浅析建筑工程合同管理及风险防范

作者:未知

  【摘要】在建筑工程项目管理中,作为甲方不可能不承担风险,如何化解风险并将风险降到最低是一个企业不得不关注的问题。因此,一定要重视建筑工程项目的合同管理,深刻了解其重要地位的基础上,在实践中探索及归纳建筑工程合同管理的技巧,寻找新方法,解决新问题,防范合同风险。本文旨在简要论述建筑施工合同概念及现阶段建筑合同管理存在的问题,并分析提出了加强合同管理及风险防范的对策。
  【关键词】建筑工程 合同管理 风险
  随着经济的发展,生活水平的提高,建筑工程作为人们日常生产生活的一部分,其施工质量受到人们的普遍关注。由于建筑工程具有规模大、施工周期长、施工难度大等特点,导致外部环境因素影响施工质量。对于建筑工程来说,在受到外部环境因素影响时,将会导致合同执行时间被迫延长,甚至在合同约定的时间内无法完工,进而在一定程度上给承包方、发包方带来严重的经济损失。基于此,需要采取措施加强合同管理,准确评估合同的管理风险,同时对合同管理的风险进行严格管控,并制定完善的合同管理风险防范方案,最大限度降低建筑工程合同管理风险。本文试从甲方的角度,分析目前甲方建设合同管理中存在的問题,并对应对策略进行深入探讨,以期能为工程建设合同的规范化管理提供一定的对策和方法,减少不必要的纠纷,确保建设工程项目的目标任务能够健康有序地按期完成。
  一、建筑工程合同管理的重要性
  (1)当前建筑工程合同管理还处在基础环境薄弱、管理形式化严重和制度不健全的环境中。为促进建筑工程合同管理与市场化经济动态接轨,适应转变政府职能需要,对建筑市场具有一定的指导作用,应提高使用法律、法规和经济策略等方法力度。建筑市场主体需要结合市场规律,从内部管理制度改革入手,结合建筑整体愿景需要,制定出更好的建筑工程合同管理办法。
  (2)合同管理处于建筑项目管理的核心位置,强化合同管理力度,可以提升建筑项目效率。建筑工程合同是每个建筑工程项目得以有序运营的基础,忽略了建筑工程合同管理,就会引发工程质量、工程进度、成本预算和费用支出等问题,更不必说人事管理、工作交流和风险评估等综合管理。只有紧紧抓牢合同管理这一核心,才能统筹调控整个建筑工程项目运行状态,确保项目目标的顺利完成。建筑合同涉及的合同款项比较多,专业领域涉及面广,需要有专业的建筑、合同和法律等方面的技能,是建筑管理中的难点。当前,建筑工程管理过程中存在管理机制不健全,合同管理人员专业知识不达标,管理培训得不到重视,没有看到合同管理的专业性和重要性,甚至有些小企业只有本单位的办公人员进行合同拟定和办理,发生合同纠纷的时候很难通过法律途径解决实质性问题。因此,需要建筑工程管理人员提高对合同管理的重视度。
  (3)加强合同管理也是规范各建设主体行为的需要。通过建设主体各方面的基础性的权责关系,来实现建筑工程项目合同的拟定,为建筑双方提供有效的法律基础,同时也是规范建筑工程实施过程的重要准则,是包建双方发生权责纠纷时的第一依据。我国建筑市场的经济活动和交易活动所引发的诚信、恶性竞争、法制观念淡薄和合同重视度不够等问题,严重制约了我国建筑行业的发展。强化合同管理,巩固建筑体各方面的约定影响地位,激发合同管理对建筑主体行为的积极促进作用,对整顿建筑市场秩序有积极意义。
  (4)建设工程施工合同是建设工程的主要合同,是工程建设质量控制、进度控制、投资控制的主要依据。
  建筑市场实行的是先定价后成交的交易方式,该特性决定了建筑行业的高风险性。
  建筑工程具有规模大、工期长、材料设备消耗大、产品固定、施工生产流动性强、受自然条件、地质条件和社会环境因素影响大等特点,这决定了施工合同具有独立的特殊性、履行期限的长期性、合同内容多样性和复杂性。
  虽然目前建筑市场倾向于买方,但竞争激烈,而施工企业又参差不齐,为了取得施工工程,施工企业盲目降价,不公平的竞争,使得实力较差的施工单位成为最终的施工方,将导致施工企业承担过多的风险转移到业主。因此,为了规避这样的风险,业主必须重视合同风险管理,有效的降低工程风险,确保企业利益不受损失。
  (5)加强合同管理是我国迎接国际竞争的需要。国际竞争的推动下,我国建筑市场面临着巨大压力,全面开放的市场氛围,一方面引发国外对国内建筑企业的冲击,另一方面也有效促进了国内建筑技术的发展,因此,需要建筑企业运用好国际市场规范、国际条件约定和国际合同管理等手段,在保证自身成长发展需要的同时,加强合同管理,才能使企业在宽泛的市场竞争中立于不败之地,才能获得更广阔的发展空间。
  二、甲方合同管理中存在的问题
  目前我国在工程建设行业,已全面推行招标投标制、项目法人制、建设监理制、合同管理制,市场已逐步完善,但因建筑行业的复杂性,通过对建筑行业市场调查发现,建设工程合同管理仍存在诸多问题,如:合同管理不规范、履行不严格、不重视、监管不到位等问题。对于甲方的合同管理主要存在如下几个方面的问题:
  (1)前期准备不足,未全面充分考虑合同的风险性在我国的工程实际建设中,多存在“轻设计、重施工”,“轻管理、重技术”的情况。主要从设计、招标、合同拟定等三个主要方面体现。设计方面:为了早日实现工程收益,很多建设单位可研一经审批,在设计方案不是很详尽确认的情况下,就要求设计单位匆匆提供图纸,当前普遍存在因设计不精、设计深度不够而导致工程造价大幅度增加的情况。根据研究分析表明,设计费用虽少,但设计方案对工程造价的影响却高达75%,设计方案不优化将直接影响人力、物力和财力的投入量,而且为后续施工带来技术风险;招标方面:目前的招标文件过于形式化,直接由招标代理公司编制,没能有效彰显工程的实际要求,致使因招标文件的疏漏而增加后续管理的风险;合同方面:首先对于合同形式的确定多存在缺少整体规划,没有从全局综合考虑工程规模、图纸的完善程度等,而是追求短期的进度,多采用平行发包的模式,边施工边进行新的招标,导致工程现场施工单位众多、交叉作业,增加了管理协调难度,在无形中推迟了工程总体进度;此外合同中对工程今后可能出现事件的责任范围和处理方法不够明确和深化,如合同对工程价款的调整范围、程序、计算依据和设计变更,现场签证及材料的价格的签发等。   (2)履行合同时对合同管理体系和制度建设不够重视在我国的工程建设中,很多建设单位都是一次性业主,工程经验不足,很多单位认为只要能解决工程技术层面的问题,就没必要聘用专门的合同管理人员,兼职管理人员的知识技术水平有限,管理方式粗放,无法形成规范的管理体系。在工程建设实施过程中,没有细分甲方、监理、施工单位等各方的管理权限,多是漫无目的的进行粗放的甲方管理,很多单位在协调各方关系时,以人情人治为主,未足够重视合同的法律性和严肃性,对规章制度的执行过于表面化,没有认真对照合同条款。而且我国现行合同采用的是备案制度,与合同管理相关的法律法规不配套,对合同执行过程中的监管各级主管部门之间缺乏合理的分工,监管力度不够。
  (3)合同结束时归档不规范、不及时,遗留很多问题。合同管理是从工程招投标一直到竣工归档的全过程管理,除了“三管三控一协调”之外,资料的规范汇编整理也是极其重要的。在实际的工程中,存在着合同资料的管理不规范,对资料存档的重要性认识不足,导致在合同相关資料收集、交接传递及整理汇总等方面,程序较乱,制度不健全,容易出现资料遗漏、丢失、文字不规范等现象,不利于后期工程运行阶段出现问题纠纷时的有效处理,也不利于工程合同管理的规范化、信息化建设,为工程后期管理带来一定的隐患。
  三、加强甲方合同管理及风险防范的措施
  (一)重视建筑工程合同管理意识
  合同管理是项目管理的关键要素之一,是降低工程成本,提高经济效益的有效途径。项目合同管理应从招投标、合同谈判开始,至保修日结束止,贯穿项目管理全过程。要加强项目实施过程中的合同管理,在合同执行期间密切注意履行合同的效果,这对工程施工进展是否顺利,甲方是否能主动掌控施工进程,管理好施工单位、分包单位是至关重要的。要对现场管理工程师也灌输这一理念,一切管理、控制均按合同约定来监督、执行。
  (二)健全法律法规和合同管理制度,重视合同的法律性和严肃性
  完善和健全法律法规是确保建筑市场正常运行的前提,是工程项目合同管理的基本依据,将工程建设的全过程纳入到法制轨道进行管理,增强各方的法律意识,科学地规范管理者的行为,改善管理松弛、监管机构不健全的情况,充分调动管理者的积极主动性,从而提高管理水平,保证管理过程的合法合规,为建设工程合同管理创造良好的宏观环境。合同一旦形成,对双方都具有法律约束,必须严格执行,杜绝以情代法,只有严格履行合同,认真落实双方的权利和义务,才能体现出招标“择优而用”的优越性,否则,再科学的招标方案,再严谨、完善的合同协议都是一纸空文,所有建设工程管理和控制工作也就失去了根基和依据,无从谈起。
  (三)加强风险管理,进行全过程的风险控制
  在合同管理过程中,要综合考虑各方面影响,考虑到合同风险和技术风险,以及施工过程中可能出现的材料上涨、设备、运输、企业的信誉等风险,制定完善的风险控制体系,完善从招投标、合同拟定、审核、结算、归档等全面监管制度,建立前期筹划阶段和合同拟定及施工运行过程中的全面的覆盖基建管理所有部门的监督审批机制,实现基建、设计、监察、财务、法律部门之间的密切协作,有效控制和提前规避风险,发现问题及时责令责任部门限期整改,避免由于风险事故造成的损失。
  (四)强化管理与控制合同文本拟定
  首先,甲方合同管理人员在开展合同拟定工作之前,必须对该工程进行全方位的资料分析与现场调研,并结合其他类似工程的优秀合同案例,对合同的各项条目进行初步拟定。其次,在合同条目拟定出来之后,要组织专业技术人员针对合同条目进行研讨,修改其中不合理不完善的部位,并严格控制条文的多义性及撰写的模糊性,同时,保证各项合同条文的合法性。
  (五)加强履约过程的动态合同管理
  合同签订完毕并非意味着合同就顺利实施了,甲方还必须要专人负责合同的履约情况管理,对合同进行跟踪管理,这体现了合同全过程动态管理,对承包方出现与合同条款相违背的情况,应及时要求承包方从技术、经济和管理方面制定采取相应的措施进行补救,尽可能避免损失发生,或避免损失扩大。
  (六)提高合同管理人员的素质
  甲方合同管理人员要具备较高的素质,作风廉洁,既要有较高的专业技术知识和实际应用能力,又要有合同管理经验和协调管理能力,明确工程三大目标的控制重点,在因工程变更引起的利益变化而导致的各方出现矛盾时,能够抓住主要矛盾,灵活疏导各方关系,建设单位要加强专业人才的培养以及合同管理人员的相关培训,积极主动的组织人员进行合同条文的学习,熟悉合同中的主要内容、工程范围、责任、权利与义务、分析各种违约的法律后果,有效利用合同保护自己的权益,限制和制约对方违约行为等。只有具备以上良好的专业素养和管理能力,才能保障甲方发言的专业性和权威性,才能对建设工程合同进行深入的管控。
  四、结语
  建筑工程合同管理是建设工程管理的核心,它贯穿于建设工程项目的整个过程,建设过程中的一切活动都以合同为依据展开,合同管理的好坏,直接影响到项目经营效益的多少以及建设目标的实现。因此,必须重视建筑工程合同管理。由于甲方是建设工程项目的总组织者,因此甲方的合同管理是整个建筑工程合同管理的核心所在,需要我们在实践中不断创新,努力探索有自身特色的现代建设工程合同管理模式,更好地满足基建项目建设的需要。只有建立良好的风险管理机制,从源头抓起,在实施全过程中做好风险辨识、分析和控制,才能提高合同管理水平,确保企业在激烈的市场竞争中立足于不败之地。
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