本图纸储存为一个电子文件。需要特别说明的是,由于我院的档案软件购买的是网络版,在向服务器数据库中存储数据的过程中,pdf文件由于页数较多,导致网络查看、打印较慢,所以我们放弃了向服务器传输档案原件,改为只传输案卷的条目名称。也就意味着我院的科技档案的网络检索目前只能检索案卷的条目。
  四、檔案管理问题中的处理和建议
  我院档案管理工作取得了一定的成绩,但是还存在着一些不足,比如原有的底图中有硫酸图、蓝图、不规则的图纸等等,为扫描工作带来了难度。还有一些部门对档案管理工作重视程度不够,不能够及时整理归档,偶有文件遗失等现象发生。此外,随着数据的增多,现有的软件数据库能否承受,以及数据的备份和安全等问题摆在了我们的面前。
  总之,档案工作是一项长期而复杂的系统工程。因此,我们提出以下建议:加强对各级档案人员的培训,提高档案管理人员综合素质和创新意识,让大家充分认识到保证档案完整性和有效性的重要意义。加强网络安全管理,加强对文件的安全监控,加强档案数据备份工作。建立良性运行机制,按照“存储数字化,管理自动化,利用网络化”的方向,不断完善档案管理的流程与制度,提高档案管理的质量与效率,实现档案对企业发展的推动作用。
  【参考文献】
  [1]李学广.OA环境中文件、档案全程管理模式的探讨[J].档案学研究,2012(1).
  [2]李绍云.新时期档案管理工作中的问题研究及对策思考[J].中外企业文化,2014(2).
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