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博物馆志愿者管理系统的设计与实现

作者:未知

  摘要:近年来随着智慧博物馆建设的兴起,各博物馆的志愿者管理工作逐步开始转向信息化和无纸化,本文通过对国内一家一级博物馆的志愿者管理工作进行需求梳理,设计了志愿者管理系统的功能模块和数据库,并展示了系统界面的实现,最后对未来的系统升级提出了一些思考。通过该系统的建立,提升了该博物馆志愿者管理的效率。希望通过此文章能够对其他博物馆的志愿者管理提供借鉴意义。
  关键词:智慧博物馆;信息系统;志愿者管理
  志愿服务是每个文明社会不可缺少的一部分,博物馆志愿者是以服务于博物馆事业为基础面向公众传播、弘扬、保护优秀传统文化,从事博物馆相关业务志愿服务工作的社会人士。该博物馆拥有200多人的志愿者队伍,传统的人工、办公人管理方式已经不再适用于现代的志愿者服务管理工作,急需开发一套志愿者管理系统,建立志愿者服务的全流程管理,能够及时掌握博物馆志愿者整体的运行情况,对志愿者管理具有重要的作用和意义。
  1.系统需求分析
  该博物馆实施志愿者服务已经多年,并逐步建立了志愿者协会章程,目前已拥有近200人的志愿者队伍。整个志愿者队伍由志愿者协会进行管理,志愿者通过公开报名、面试、考核通过后进入到博物馆志愿者队伍,当博物馆举办新的展览时,由协会发布展览讲解信息,各志愿者进行展览的讲解考核,经考核通过后志愿者可自主进行预约讲解,讲解当天进行签到,讲解结束后,获得此次讲解的积分。
  2.系统的分析与与设计
  根据需求,制定了该系统包括志愿者管理、展览管理、讲解管理、考试管理、积分管理、统计管理、公告消息管理、系统管理八个模块。
  2.1志愿者管理
  志愿者管理主要是添加志愿者和对志愿者的权限管理,主要包含志愿者的姓名、年龄、学历等相关信息。志愿者最初为实习志愿者,当讲解达到三次的时候,自动成为正式的志愿者,实习讲解次数可人工调整;也可以手动将实习志愿者设定为正式的志愿者,在管理端展示当月超过60天未讲解的人员名单。
  2.2展览管理
  展览管理是指向系统里添加展览,维护展览。并可以对展览设置固定的时间段(如基本陈列设置讲解时间为两个小时,临时展设置讲解时间为一个半小时)等。设定该展览讲解需要提前3天預约,提前24小时内可以取消预约,展览有开始日期和结束日期等关键字段,到期后预约列表内自动取消。
  2.3讲解管理
  预约方式包括短信、微信、网站。每位志愿者需预约展览讲解,预约时间需提前3天以上(含),取消预约需提前一天。根据志愿者的权限显示,如果可以预约为显示为绿色状态,不可预约的展览为灰色状态。不可预约的情况如下:①如果该志愿者考核通过内60天没有进行该展览的志愿者讲解,则不能预约该展览,逾期前10天时自动提醒;②如果某一展览某个时间段已经有人预约,则其他人不能预约;③如果预约的结束时间大于闭馆时间,则提示不能预约。
  志愿者预约成功后会得到二维码,凭此标识来馆签到。签到后系统记录志愿者的到达和离开时间,便于对工作的统计。
  2.4考试管理
  考试管理主要是对志愿者参加展览能否上岗前的考核,主要分为考试预约管理、考试成绩管理、考试成绩查询。志愿者可对需要讲解的展览进行预约考试,考试通过后才有资格预约该展览的讲解。针对超过60天未讲的展览,需要志愿者再次考试。系统设定该类志愿者逾期前10天提醒一次,前5天再提醒一次。
  2.5积分管理
  可以查看各个会员的积分取得、消费情况,讲解积分默认为每小时10分。
  志愿者积分兑换。例如年尾时,管理员根据积分进行奖励,奖励后扣除相应积分,剩余积分可以保留到下一年继续使用;积分兑换礼品,默认1积分=1元人民币价值具体形式为有价礼品或有价外出考察。
  2.6统计管理
  系统中具备统计功能,统计内容包括:志愿者考核总表:总工时、讲解场次、履约次数、违约次数、履约率、讲解积分。除此之外,还有对每个展览的讲解情况统计及每月月报,以及业务和管理需要的各类报表。报表可以生成柱状图、饼图等进行展现。
  2.7公告消息管理
  用来及时发布最新的通知。系统内对志愿者用户发布最新的公告或消息通知,可支持微信提醒和短信提醒两种方式。
  2.8系统管理
  菜单管理模块用来配置管理系统的功能菜单:如志愿者管理、展览管理、讲解管理、考试管理等;角色管理模块用来配置不同的角色,每个不同的角色对应不同的菜单,当用户登录后只能看到自己对应角色的菜单,具体的角色划分则有管理员来进行操作。
  3.数据库设计
  数据库设计是项目开发中的系统设计的一个重要的环节,其数据结构独立于使用它的应用程序,对数据的增、删、改和检索由统一软件进行管理和控制。志愿者管理系统采用 My Sql 数据库开发,设计了 10 余个表,主要包含:志愿者信息表记录了志愿者基本信息,主要包括总积分、姓名、身份证、年龄、讲解次数等字段。志愿者讲解记录表记录了志愿者讲解服务的记录,包括志愿者ID、讲解日期、时长、履约次数等字段。展览信息表记录了可以进行讲解的展览,包括展览的开始、结束时间、时长等字段。考核信息表记录了考核的相关信息,包括考试时间、报名截止时间、考官、报名人数、已报名人数等字段。其他数据库表结构还包括考试成绩表、积分表、积分兑换表、系统角色表、系统用户表、消息通知表等信息。此外、系统设置了每天自动在线备份,每一个月离线备份一次数据库,保证了数据库的安全性。
  4.界面设计
  为实现更好的体验性,系统采用bootstrap框架,可兼容不同的浏览器和分辨率,左侧为各个功能模块,不同的用户根据角色配置有着不同的功能权限。
  5.结语
  通过对该博物馆志愿者管理工作进行了深入的调研和分析、确定了该志愿者管理系统的功能需求,并设计了该系统的功能结构,对志愿者管理工作流程进行了优化、提高了工作效率。但也存在以下不足,志愿者系统需要自动获取展览信息、并将志愿者讲解信息展示在公共服务平台上,由于其他系统尚未建设完成,无法实现与展览系统、公共服务系统的对接。下一步将不断优化现有系统的功能,切实服务于志愿者管理实际,全面提升博物馆的志愿者管理业务水平。
  参考文献
  [1]志愿者管理系统数据库的设计与实现[J].康凯,贾庶,薛飞,王岩.黑龙江科技信息.2016(14)
  [2]志愿者积分管理系统的设计思路探讨[J].孔祥祺.赤峰学院学报(自然科学版).2016(04)
  [3]博物院志愿者管理工作初探——四川博物院工作实践[J].郑小萍,周瑾璇.博物院.2017(04).
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