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新时期科技档案归档与开发利用

作者:未知

  [摘 要] 科技档案具有成套性、专业性、复用性和现实性等特点,在新时期充分做好科技档案的归档与开发利用功能,对促进科技发展具有重要作用。而目前科技档案在归档整理及开发利用工作中还存在一定的不足,难以充分保证科技档案资源的完整性与安全性,也不能有效发挥其重要价值。基于此,文章细化探究科技档案归档及开发利用的现状,针对存在的问题提出相应的解决对策,为新时期加强科技档案归档与开发利用水平奠定一定的基础。
  [关键词] 新时期 科技档案 归档 开发利用
  中图分类号:G275.3 文献标志码:A
  科技档案是在自然科学研究、生产技术研发及基本建设等环节中形成,并需要保存、归档与管理的计算材料、视频材料、文字材料、照片、图纸与音频等科技材料资源。在新时期加强科技档案的归档管理和开发利用,能够为科技研发提供必要参考和依据,对促进社会与经济发展具有重要作用。为了充分发挥科技档案资源的重要价值,有必要对新时期科技档案归档与开发利用工作进行深入分析。
  一、科技档案归档与开发利用现状
  (一)科技档案收集归档缺乏及时性
  对于科技档案开展归档工作,机构需要安排具体人员负责对相应科技项目进行日常管理,并有效收集反映科技工作真实面貌的资料,有效鉴定资料的利用价值,再整理相关资料,实现及时有效的归档。然而,科技档案在实现收集、整理期间,由于项目人员的归档意识不强,经常出现归档不及时的问题,一定程度上影响了科技档案资源的开发利用和共享。
  (二)科技档案重保管而轻利用
  科技档案在收集、整理并归档之后,需要档案管理部门通过合理方法和方式,为各项事业顺利开展提供档案资源参考与利用服务,促使各事业部门在充分利用科技档案资源的基础上,加快经济建设与事业发展。但目前科技档案管理部门在实际工作中,管理思想依旧比较传统,仍然保持看门守摊的思想,缺乏主动提供资源利用服务的意识,并且在整个管理环节更加侧重于档案资源的保管,忽视了档案资源的利用。由于档案管理部门缺乏主动的利用服务,也没有针对档案利用效益制定相关反馈机制,导致目前科技档案利用率相对低下,无法充分体现科技档案资源的潜力和价值[1]。
  (三)科技档案管理方式比较滞后
  目前,科技档案管理工作在信息化建设方面还存在一定不足,智能化、信息化发展程度相对较低,数字处理技术、网络技术、大数据技术及计算机技术等在档案管理中依旧处于初级应用阶段,难以充分利用现代化信息技术促进管理效率和质量的提升。并且在目前的科技档案管理期间,对于计算机网络技术的应用基本上只是进行一些辅助工作,尚未建立起系统化的信息管理体系,导致科技档案管理方式相对滞后,智能化及数字化水平有待提高。
  二、新时期科技档案归档与开发利用对策
  (一)健全地制定档案管理制度
  新时期要加强科技档案的归档及开发利用工作,首先要健全地制定档案管理制度,促使各项管理工作可以有度可循,并对实际管理工作加强约束和管理,提高项目人员的归档意识,促使档案管理更加规范,并在此基础上更加及时、有效地收集与整理科技档案资料,保证归档及时性,促使后续档案资源可以获得充分利用。档案管理部门在对科技档案进行归档管理的时候,需要严格按照《科学技术档案工作条例》及《档案法》等相关法规条例,与科研管理性质相结合,制定一套符合部门管理特点与需求的科技档案管理制度,并在制度中对编研、归档、查阅、保管等内容进行充分体现[2]。另外,科技档案管理部门需要对此类工作未来发展动态实现及时掌握,通过主动出击和超前控制,促使科技档案资源能够更深层次地挖掘与开发,并主动为相关资源的利用创造有利条件。
  (二)做好科技档案保密工作
  在科技档案归档与资源开发利用工作开展期间,需要严格保守国家机密,保证国家科技档案机密信息的安全与完整。科技档案归档及开发利用工作需要严格按照《专利法》《档案法》《著作权法》及《科学技术保密条例》等法律法规开展,促使科技档案相关资源与信息在合法环境下更加高效、顺畅地转化成现实生产力。在新时期环境下,需要在科技档案开发及利用工作中,对保密和公开关系实现合理处理,通过有效的技术手段与管理措施,维护国家利益,确保科技档案管理系统可以更加可靠、安全地运行,在充分保护科技档案知识產权,做好科学技术保密工作的基础上,对科技档案相关信息与资源实现有效推广和交流共享。
  (三)系统构建科技档案信息化管理体系
  为了在新时期有效提升科技档案管理成效,充分开发与利用科技档案资源,需要科技档案管理工作加快信息化建设,在科技档案资源归档及开发利用工作中,合理利用网络技术、通讯技术及现代计算机技术等,最大程度提升科技档案资源社会价值与经济价值。一方面,要系统化构建科技档案网络管理平台,在自动化办公基础上,促进档案信息管理、网络信息服务及档案宣传利用之间的相互连通,并在相关技术优势发挥下,促进科技档案信息的网络化传递与自动化管理。另一方面,要针对科技档案资源建立多媒体数据库和档案数据库,对照片、纸质、录像及录音等载体科技档案加强数字化转化工作,促使档案资源可以更加高效地利用,提升科技档案内容查询、检索功能的多样性、快捷性与实用性。在档案收集、管理与利用各环节渗透信息技术,促进整体科技档案管理体系向信息化、自动化方向发展。
  (四)对科技档案信息加大开发力度
  为了有效开发科技档案信息,首先需要优化档案馆藏,结合传统手工技术和现代管理技术,充分做好档案的收集、整理及归档工作,通过多种形式与方法进行档案资源的征集,多元化地收集各种类型与载体的档案信息,促使科技档案更加丰富与完整。其次,需要对现有科技档案资源实现进一步开发,与资源相关科技人员加强合作与沟通,实时跟踪课题研究进展,通过重点收集、集中收集等形式更加全面地收集科技档案[3]。科技档案管理者需要及时接收、归档并保存相关档案资料,并充分掌握新时期的经济市场需求,保证所收集档案资源的及时性和先进性,并针对性地开发科技档案信息,进一步挖掘科技资源潜力。最后,要对科技档案资源多种开发策略实现灵活运用,基于档案资源信息具体产权状态及客体对象著作权,合理、有效地开发档案信息。
  (五)科学构建科技档案利用体系
  一方面,要通过信息化手段编研科技档案,结合目前读者及社会层面对科技档案提出的利用需求,针对性地提炼、分析及整理档案信息,对各种分散化原始信息进行集约化管理,科学汇集各项编研成果。同时,要充分发挥档案信息网络方面的优势,通过网页文件对科技档案进行网络化编研和编制。另一方面,要利用先进科学技术,简化与优化科技档案检索与查询功能,加快信息查询和共享效率,促使科技档案利用率逐步提升。科技档案管理中,还要逐步拓宽信息化服务渠道,通过多种先进技术构建科技档案资源服务中心,以更加及时有效地收集、归档与发布各方面科技信息,切实发挥科技档案资源的利用价值[4]。
  三、结语
  在科学技术快速发展过程中,科技档案资源种类和数量持续增加,对科技档案归档与开发利用工作提出了更高要求。为了保证科技档案资源的丰富、完整,充分发挥科技档案信息的价值,需要科技档案管理部门及相关管理人员正视档案资源归档及开发利用中现存的问题,及时采取必要措施加以解决,完善地构建科技档案管理制度,对档案资源做好保密工作,加强档案管理信息化建设,有机地提升科技档案开发和利用程度,发挥科技档案资源的社会价值和经济价值。
  参考文献:
  [1]黄羿宇.新形式下科技档案资源信息开发与利用问题及解决策略[J].工程技术研究,2018(6):258.
  [2]杨旭,杨宇佳.浅谈文书档案与科技档案归档整理的方法[J].黑龙江科学,2016(20):53.
  [3]段兆杰.新形势下科技档案资源管理的信息开发模式研究[J].卷宗,2016(6):127.
  [4]高元.知识经济时代下科技档案信息资源的开发利用[J].经营管理者,2017(9):277.
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