科技档案整理归档问题的分析与对策

作者:未知

  【摘要】科学技术档案管理是铁路基层站段事关工程质量、技术创新和改革发展不可或缺的重要一环。近几年来,高铁建设如火如荼、突飞猛进,新线开通运营如雨后春笋般蓬勃发展。作为设备基础接收和运维单位,接收和管理基本建设档案责任重大。如何做好科技档案的收集、分类、整理、移交、归档、存放等工作,确保档案资料收集及时、齐全、规范、科学,更好地为铁路发展提供技术档案支撑,成为基层单位档案室面临的首要难题。
  【关键词】科技档案;整理归档;问题;分析;对策
  一、档案接收整理归档存在的主要问题
  从2014年起,玉林工务段陆续接收南宁至广州南高铁、黎湛线、河茂线电气化改造和贵港至玉林动车线路及铁路扩能改造等项目建设档案,发现诸多问题,工作量巨大,整理归档艰难。
  (一)收集资料不齐全。前期文件和项目管理资料少,预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计等勘测设计阶段文件资料归档率低,个别项目全部竣工文件比例不足三成;档案收集过程没有专人负责,人员流动大,存在竣工文件编制前后不统一,竣工图与实物不符,竣工里程与实际里程不一致,工程进度与竣工文件形成不同步,前期不做、后期补做的现象。
  (二)整理资料不规范。部分建设单位对相关档案制度不了解,负责资料管理的工程技术部门未能在建设项目开工初期结合本项目特点制定竣工文件管理办法,致使参建单位在实际工作中处于“无法可依”的状态,只能根据自己的想法乱整理,造成大量重复性工作,严重影响了竣工文件的编制质量。
  (三)移交档案不及时。竣工验收的建设项目在办理验收交接前,参建单位应编好已完工程全部竣工文件达到档案验收标准,第一时间向相关档案部门移交。否则严重影响了档案资料的利用,降低了利用价值和效益。
  二、档案接收整理归档的解决措施与建议
  (一)广泛收集相关资料。档案收集是基础工作,只有将相关资料收集及时、齐全、完整,日后的整理归档才能顺利开展。1.明确收集范围。区分涉及建设项目资料与竣工文件两个定义,建设项目资料是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的不同载体的文字、图表、声像等资料。竣工文件是建设项目竣工验收后,需要向接管单位及档案管理部门移交归档的建设项目资料。2.分清各方责任。做好资料的收集工作就必须弄清建设单位、参建单位、档案部门这三方在整个项目建设资料形成过程中的责任。建设单位应建立健全档案、资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度。确保文件资料的完整性。3.工作同步进行。为保证建设项目资料具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能,在建设项目资料的形成、收集工作中要做到“三同步”,即布置施工任务与布置竣工文件编制同步,工程施工进展与竣工文件形成积累同步,工程验收与竣工文件验收同步。4.提高保管条件。设立专门机构,指定专人对相关资料进行监督、检查、指导,保证资料收集齐全。如遇工作变动时,及时做好接替、交接工作,做到人走、资料不走不漏,确保资料的完整性和连续性。
  (二)认真做好资料整理。将收集来的资料按照归档要求进行整理,既不能破坏资料之间的联系,又根据专业合理划分,方便查阅者利用。1.提高编制质量。资料整理按照齐全完整、内容准确、系统配套、整洁规范的原则,文件资料、图纸全部收齐,各项签字盖章齐全,具备法律效力;真实记述和准确反映建设过程和竣工时的工程客观实际,各项技术数据翔实可靠,竣工图纸做到“图物相符”;建设项目内各专业内容,每个单位工程内文件资料、图纸的各项内容连续完整;装订整齐、美观,卷内目录内容清楚,图表整洁,图样规范,图纸打印及蓝晒线条清晰、反差良好。2.掌握组卷方法。首先,把握基本原则。组卷过程中,要遵循文件的自然形成规律和成套性的特点,保持卷内文件的有机联系,合理组成保管单位。掌握具体方法,按综合、线路、路基、橋梁、涵渠等专业进行划分。其次,组成若干个保管单位。组成保管单位时应考虑建设(运营)单位维修管辖区段,不是一个管辖区段的工程不能组在一起。3.合理排列装订。主要是指文字资料的整理工作。一是对文字资料进行排序。按照档案部门的有关规定,将收集好的资料排序,便于查找利用。二是对文字资料进行装订。控制资料装订的厚度,因为科技档案盒厚度为25、30、40和50毫米4种,所以装订厚度要控制在15至25毫米之间;装订的方向规定为向上或向左,方便查阅;在资料的左侧打4个眼,用棉线装订。更有利于延长资料的使用寿命。4.做好图纸整理。图纸分为蓝图和底图两部分。一是蓝图整理。竣工图纸一般散装在盒内,不装订。竣工图折叠尺寸为297×210毫米,为便于查阅,要求将图纸先折成210毫米手风琴式,然后再折成297毫米。二是底图整理。整理程序基本与蓝图一致,但底图材料的特殊性决定它了不能折叠,将每卷底图用牛皮纸包扎、棉线捆扎。
  (三)及时向相关部门移交。档案资料整理完毕之后,要立即办理移交手续,在移交过程中,接收方要对档案资料的数量、质量进行仔细核查,为档案利用打下扎实基础。一是知晓移交时间。竣工验收的建设项目在办理验收交接前,将资料整理完毕,按规定送档案馆归档。二是组织档案验收。为确保竣工文件能及时移交,在静态验收时,由建设单位组织监理、施工单位、设备接管单位的档案部门和业务部门共同组成档案检查专业组,对竣工文件的内容是否系统、完整、真实、准确,文整质量必须达到铁总颁要求等进行检查和确认。
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