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博物馆工程项目档案管理系统的设计与实现分析 

作者:未知

  摘 要:时代变革带来的差异对博物馆未来的发展既是机遇也是挑战。文章借鉴其他行业处理相关问题的方法,多角度剖析面对冗杂的档案管理难题,就新技术能否发挥其作用以及能否成功实践展开论述。
  关键词:档案管理;工作效率;实验设计;可行性分析
  博物馆工程项目档案管理的研究与该项目档案的潜在应用价值息息相关。辅助档案管理工作的落实,是博物馆工作效率进步的一大标志。目前人们对博物馆的研究受时间限制,相当局限。为了能够进一步促进博物馆工程项目档案管理工作的进步,我们需要综合考虑不同国家、不同地区的管理方法,结合实际情况,同类对比其他行业,多角度、多方面地思考我国博物馆的设计与实现工作。
  1 博物馆工程项目档案管理系统的内容及其重要性
  1.1 从内容上分析博物馆工程项目档案
  博物馆工程项目档案是指在进行工程项目的具体环节中所有用以记载工作信息的资料,如视频、录音、图片等材料。博物馆工程项目审查严格。博物馆的相关工程项目档案材料通常带有种类多、专业性强的特点。针对不同部门会有专门的档案用来记录工程项目的进展,尤其是重要施工文件的记录,如给排水设计图等。项目档案涉及种类繁多、工作量大,难以在现实中完成全面的工程项目档案的记载和管理,管理效率低。
  1.2 存留更完整的档案的重要性
  存留完整的档案一方面是为了给后辈留作参考,另一方面是为了帮助博物馆工程发生问题之后可以更快速地解决。现代化社会是一个飞速发展的时代。人们将世界上的信息分解、组装进入二进制的世界,据此甚至可以同时处理上千万个信息,信息传播的效率大大升高。在网络进程不断加快的时代,处理信息更加便捷、成本更低。类比数字化处理信息的方法,改变博物馆工程项目档案管理方式,实现管理过程的数字化,降低信息交互的门槛,有利于档案的保存和交流。
  2 博物馆工程项目档案管理系统的设计方案
  2.1 引入新型的工作模式
  类比图书馆的书目检索模式,同样可以在博物馆工程项目档案的管理层面引入、应用。这可以通过浏览器实现。浏览器模式全面概括其实是浏览器/服务器,是在以往客户机/服务器的基礎上改进而成,是根据该结构的工作原理,将储存、搜索等工作分成两部分用以解压。客户使用浏览器进行搜索的工作由浏览器前端实现,而后台的日常运行由服务器保障。机械化、自动化的工作模式在保证正常工作运营效率的同时大大优化了管理系统,降低了管理成本,实现科学管理。用户利用浏览器模式对工程项目的资料进行检索,快速掌握第一手讯息,也使管理者管理便利,充分满足管理改革的需求。
  从性能上分析,该类型的浏览器管理模式只是通过浏览器和服务器进行开发、管理,应用原理简单科学。引入博物馆日常的管理系统后,维护方面非常简单、经济,涉及的人力、物力少,降低了管理的成本。同时浏览器模式可以根据用户需求实现不同的设定,具有极强的工作延展性,能够在相关部门对当下民众需求做出了解后依旧灵活地实现实践应用。根据以上有关浏览器模式的内容和性能分析发现,借助互联网平台的浏览器模式能够实现博物馆工程项目档案管理工作的工作内容,进一步满足不同层次的工作需求。
  2.2 博物馆工程项目管理需要的工作内容
  应用新型浏览器模式后的博物馆工程项目的管理至少需要满足三方面的管理需求:一是实现管理过程的科学管理;二是实现工程项目档案的浏览开放功能;三是完善工程项目档案的审核批准。
  新型浏览器模式能够在后台服务器层面将冗杂的档案内容分类,实现重复分类。其具体措施可以参考图书馆检索书目的处理方法。我们录入资料的时候要对每一个档案资料进行关键词的标记,对档案材料进行分类,同时对不同项目工程进行案卷记载。在完成录入后,实现内容在服务器后台的自行扩展,管理便利,保障用户使用的便捷性。
  现代社会人们的自我意识获得释放,使用需求由大众变得独特,个性化受到人们的追捧。社会鼓励每个人追求自我价值的实现,同时也通过实现每个人不同的独特需求提升社会幸福感。在保障博物馆工程项目的工作效率的前提下,满足民众的多样化需求是必要的。如有的民众不懂得使用拼音的方法,那么新型浏览器提供的输入法应当包括手写输入。
  监管工作的实质是权利之间的相互制约。工作权利的滥用或误用都是因为当事人将现有的权利或地位作为有利条件。完全实现权利之间的制约,杜绝不合格的工作行为其实是理想化的状态。在博物馆档案管理系统中应用监管的目的是为了保证工作人员的工作积极性。具体可以要求从事档案资源记录的工作者对具体的业务需做详细的记录,包括发生档案外借时记载档案的借出、归还日期以及借阅者名字的详细记录;要求从事录入工作的工作人员以书面形式定期报告工作内容等。
  2.3 设计方案
  依据新型浏览器模式,管理单位可以通过对档案的管理、浏览、审批进行略微人员上的调整。只需安排人力维持后台服务器与日常案卷的录入、修改,同时安排对案卷和文件数据的调查和统计,对比不同时期查询率较高的档案,了解不同时期民众的需求,以便后续进一步帮助民众解决需求。如故宫博物院近期开展的夜游故宫的活动激发了人们对故宫的好奇心。管理部门可以通过人们检索的关键词了解到人们对故宫的期待内容,是某一时期的朝代风气还是珠宝玉玩。了解到民众的需求后用通过满足民众需求的方式吸引民众,增大用户粘性,进一步扩大影响力。
  建立用户和机构的联系是管理系统的重要组成,更重要的是机构内部的管理措施。在新型浏览器的作用下,将工作内容划分为不同的工作板块,为工作人员之间的交流提供便利,提升了工作人员的工作效率,增强项目的实践能力。依据上文分析,具体可将博物馆管理系统分为两大科室,包括综合科、其他科室人员。综合科负责数据的审核,辅助数据的借阅审核工作,记载文件的出入资料。其他科室人员负责后台录入工作,对新的档案资料进行录入,对旧的档案资料进行处理,然后进行上报,帮助档案审批。   2.4 方案的可行性
  上文從逻辑上分析方案实施的利弊,并且在理论层面做了具体的阐述。在进行实践之前需要对整体的实践过程开展的可行性进行分析。从方案的特性考虑。新型浏览器模式是在互联网平台下,搭建整体的系统架构,实现系统自动化管理的模式。程序简单操作便利,在优化现有功能的情况下保障管理系统的实现。相比较纸质保存,互联网的保存存在一定风险。而消解风险,加固防线需要专业的技术支持。除了依靠专业的技术人才以外还可以采用程序编写的方式为管理系统提供支持。程序编写具有一定的复杂性,能够在一定程度上防范问题的发生,保障管理系统的安全。在编写程序的过程中需要专业知识过硬的系统开发人员操作,同时后续的日常管理工作中也需要引进专业人员为管理系统保驾护航,定期对管理系统进行监察,保障管理系统的安全。
  在该方案实践的过程中,要落实与之对应的分析工作。比如系统开发的经费是否足够,能否支撑系统开发后的维系工作,专业技术人才能否承担开发系统的工作,如何更好地满足民众需要等问题都亟待探索解决。为了更顺利地完成该次工程项目档案管理系统的变革,从其他国家和地区借鉴成功经验是必不可少的。从方案实施的难度以及方案实施的需求性看,实施该方案能够解决系统管理困难的问题,同时还可以增加用户粘性,满足用户使用需求,具备可行性。
  3 结束语
  综上所述,随着历年来博物馆的发展,涉及博物馆工程项目档案的资料越来越多,涉及的专业范围广、内容丰富。工程项目资料都具有留存的价值和意义,因此为了更好的管理档案,更大程度地实现档案的价值,构建出更加强大的且利国利民的管理系统是当务之急。文章从多角度分析当前现状下施行新浏览器模式的需求性、解决力以及可行性,应用新型浏览器模式可以帮助博物馆工程项目档案管理进一步提高工作效率,以期能够为管理系统的发展提供启示。
  参考文献
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  【作者简介】苏源,男,文博馆员,本科,研究方向:博物馆工程建设及信息化管理。
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