疾控中心文书档案的规范化管理措施
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作者:孙玉晶
摘 要：医疗卫生体系的改革不断深入与人们健康管理观念的变化，使得新时期疾控中心的管理与服务目标与内容都发生了根本性的转变。当前阶段，疾控中心作为预防保健、健康检测、慢性病管理与提供公共卫生服务保障的重要机构，防控档案内容涉及医疗工作者在疾病预防、控制过程中的现场文书、影像视频、调查记录、评估报告等具有重要价值的数据资料。面对现阶段疾控中心对档案利用效率不高、管理形式不规范、信息化建设水平滞后等方面的问题，管理人员应在现代档案管理理念的指导下，规范档案的利用与开发形式，推动档案体系的现代化、智慧化建设。
关键词：两级管理 信息化建设 开发形式 管理形式
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）06（b）-0165-02
社会进入发展改革的关键时期，公共卫生管理的形式需要对应性的调整，才能满足人们差异化的健康服务需求。在疾控管理单位，文书档案不仅是研究疾病防控工作的重要资料，能够为公共卫生服务与管理工作提供可靠的参考，同时，也是规范疾控中心管理工作的有效依据。现阶段，公共卫生安全、传染性疾病等事件的表现形式多样、影响性强、危害深远，增加了疾控管理的难度。基于此，疾控中心依照国家相关疾病预防与控制的规范制度，加强档案规范化管理改革，已经成为优化档案服务质效、深度整合疾控档案信息资源的重要途径。
1 疾控档案管理的工作现状
1.1 档案管理队伍结构配置不合理
对疾控中心的档案数据进行规范化、制度化管理需要一定的人才基础。然而，从档案管理实践调查来看，档案管理的专业化人才较为缺乏，具有研究生学历的档案管理人才更是寥寥无几，还有一些档案管理人员医学知识匮乏，阻碍了工作任务的落实效率。部分职工缺乏专业能力，对档案信息的现代化管理理解不深入，对疾控档案的收集、分类、归档等工作不熟练，容易出现信息遗失、损毁、查询难度大等方面的问题。此外，一些管理人员依照原有的管理理念对档案进行处理，信息素养相对较低，也在一定程度上延缓了疾控档案制度化、信息化的改革进程。
1.2 文书档案的信息化建设相对滞后
现阶段，部分疾控中心对档案管理、开发工作的重要性有所忽视，建设投入不足，疾控档案管理单位的硬件设施陈旧，只有个别地区配置了移动式密集架，很难对文书档案的温湿度加以控制，“八防”设施未能真正落到实处。与此同时，尽管一些管理部门已经意识到信息系统的应用优势，但在信息体系的实际建设方面却投入不足，信息基础薄弱，对软件程序的更新不及时，服务功能不健全。如，部分疾控中心在调用档案信息时，由于信息收集不健全、存储出现问题、資料归档混乱等问题，只能采用人工检索的方式，档案数字化建设进程滞后。
1.3 档案处理流程不规范
目前，公共卫生体系改革的范围逐步扩大、内容更深入，在提高公共健康、卫生服务水平的同时，也在一定程度上增加了疾控中心的整体压力，疾控中心管理形式、目标与技术的改革势在必行。然而，疾控中心的制度改革是一个循序渐进的过程，对改革目标与任务的落实情况难以进行全面的监管。这也在一定程度上提升了档案规范化改革的难度。疾控文书档案管理制度不够统一和规范，很多疾控中心文件材料归档范围不够规范，资料收集工作未做到位。除此之外，由于文书档案归档管理存在漏洞，各部门沟通渠道不畅通、工作交接存在问题、资料分类不清、信息平台安全防护机制不健全等问题，使得部分使用的文件没有及时归档，出现遗失、损坏等情况，对信息开发工作有着较为不利的影响。
2 疾控中心全面优化档案规范化管理机制的实践对策
2.1 构建两级的档案规范管理机制
新发展时期，档案管理规范管理机制的制定与执行、调整，需要动态化的监管机制。档案管理部门应在明确制度改革目标的基础上，对规范化的档案管理工作进行全过程监督与引导，遵守分级管理，统一领导的原则，按照流程制度来收集、整理、归档和装订档案资料，使得档案管理规范有序。同时，可以通过分级管理机制，设立中心级档案与部门档案两个管理系统，提升档案服务的针对性，清晰划分管理职责。中心级档案服务应突出自身学术性、科学性的目标。部门档案应依照具体的服务需求，对服务内容进行调整，保证自身管理与服务的实效性。通过对工作的标准、目标、流程进行明确规定，使档案管理更加规范，提升疾病控制预防中心的档案管理水平。除此之外，还应加强评价结果的执行力度，将考核评价与奖惩机制紧密衔接起来，严格监管，评选优秀管理人员，营造良好、积极的工作氛围。
2.2 提高档案信息化建设的投入
以大数据、物联网、云数据与无线网络为代表的现代技术在信息产业的深入应用，使得档案管理与服务向着信息化、智能化方向发展。为规范疾控中心信息开发与管理工作，管理部门应加强信息基础的建设投入，首先，应建立起信息共享服务平台，对各项疾控档案数据进行全面收集与动态更新，保证信息处理的实效性;其次，应加强硬件基础与软件系统的更新，结合现代技术的先进研究成果，对信息系统进行优化，完善档案服务功能。要将档案信息化建设纳入本单位信息工作中，统筹规划，更新升级计算机设备，定期维护检查，保障设备的健康运行;第三，疾控中心应全面推进数字化档案体系的建设，提升档案服务的品质。加强网络阵地的建设，发挥疾控中心健康理念宣传、传染疾病相关知识普及、重大疾病预防与控制的职能，维护社会的和谐、稳定发展。 2.3 组建专业化的档案管理队伍
档案管理是一项周期性、综合性的工作，需要档案管理队伍具备较高的综合素质与专业能力，能够有效执行管理规范，对疾控信息的收集、处理、分析等环节进行优化。当前阶段，疾病预防控制工作需要综合能力强的人才，而综合能力的首要条件就是责任意识，而这种意识是全方位的，不仅需要职员树立起现代信息管理理念，同时，还需要领导與管理人员加强引导，提升职工参与优化改革工作的积极性。一方面，管理部门应拓展职工参与档案专业化管理培训的途径，通过短期培训课程、定期组织总结会议、邀请相关专家进行经验分享等活动，让职工在充分重视文书档案实际管理工作的同时，树立起自主学习的意识，积极吸收先进的知识、理念，不断调整自身的能力结构，为改革工作夯实基础;另一方面，应对配套的绩效管理、考核机制进行专业化的调整，结合档案管理改革需求与职工差异化的物质、精神方面的诉求，设置覆盖全面、考核公正的指标，激发职工的主观积极性，完善档案管理规范改革的制度保障。
3 结语
我国公共卫生产业发展迈入了新的阶段，疾控中心作为重要的公共卫生服务、疾病控制、健康检测单位，应承担起社会责任，加强文书档案制度化、规范化管理，为疾控管理提供更便捷、高效的信息服务，在深入了解现代疾控管理与控制需求的基础上，推进档案管理的信息化、智能化进程，通过规范档案管理流程、强化信息化服务体系建设、组建专业化信息管理团队等方面，加快公共健康管理与服务工作的现代化发展。
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