基于ISO管理体系建立财务管理体系实践研究

作者:未知

  摘要:新时期国家和省持续提出高职院校改革发展规划,要求扩大办学规模,推动内涵式发展。财务管理在学校发展中既发挥着巨大、关键作用,又面临复杂、艰巨的任务。基于ISO管理体系建立财务管理体系,为学校提供规范、持续、稳定、优质的财务服务,促进高校的发展,尤其重要。
  关键词:ISO管理体系;建立财务管理体系;实践研究
  一、新时期高职院校发展对财务管理的要求
  新时期国家和省持续提出高职院校改革、发展规划,如示范性高职院校建设、一流院校建设、国家职业教育改革、扩大高职院校招生计划等,高职院校办学从政府主办为主向政府统筹、社会多元办学转变。高校既要扩大办学规模,又要推动内涵式发展。既是机遇也是压力。
  首先,高职院校在管理体制和运行机制上发生了重大的改革。
  现行管理体制方面,高校院校仍属于社会公益性事业单位,受教育部门行政领导,但向社会、企业参与多元化办学转变;运行机制方面,高职院校具有政府放管服下的管理自主权。
  主要体现在资金来源渠道多、途径广:统一的政府财政补助拨款,政府竞争性分配、银行借贷、合作办学、科技服务资金等;办学形式向社会多元办学转变;自主实施管理:用人、激励机制,资产、资金使用,教学、专业设置等。
  学校要完成国家教育部门的教育目标和任务,接受业绩考核和绩效评比,更要发挥自身优势,依靠资金支撑,在与同行业的竞争中,做强做大。
  所谓巧妇难为无米之炊。财务管理以及资金是学校管理中最基本、最关键、不可或缺的职能和要素,不但学校的运营和发展需要资金的支撑。财务管理活动也参与、导向和影响其他业务。新时期,如何发挥财务管理作用,财务管理者面临着复杂、艰巨的任务和压力,需要以更新、更高标准加强学校财务管理工作。
  其次,现行的高职院校财务管理有会计方面法律、法规、制度及上级工作要求和校内的管理制度,内容很多,涉及的部门、人员和工作面很广。如何确定高校财务管理目标,使用科学的管理方法和手段,建立和形成一套完整规范的财务管理体系,使各项工作能有条不紊进行,为学校提供规范、持续、稳定的财务服务,促进高职院校的发展,尤其重要,这也是财务管理者需要考虑、解决的问题。
  二、ISO质量管理体系和财务管理的关系
  关于管理方面的理论,如科学管理、人力资源管理、管理原理、目标管理、行为管理、行政组织理论、一般管理理论、戴明的PDCA质量环、精细化管理、流程再造、看板管理、准时生产方式,系统原理、人本原理、动态原理、效益原理等。实践证明,得到广泛应用并发挥巨大作用。
  而国际标准化组织提出制定的ISO质量管理体系国际标准,从服务对象需求作为出发点,强调全员参与、全程控制:从目标、组织、资源、过程方法、信息资料、改进措施等方面,建立一套管理体系。体现做事依规定执行、做过留记录,不足有评价,改进有措施,从而确保企业能提供满足用户需求的产品或服务。
  可以说ISO质量管理体系国际标准是上述管理理论的综合应用。不仅用于产品或服务管理,其管理理念和方法也应用于如保证工作质量和工作结果的管理,使其工作输出能满足各方面的需要,并确保持续稳定和得到提升等。
  现行的高职院校财务管理主要是使用基于政府会计制度下的各种财务软件,借助信息管理的手段和法规、制度等实施财务管理,未能形成一种管理体系。而财务管理工作涉及的制度、流程、部门、人员、对象及工作任务和目标等繁多,容易出现考虑不周、出错、遗漏、控制不严、工作效率和质量不达标、服务不满足要求问题等。借鉴ISO管理体系和管理理念,建立和实施高职院校财务管理体系有助于避免和解决上述问题。
  三、基于ISO管理体系建立财务管理体系的实践应用
  根据ISO管理體系要素内容,建立财务管理体系,形成文件,汇编管理手册,使所有的财务管理工作能够可知、可见和可查,人员能理解工作质量的重要性及要求,能得到指引、培训,使所有的人、所涉及的事项都能依照所制定的文件执行,对执行中出现的问题进行分析,提出改进措施,并有相应的记录。保证财务管理工作质量稳定,降低成本,提高满意度、提高效率、提高经济效益和社会效率,提高学校形象,增强学校的竞争能力。
  因此,基于ISO管理体系建立财务管理体系的实践应用如下:
  (一)明确管理者和职责
  按规定高职院校的财务管理工作由校长全面负责,另指定一名校级领导协管,确保财务管理体系的有效建立和实施、交流、改进,向校长汇报工作业绩和需求,根据学校的长远发展规划和年度的发展计划提出对财务管理的方针、目标和要求,以便指导财务管理工作。如:
  (1)确定财务管理方针:兼顾经济效益和社会效益,满足政府、社会、家长及教职工、学校发展的需求。争取建设优秀一流院校、国家示范性高职院校等,明确自身定位和建设目标是行业内领先等。
  (2)确定财务管理目标:根据学校近期的规划和年度计划提出具体的数据或指标等。如收支平衡、统筹兼顾、保障重点等,财务管理绩效指标(收入指标、成本指标、资产效益、资金使用进度等)或服务满意度等。发挥财务管理的导向、考核、激励作用。
  (二)确定组织机构和职责
  根据财务管理职能和工作需要成立各类管理机构,明确其职责和权限和工作流程。如:
  财经管理委员会:学校党委会-校长负责制-学校财经管理委员会-成员
  内控管理委员会:学校党委会-校长负责制-学校内控管理委员会-成员
  学校财务决策机构:学校党委会-校长负责制-校长办公会议-二级部门
  二级部门财务管理职责:党政联席会议-部门负责人-项目负责人-经办人
  财务部门岗位职责:处长-科长-各岗位
  (三)完善人员配置和职责
  根据与财务管理相关工作和人力资源管理要求设置岗位、明确岗位职责、权限、任职要求、形成岗位说明书,配置相应的人员、确保人员的资历、知识、技能满足岗位要求,并能得到持续的相应的培训,及提供必要的工作条件,以便其能完成本职工作。
  如校长、部门负责人、项目负责人、经办人等。
  财务处长、科长、会计、出纳、收费、计税等。
  (四)保障资源
  学校应保障资源,主要指与完成工作相关的人力资源、经费保障、工作条件和手段(电脑、财务管理软件、网报、OA等网络技术)、培训计划等。
  (五)梳理过程方法
  这是一项复杂、繁琐、全面、细致的工作,需要全面梳理学校财务管理工作所涉及的工作、特别是需要面对政府管理部门、学校领导、学生、教职工等所有需求,如收费、预决算、筹资、调节、分配、监督、控制等事项,整理相关的工作事项、流程、依据、人员、材料、结果等,形成文件。使所有的人都接受培训,所涉及的事项都要依照文件指引执行。如财务系统科目设置方案、财务系统管理办法、科目摘要指南、预算编制指南、科研项目报账指南、旅差报账指南、收费指南等、决算编制指南、教育成本分析报告指南等。
  (六)关于工作记录
  每项工作的实施过程和结果应有相应的记录,如会计档案、审计报告、工作计划、财务管理目标、内控管理报告、绩效考核评价报告,学习培训记录,存在问题报告、原因分析和改进措施记录等。使每项工作可控、可查,能够评价、分析和改进。
  (七)关于文件管理
  管理手册中所涉及的文件,分为自制文件和外来文件,要明确标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。
  (八)关于评审
  为使财务管理体系能够不断完善。应通过定期自评,或申请第三方评审。如管理、审计、内控评审等。并根据评审中的问题进行改进完善。
  四、结束语
  ISO质量管理体系在企业的应用是广泛而成功的,其效果贵在全员重视、严格执行和持续坚持。同样,基于ISO管理体系建立财务管理体系的实践应用也是可行和有效的。
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