浅析铁路企业台账管理

作者:未知

  【摘要】为适应铁路进入“高铁时代”的需要,强化企业的基础管理建设,2008年以来,广州局集团公司持续对台账进行清理精简和优化规范,实现了总量逐年减少,管理逐步规范,但仍存在管理手段单一、管理效果欠佳等问题。本文利用管理理论,结合集团公司台账管理的实践,对深化规范管理、提升台账效能,创新台账管理方面进行分析思考。
  【关键词】台账 管理 创新
  1前言
  台账是企业为加强某方面的管理,掌握某方面的详细信息而设置的一种使用年限1年及以上、用于记录管理过程、可供查阅的账簿;主要是运用数字文字,按照规定的表格或模式,对企业各类生产经营活动所做的最初的直接记录。
  铁路企业主要包括综合管理台账、专业管理台账、生产作业记录和业务统计报表。综合管理台账是指综合管理、党群部门设立的非生产性管理台账,专业管理台账是指运输生产各专业及其直接相关的卫生、消防专业设立的生产性管理台账。
  铁路的台账管理很重要。是铁路基层生产和管理重要的基础性资料,是规范管理的基础。为企业“强基达标、提质增效”提供可靠的依据,再现和还原安全生产和经营管理的现场实际,是工作写实的具体化和数据化,通过不断地工作经验的总结和积累,提升企业现代化管理的水平。
  2广州局集团台账管理的有效探索
  组织权变理论认为,在企业管理中应根据内外部条件随机应变,没有一成不变的组织模式和方法,强调以“以变应变,积极适应”的经营理念,并以管理过程及结果的有效性来衡量。近年来,广州局集团公司积极实践,勇于创新,不断的探索优化台账管理的途径和手段,主要经历了三个阶段:
  2.1 2013年精简优化阶段
  按照“取消、合并、上移”和“实用、实际、实效”原则,通过精简设置数量、调整适用范围、取消重复填记、改变记录方式等措施,压缩各类台帐,管理台帐、生产作业记录和报表共取消193种,合并113种,上移13种,优化内设项目96种,新增69种,台帐总量由2378种减少为2167种,整体减幅9%,实现了数量上精简、内容上优化、工作量上减负的目的。重点解决了三个方面的问题:
  (1)台帐填写工作量大。充分利用现代化办公设备和信息系统的优势,将纸质手写的台帐调整为可打印粘贴、电脑保存、录音保存等电子化记录方式,实现纸质改电子380种,尤其是机务系统,有305种台帐由纸质手写调整为电子记录,集团电子化记录的比例从10.4%提高到24%,既为基层减负,又大大提升了工作效率。
  (2)会议和学习台帐记录困难。存在会议和学习次数较多、记录需要纸质手写、上级对台帐记录的要求不一等问题。集团公司优化会议、政治学习、业务学习和岗位练兵次数,调整会议和学习台帐记录方式,明确记录主要内容,规范记录具体要求,试用后反响甚好。
  (3)重复记录。取消重复填记台帐43种,车间班组的其中4种会议既要纸质手写又要录音的重复填记,只需采用1种记录方式即可。
  2.2 2016年清理规范阶段
  经过全面清理,集团设置在车间班组的台账(铁总设置台账除外)共取消47种,合并减少11种,上移3种,新增77种,优化内设项目62种,纸质改电子45种;集团台账总数调整为936种(其中,综合管理台账4种,专业管理台账60种,生产作业记录774种,报表98种),较清理前增加16本,整体增幅为1.7%;台账电子化比例由24.0%提高到28.9%。主要从三个方面进行优化。
  (1)新增部分台账。将工务系统的探伤、总工室的计量、公安局的安检等台账新纳入集团归口管理;为适应集团增加动车组三级修,车辆系统增加部分生产作业记录;机务系统为加强探伤和6A分析工作的管理,新增生产作业记录;收入部门新增自动售票管理相关台账等。
  (2)严格日常管理。第一,台帐管理制度化。严格台帐归口管理制度,规定台帐设置权限在集团公司,站段需要对台帐进行增减修订时,应严格按台帐增减修订程序报批,严控台帐新增关;实行台帐定期清理制度,确保车间班组台帐“实用、实际、实效”。第二,台帐格式表格化。加强对台帐格式的优化,用“表格类”台帐代替“文字性”台帐,实现易填易记。第三,检查指导常态化。企法处每半年牵头组织相关处室和站段对车间班组台帐进行全面检查指导1次并通报考核,强化台帐日常管理指导。
  (3)修订和调整。将消防、财务、军事运输等台账由综合管理台账更改为专业管理台账。防火工作转划到安监室自輪运转特种设备和防火办管理,相应的将消防台账设置部门也由公安局调整为安监室。修订不适用的内设项目样版,如运输系统《车间(车站)工作日志》、货运系统《货检工作手册》、供电系统《锚段关节检修记录》等。
  2.3 2018年创新手段和方式阶段
  减少台账65种,整体减幅4.2%;精简后,集团在车间班组共设置台账1501种,其中,综合管理台账4种,专业管理台账114种,生产作业记录1190种,报表193种;电子化台账434种,电子化比例28.9%。重点分为以下几点。
  (1)创新工作方式。探索管理新方式,开展台账管理信息和网络化建设,探索智能化管理模式;探索精简工作方法,改变以往“归口管理部门主导,专业部门和站段配合”为“归口管理部门牵头组织,专业部门主导,站段配合”的工作方法,体现了力度大、专业强、效率高的特点。
  (2)突破记录形式。各部门将拟公布的《台账设置目录》中“纸质手写或电子存档或纳入信息管理系统”的记录形式修改为“电子存档或纳入信息管理系统(不具备条件的车间班组允许继续纸质手写)”,大力推行电子存档或纳入信息管理系统的记录形式,减少手工记录。精简后,集团电子台账434种,电子化比例达28.9%。
  (3)减少重复设置。推广运用各类信息管理系统,使跨部门重复设置或记录形式重复的台账减少。如利用《计量信息管理系统》,取消了集团纸质、电子两种记录形式并存的管理类计量台账,相关部门设置的同类台账一并取消。   3创新铁路台账管理的思考
  管理创新是指将更有效的而尚未被采用的新的管理要素或管理要素新的组合引入企业生产经营过程,从而使企业管理系统具有更高的管理效能。即把各种要素再“整合”,创造出一种更新、更有效的资源整合模式。这些年,集团公司的台账管理虽然在数量上压縮、普查式清理、格式上规范、常态化检查上下了不少功夫,但是仍然存在着台账设置不规范、内容设计不科学、手工记录比例大、管理手段传统等问题,需要引入新的先进理念和手段,向有质量的管理发展。即向台账设置标准化和内容科学化、记录方式电子化、管理手段智能化的方向发展。
  3.1在集团公司层面应该加强台帐管理方面的研究
  不断调整与新时代铁路发展不相适应的台帐管理方法,在管理机制上完善管理台帐的制度、措施和方法,进一步适应新形势下集团公司运输安全生产管理的需要。
  (1)台账设置标准化。按照归口管理、专业负责、逐级负责的原则,建立五级台账管理体系。第一级,集团公司企业和法律事物部办为归口管理部门,负责制定台账管理办法,统一受理审核各系统生产作业记录及综合台账设置申请,公布有效台账名目。第二级,集团公司专业及综合管理部门,负责建立部门台账管理制度,组织本系统本专业台账管理工作。第三级,集团运输站段和辅助单位,负责组织本单位各车间班组落实执行管理制度;第四级,全集团各运输站段和辅助单位的车间,负责建立车间及所隶属班组台账设置目录,明确台账归口、记录及责任管理岗位,存放地点。第五级,全集团运输站段和辅助单位的班组,负责台账的记录和日常管理。
  (2)台账内容科学化。第一,身份档案管理。建立有效台账档案,详细记录相关背景资料和基本要求,还设置专栏阐述台账设置目、利用本台账服务现场作业可行性分析及使用方法、通过本台账追溯检查发现问题及风险预判的方法和技巧、评价现场使用本台账的质量办法,明确主体责任,对设置主体终身问责。第二,新设试用周期。针对生产组织和生产工艺变化需调整优化台账设置的情况,划定1年以内的试用周期,允许在车间班组试用,并对试用结果进行动态分析,最终确定采纳与否,或调整,或是纳入信息管理系统。第三,统一记录标准。建立统一规范的填写标准,对台账设计目的、功能及作用进行说明,统一台账的填写、内容规格、上报时间,明确考核规定等。
  (3)记录方式电子化。台账管理实现“提质增效”,必须克服现场填记台账费时费力的顽症。随着铁路信息化建设的快速推进,大量的甚至是全部生产作业关键环节的生产过程信息都已经实现数据库管理,逐步实现生产记录台账电子化管理已经具备了软硬件条件。因此,明确已实现信息化管理的作业环节必须取消纸质人工台账的工作目标,分系统全面梳理生产作业记录台账,拟定分阶段量化进度计划和责任部门,加大资金和研发力量的投入,升级现有生产管理信息系统,建立各专业系统生产台账集中平台,进行各系统间数据共享,逐步实现集团公司生产作业台账全覆盖电子化管理。利用大数据先进技术将大量宝贵的第一手生产记录资料和数据处理加工成为生产、控制、管理、经营的决策依据。
  (4)管理手段智能化。电务系统实施了维修智能管理后,克服了传统管理的不足,实现了管理的自动化和智能化,极大地提升了台账管理的效能。
  公司实现台帐的智能化管理有两种途径。一是在当前集团公司管理信息系统界面内增加台帐管理类别,同时加大对车间班组办公网络的维护,投入经费改善车间班组的基础设施建设,达到智能化设施配备全覆盖,让更多的班组方便快捷地输入台帐信息,集团公司也可以随时检查,发现问题,及时处理。二是可以通过集团公司信息技术所开发班组台账管理信息系统,根据集团公司对安全生产的要求,统一设置目录。据集团公司信息技术所介绍,集团公司信息技术所正在开展《广州局集团公司车间班组管理信息系统》开发论证,班组建设管理信息系统涵盖系统管理、班组设置管理、班组人员管理、班组长队伍管理、班组达标管理、班组文电管理、班组台账管理、班建工作评价等8个功能模块,集数据收集、信息上报、网上指导、工作查询、统计管理、成果展示等多功能为一体,达到班建工作横向交流、纵向互动的目的和效果。但这样做的缺点是周期长,成本高,优点是可以标准化、科学化、专业化地对各系统台帐进行科学有效管理。
  3.2在站段层面要探索台帐管理人员专业化的路子
  铁路各个系统的车间班组是铁路企业的基础单位,铁路总公司、集团公司的各种安全生产的管理思路、制度、决策都要通过它去落实,落实的效率、效果体现在车间班组的台帐上,专业性较强,让专业人做专业的事,培养一批既熟悉本系统工作标准,又熟悉台帐智能化管理的专业技术人员上岗显得十分必要。以集团公司基建为例,广州局集团公司一直是全国铁路大规模建设的主战场之一,2008年以来,集团年均建设投资达到500多亿元,平均每年开工、在建和开通基建大中型项目保持在20个以上。根据路网规划和建设项目的安排,集团公司当前和后续的建设任务依然十分繁重,2015年计划开通项目6个、开工项目4个,预计“十三五”期间还有40多个新开工项目,随着越来越多新的开工项目的实施,各个系统台帐管理任务越来越重。同时以目前集团公司一线班组为例,一个班组平均只有6人左右,需要完成各种台帐多达几十种,台帐填写任务繁重,填写质量不能保证,漏填、补填现象屡禁不止。集团公司各个站段应该不断探索台帐管理人员专业化的路子,创新管理台帐的方法,才是解决当前车间、班组台帐管理实际困难的最佳途径。
  (1)车间主任、班组长要高度重视台帐的科学化、规范化管理。车间、班组的台账管理是规划、建设、安全生产经营的基础,是集团公司实现精细化管理和标准化作业的根本,也是集团公司实现企业转型升级的必由之路。然而,一些车间主任、班组长将台帐的科学化、专业化、制度化管理当成一种负担,不重视也不认可当前的台账管理办法,把“台账”等同于“落后和陈旧”或者“负担”,这些看法会扩散到职工,影响台帐的填写质量。这里面有集团公司对台帐设置、台帐的管理缺乏问题导向,使得台帐管理流于形式,缺乏系统性、科学性、专业性外,还与车间主任、班组长对台帐管理缺乏认识,不重视台帐的科学化、规范化管理有很大关系。   (2)基层站段要加强台帐记录人员的专业培训,有效提升车间、班组台帐填写人员的能力素质,提高台帐填写质量。集团公司站段档案管理人员大部分是兼职,一些系统如工务系统员工学历不高,对网络智能化系统不熟悉或不精通,这在纸质填写阶段还可以应付,但是在台帐管理智能化的趋势下,铁路总公司和集团公司设置到班组的台账种类、格式和填写要求经常调整,他们难以跟上形势,会阻碍站段台帐管理智能化发展。另外,在严格的绩效考核面前,兼职档案管理员要将主要精力放在安全生产上,必然会影响台帐的专业化、科学化管理。为了适应集团公司标准化、科学化、智能化的台帐管理趋势,集团公司各个站段应该定期举办台帐管理人员的专业培训,以问题为导向,以提升台帐管理人员能力素质为目标,对集团公司管内6695个班组的台帐管理人员,12998名正副组长实行全员轮训。
  (3)合理选择馆藏地址。站段、车间、班组的台帐记录着大量关于企业安全生产的信息,承载着集团公司各个站段发展的历史,有些信息具有保密性,珍贵的历史资料不容丢失,部分纸质的历史信息原件必须得到妥善保管,合理选择馆藏地址非常重要,一方面要方便职工进行台帐的填写,特别是部分四五等站及沿线班组,交通很不便利,部分异地偏远班组未配备电脑。另一方面要有安全性、保密性。对于部分珍贵的历史资料独本,应该由集团公司统一保存。在台帐管理数字化、智能化后,涉及集团公司高新技术开发、使用情况的台帐,其网络安全性、保密性的管理尤其突出。同时智能化管理可能会带来员工个人信息泄漏,如集团公司信息技术所正在论证的《广州局集团公司车间班组管理信息系统》涵盖职工个人信息包括:姓名、身份证号码、出生年月、性别、所在车间、所在班组、文化程度、政治面貌、职务、任职工种、技能等级、取得时间、聘用时间、班组职务、任职时间、培训机构、证书编号、培训时间、参加工作时间、来源等。各个站段应该根据这些具体问题,选择合理的馆藏地址,制定相应的管理办法。
  铁路要走向现代化,必须依靠真实准确及时的数据和台账作为管理基础,因此,集团公司层面应该堅持台帐管理的标准化、科学化和智能化方向,集团公司站段层面应该加强台帐管理人员能力素质培训,探索建立专业化台帐管理队伍的路子,集团公司各个车间、班组要重视台帐填写质量,及时、准确记录各种安全生产信息。为了适应新时期铁路安全生产的要求,集团公司建立规范、系统、高效的台账管理势在必行。
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