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档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策

作者:未知

  【摘要】随着云时代的来临,大数据也受到各行各业的关注,其不仅对海量的数据进行采集和整理,而且能够对数据信息进行分析。在大数据背景下,档案管理工作面临着新的机遇和挑战,需要我们不断创新档案管理模式,并找出应对挑战的对策。
  【关键词】大数据;档案管理;挑战;对策
  随着互联网和信息技术的发展,人们越来越关注对数据的挖掘和运用,昭示着大数据时代的到来。大数据时代给档案管理工作带来机遇的同时,也带来了新的挑战,传统的档案管理模式已经不能适应时代发展的新要求。我国档案管理工作在各行各业中起步较晚,海量的数据使得档案管理工作的压力增大。传统档案管理方式主要以纸质为载体,在数据信息大量增加之后,档案管理工作人员的工作难度也随之增大。因此,在大数据背景下,档案管理工作急需创新和改革。
  一、大数据时代的档案管理模式
  大数据背景下,受到大数据技术应用的影响,档案管理工作模式发生了新变化,电子化、数字化档案管理模式随之出现,大数据时代的档案管理模式也表现出了新的特点。首先,大数据时代改变了档案信息资源的管理方式,档案管理工作人员必须为电子介质设置一个安全有效的存储空间,为海量的档案数据信息建立一个信息管理系统,通过管理系统实现对数据资源的有效利用,充分发挥档案管理工作的实效。其次,大数据给档案数据挖掘工作提出了新的要求,在大数据时代,档案管理工作除了管理大量的文档外,还要管理庞大的结构化数据,这些数据的价值远高于文档的价值,因此,档案管理人员必须提高数据挖掘方面的能力,提高档案数据的价值,为管理者作决策提供科学有效的依据。最后,大数据拓展了档案管理内容,大数据时代,档案管理的内容不再仅限于本企业内的档案资料,还需要获取企业外部的信息資源,档案管理工作人员要不断收集符合企业发展需求的数据信息,并加以整合,帮助领导层进行正确的决策。
  二、大数据时代档案管理面临的挑战
  (一)档案信息的安全性面临的挑战。大数据技术的升级,虽然在很大程度上推动了信息传播和发展的优化升级,但是信息的安全性遭受到了极大的冲击。档案管理人员不仅要科学有效地分析和处理数据信息,而且更要关注档案丢失和信息泄露带来的相关问题。从档案数据的处理方面来说,要想保证档案信息的安全性,就必须在保证工作效率的基础上,优化信息传输,否则若是信息的安全性遭到破坏,就会给企业造成较大的经济损失。
  (二)传统档案管理思想转变面临的挑战。与传统档案管理工作相比,大数据背景下的档案管理更加关注档案数据信息的完整性和多样性。这就对档案管理工作人员的思想提出了更为严格的要求,他们必须清晰地认识到档案数据信息的价值并非档案本身,而在于档案信息的利用,档案管理工作既要获取原始档案数据,又要关注档案数据的价值。另外,档案管理工作人员还应当具备数据思维,运用大数据技术创新工作方式,为企业决策提供科学的参考。
  (三)档案管理人员素质面临的挑战。大数据技术在不断更新和升级,而相关的人员却不具备专业的技术,导致档案管理工作效率不高,不能取得应有的效果。同时,档案管理工作人员不能适应大数据时代的发展和进步,不仅在理论知识方面欠缺,在专业技术方面也存在明显的劣势,也就不能将大数据技术更好地应用于档案管理工作中。
  三、档案管理面临挑战的解决措施
  (一)实现档案资源的统一管理。大数据以其独特的整合和分析数据能力获得了广泛的关注,这就要求档案管理人员必须对档案资源进行统一管理。就笔者所在的炼油厂来说,档案管理工作中存在着庞大的档案数据,其中记载着企业发展相关的各种数据信息,因此必须重视档案数据信息的安全性,为了防范档案丢失或者泄露的风险,应当对机密的档案进行加密处理,对于一些重要的、有丢失风险的档案采取异地备份的措施,通过统一管理和统一备份的方式全面掌握企业档案资源。
  (二)健全档案管理工作制度。在开展档案管理工作的过程中,企业应当不断完善相应的档案管理制度,保证档案管理工作在制度的保障下顺利开展。因此,我们应当制定严格的管理规范,明确档案管理人员的职责,从制度方面对档案管理工作进行约束,同时针对相关的管理制度对档案管理人员进行集中培训,保证相关工作人员按照制度规定的档案管理流程开展工作,这样才能促进档案管理体系优化升级。
  (三)提高档案管理工作人员的专业素质。作为档案管理工作的主力军,工作人员应当与时俱进,不断提高专业素质。一方面,档案管理工作人员应当顺应大数据时代发展的潮流,转变档案管理思想,提高对档案管理的认识,实现档案管理由单纯保管向保管和利用相结合转变,建立信息一体化的档案管理模式。另一方面,档案管理工作人员应当提高专业技能,认真学习大数据技术,掌握计算机应用技能,熟练运用大数据技术采集、分析和整理档案数据信息,扩大档案信息的利用范围,真正提高档案资源的利用率。
  四、结语
  总而言之,在大数据背景下,档案管理工作面临着极大的挑战,对档案管理工作人员也提出了更高的要求。档案管理部门及其工作人员应当充分有效地运用大数据技术,对档案管理工作模式和工作方式进行创新,提升人员素质,不断提高档案管理工作的效率,来保证档案资源的有效利用。
  【参考文献】
  [1]沈志恩.档案管理在大数据背景下面临的挑战及解决措施分析[J].办公室业务,2018(09):55-56.
  [2]乔瑞花.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].创新科技,2015(06):82-84.
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