浅议公立医院合同管理风险控制

作者:未知

  摘要:通过查找x医院合同管理制度与《财政部行政事业单位内部控制规范》和《北京市行政事业单位内部控制评价指标体系》的差距,分析x医院合同管理内控中存在的问题。比如:合同管理制度不完善、合同内控体系不健全等,提出加强合同内控管理的措施。
  关键词:医院合同 内控 风险管控
  行政事业单位内部控制建设,是提高行政事业单位内部管理水平,加强廉政风险防控机制建设,规范权力运行的重要抓手。为此,财政部下发《关于印发<行政事业单位内部控制规范(试行)>的通知》(以下简称《规范》),北京市财政局下发《北京市行政事业单位内部控制评价指标体系的通知》(京财会[2017]946号)(以下简称《指标体系》)和《关于组织开展行政事业单位内部控制报告检查和内部控制自我评价工作的通知》(京财会[2017]1450号),以期进一步规范行政事业单位的内部管理。
  根据文件要求,x医院开展了内部控制自我评价工作,笔者通过对x医院合同管理的内部控制自我评价得分情况,依据《规范》和《指标体系》中的有关内容,分析查找x医院合同内控中的问题及风险点,并提出相应整改措施。
  一、合同管理内部控制制度存在的问题
  (一)合同内控制度不完善
  《规范》第五十四条规定:单位应当建立健全合同内部管理制度.合理设置岗位,明确合同的授权审批和签署权限。妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同,严禁违规簽订担保、投资和借贷合同。北京市财政局《指标体系》中合同业务管理制度要求:(1)合同业务管理制度是否建立;(2)合同业务管理具体包含哪些相关制度;(3)合同业务管理制度制定所参照的政策依据。该项指标满分6分,x医院的得分:4分。
  失分原因:医院没有按照《规范》要求,构建完备的合同内部控制体系。医院现有的合同管理制度为医院审计处基于合同审计视角制定,主要是对合同审计的范围、合同审核内容、主责科室职责进行规范;而非基于合同管理角度,从合同立项、合同订立、归档、分类管理、合同履行、变更、纠纷等方面予以规范,合同管理制度失于全面完整。
  (二)对合同归口管理部门及相应的职责权限没有明确规定
  《规范》第五十四条:单位应当对合同实施归口管理,建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。第五十八条规定:合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。
  x医院未明确合同归口管理部门。医院现有的合同归口管理部门是按照医院管理职能划分设立,医院对于合同归口管理部门并未以制度的形式予以明确,各部门的合同管理职责、范围没有统一的标准,导致对一些管理界限不甚明确的经济业务,出现重复管理或管理缺位的现象;没有明确医院层面的合同统管部门,比如院办或其他经济管理部门,对医院签订的合同只是按照档案管理的一般要求进行简单归档,未进行统一的分类、归档,无法实现合同内控管理目标。对于其中科研合同的订立、履行、归档和归口管理方面,没有明确的规定,归口不明确,责任不清晰,导致这部分合同的执行情况缺乏有效监督。
  (三)未明确合同履行部门及相应的管理职责
  《规范》第五十六条:单位应当对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中,因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的,应当及时采取应对措施。单位应当建立合同履行监督审查制度。对合同履行中签订补充合同.或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。
  x医院存在的问题。医院合同管理内控评价监督不力,主要表现在:没有制定相关制度和流程,没有明确合同履行监控的主责部门和应履行的监控范围、职责;未建立合同违约处理相关制度,对合同履行过程中的违约事项的处理,未进行监督、评价。
  (四)对合同业务的风险未实施评估和防控
  《指标体系》中单位层面一内部控制建设启动情况一业务流程梳理(本指标6分):是否对合同业务进行梳理并编制流程图。是否对合同业务流程各环节的风险点进行识别。是否对合同业务中已识别的风险点制定了风险防控措施或相关规定。共1分,该院得分0.5分
  存在的问题:医院未明确合同业务风险管理的职能部门或牵头部门,未建立完善的合同风险评估制度,未建立各部门的沟通协调和联动机制:对合同运行诸环节,如决策、执行、监督的有效分离没有明确规定。
  (五)未建立完善的合同管理信息系统
  《指标体系》中:单位层面一内部控制管理信息系统功能覆盖情况:合同业务系统功能覆盖情况:(本指标1分)合同业务是否已实现信息化管理。合同业务中风险控制要素是否嵌入到已建立的信息系统中。该院本项得分为0。
  存在问题:医院尚未建立完善的合同管理信息系统,医院根据医疗业务和管理需要,建立了信息管理系统,但缺少合同管理的相关内容和合同内部控制流程,各信息系统相对独立,系统之间无法实现数据共享。无法利用信息系统对医院合同运行情况进行监控和风险评估。
  二、完善合同内部控制制度。提高合同管理水平
  (一)完善合同内控制度
  1.严格按照《规范》和《体系》要求,完善医院合同管理制度,对现有的合同管理模式和流程,重新梳理,科学设置;明确合同管理岗位,细化合同职责分工,实现不相容岗位相互分离、互相制约;严禁超越权限批准订立合同或未经授权擅自以医院名义对外签订合同。
  2.针对医院合同业务类型,科学设置合同归口管理部门,明确和规范合同归口管理部门的职责,根据不同类型的合同.对合同的立项、谈判、签订、履行、档案管理等合同管理环节进行规范。如:对采购合同应重点规范供应商的准入、遴选、建立供应商档案,追踪售后服务质量等环节;对基建工程施工合同,重点加强对工程预算、质量管理、工程洽商管理、工程款结算等环节的管理;对物业服务合同,重点关注服务质量、服务人员的数量、满意度等内容;对对外合作合同,应重点加强对合作费用的收取、合同履行效果评价、合同法律风险防范等环节。   3.建立对合同的全过程管理体系,各归口部门和医院合同管理部门,应对本部门签订的合同,分类登记,按照签订时间建立档案,随时监控合同履行情况,实时跟踪合同履行质量,对即将到期的合同,适时提出预警;对合同履行过程中的异常情况,及时分析情况,采取补救措施;对于涉及财务收支的合同,应建立与财务部门的沟通机制;医院合同管理部门,应建立全院合同管理档案,对全院的合同实行分类管理,定期对医院的合同进行梳理,对合同履行情况进行监督检查,对出现的问题,提示相关部门整改。
  (二)规范合同管理流程
  1.合同立项。在合同的立项环节.医院应当对拟签订合同事项,对照医院年度发展计划,进行可行性评估,包括经济效益、社会效益等,并按照“三重一大”的规定,履行审批流程。
  2.合同订立。在合同管理制度中,应对合同订立的范围和条件予以明确;并按照合同管理制度,明确相应的合同订立流程,列明合同立项、预算审批、可行性论证、招标流程等环节必备的资料清单,细化合同订立各环节的审批权限和流程。
  3.合同审核。在合同管理制度中,应明确合同审核的主责部门,对相关审核部门的职责予以明确:同时应将合同内容的审核作为重要内容,按照合同分类,详细列明各类型合同的必备条款.必要时可由外部法律顾问提供合同模板,提高合同審核效率;比如物资采购合同模板、工程施工合同模板、维修合同模板、物业服务合同模板、对外合作合同模板等。
  4.合同履行。合同主责部门应按照不同合同的关键节点,进行分类管理。对于物资采购合同。资产管理部门严格按照采购合同约定的内容,办理验收入库手续后。向财务提交付款申请;基建工程、维修合同等,合同管理部门依据合同约定的付款时间、方式,向审计部门提交工程结算申请,根据审计部门出具的工程结算审计报告或完工决算报告提交付款申请;服务类合同,管理部门严格按照服务时间和完成情况,向财务部门提交填写付款申请;财务部门严格审核各管理部门提供的付款申请书。根据科室预算执行情况.按照合同约定的付款方式办理付款手续。为了保证对合同履行的实时有效监控,由合同档案管理人员对合同的履行情况进行登记,对没有正常履行的合同及时报告管理科室。医院应当建立合同履行监督审查制度,健全有效的内部控制全面监督机制。明确合同履行监督部门,规定合同履行监督的形式、频率,合同履行效果评价指标。
  5.合同风险控制。(1)明确合同管理部门的职责:按照合同立项、谈判、订立、审核、签署、执行、履行及评价等环节,逐项明确各部门主要职责。明确合同管理各环节承办部门的职责:如财务部门、审计部门、监察部门及分管院领导的职责。(2)对各环节的风险点进行识别.按照合同管理的各环节逐项梳理风险点,如:合同签订中的价格确定、谈判,合同内容起草环节的条款不当,合同签署环节的审批未经授权,合同履行环节的履约不完全、未按合同规定覆行等。(3)制定完善的风险控制措施。针对梳理的风险点,制定详细的风险防控措施。包括合同订立环节的合同多部门审核制度,合法性、合规性、经济性审查;合同签署环节的授权审批,合同专用章的使用保管;合同履行环节的验收、合同履行效果的检查分析.合同变更解除规定;在合同结算环节,充分利用合同管理信息系统,严格按照合同条款规定和合同履行验收资料办理结算。
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