信息化背景下高校干部人事档案的安全管理
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[摘 要] 档案既是信息，也是一种记录方式。很多高校干部人事档案工作仍处于边缘地带，信息化程度低，存在重视不够、投入不足、实力不硬等问题，都对档案安全构成了威胁。为解决这些问题，必须提高管理人员素质，规范信息利用，加强网络安全，实行电子档案异地异质备份，建立完整的档案安全体系，从而确保档案安全。
[关键词] 高校档案;信息化;档案安全;现状;对策
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 055
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）19- 0127- 02
0 前 言
档案安全是档案工作的生命线。高校干部的人事档案作用广，利用率高，不仅关系到选拔聘任、薪酬分配、职称评定，还为离退休等工作提供了重要依据。信息化技术的迅猛发展，使得高校也开始重视档案信息化管理。高校档案管理也呈现出管理观念现代化、管理渠道多元化、管理方式数字化、信息载体多样化等特征。因此，加强高校档案安全管理势在必行。
档案安全工作就是 “预防结合”，做到积极预防、综合防范，这是一种长效的安全机制。这种长效的安全机制是在相关部门的支持下基于制度体系执行力及组织协调能力，根据具体的标准，评估各项潜在的影响档案安全的因素，制定防范措施，最终形成四个核心能力：档案安全的基础支撑能力、档案开放利用的驾驭能力、档案安全的保管维护保障能力以及档案安全保障的社会影响力，从而确保档案安全[1]。
1 高校干部人事档案安全管理的现状
干部人事档案利用率越来越高，不仅体现在职务晋升、职称评审、退休工资核定等，在遗产继承、房屋产权公正等方面也起着至关重要的作用，因此，人们对干部人事档案的重视程度在提高，高校档案安全管理工作也在不断改善中，但仍存在以下几个方面的问题。
1.1 档案安全管理重视程度不够
目前，大多数高校为了进一步发展，将学校主要力量都集中在人才引进、师资培养、基础设施扩建等方面，对无收益的档案工作关注甚少，致使干部人事档案工作发展缓慢甚至处于边缘地带。此外，档案管理人员以及分管领导等跟不上档案信息化发展的步伐，对新理念理解不透彻，仍然采用旧思想、旧方法管理档案，只注重纸质档案，忽视电子档案，只注重实体管理，忽视软件技术。此外，档案安全管理制度不健全等都加大了档案安全管理的风险。
1.2 档案安全管理硬件投入不足
随着信息技术的发展，档案工作势必要由实体管理向信息管理与实体管理相融合的方向转变。部分高校还未成立专门的档案馆，档案室库房就在办公室楼里，没有齐全的防火、防霉、防盗设备，有的甚至没有配备最基本的恒温、抽湿系统，更不要提档案信息化管理了。经费的投入影响着基础设施的完整性以及信息化程度，从而影响纸质档案的保存，而且容易造成电子档案泄露，无法有效应对突发事件。随着时代的发展，档案安全工作至关重要，要想把实体档案与电子档案都做好，必须加大对档案安全管理的投入。
1.3 档案安全管理专业实力不硬
档案工作是一项专业性的技术工作，具有长期性、系统性的特点。随着信息技术的发展，不仅对档案工作人员的思想素质、业务素质有较高的要求，而且对信息技术、软件操作的要求也越来越高。但目前，大部分人对档案工作存在误解，仍认为档案工作无须专业技能、无须专业技术、无须参加培训，导致很多从事档案工作的人员综合素质与岗位不相适应，有些甚至兼职人员在处理档案工作。档案管理人员信息技术水平偏低，对档案的安全管理意识淡薄，工作人员的流动性高等影响了档案工作的持续稳定发展，使其产生滞后性，无法适应新形势，大大增加了档案安全管理的风险系数。
2 影响高校干部人事档案安全的因素
2.1 外部环境方面的因素
外部环境因素主要包括自然环境以及基础设施环境。自然环境多是指自然界发生的人力不可抗拒的因素，尤其是火灾、地震、泥石流等灾害。这些无法预测且不可抗拒的因素，都严重威胁着档案安全。就地震而言，1976年唐山大地震以及2008年汶川大地震都使当地档案馆遭到了毁灭性破坏[2]。基础设施环境包括存储档案的库房及库房的设备配置。档案室库房屋顶的防雨雪性能;库房墙壁的坚固性、隔热性、防潮性、防尘性;库房地面防水防潮效能;档案室温湿度测量及控制设备、防火报警器及灭火器、监控录像设备、消毒灭菌设备是否配置齐全等，这些因素都会影响到档案的安全管理。
2.2 档案自身方面的因素
档案自身方面的因素指的是影响档案实体以及电子档案的安全隐患。很多档案随着保存年限的拉长，原先用铅笔、圆珠笔、蓝水比等填写的字迹变得模糊不清，很难辨认，而且纸质档案在保存过程中容易发生霉变，在利用过程中也容易发生破损，这些因素都容易造成档案损失。电子档案对软件和硬件方面的要求比较高，它不是一成不变的，它需要与时俱进，更新换代，而大部分高校档案部门并未形成规模化发展，因此电子档案的安全隐患一方面体现在电子档案的收集以及后期整理过程中易造成遗漏或缺失，甚至信息录入到软件系统也不能保证信息的正确率达到100%，另一方面，电子档案的保存存在泄露及丢失的风险。
2.3 管理制度方面的因素
健全的制度是檔案标准化管理的基石，档案标准化管理是档案安全的根本保证。经过多年发展，中国档案事业已逐渐成熟，各种档案法律法规，规章制度以及操作规范等都趋于完善，但关于档案安全方面的法律法规却比较少，电子档案的安全管理制度更是缺少。信息化环境下适应高校档案管理特点的各项规章制度和法规标准的不健全、不完善，使得档案安全管理无法可依，无法追究责任，无法保障档案安全，档案事业无法健康发展。 3 加强高校干部人事档案安全管理的对策
高校档案安全管理工作是一项全局性的长期工作。在档案发展的不同时期，其安全性受到很多不同因素的影响，在信息技术高速发展的背景下，重点从以下几个方面着手档案的安全管理工作。
3.1 提升档案管理人员素质
档案工作人员是档案的守护者，也是档案安全的第一责任人，既要保障档案实体安全，又要保障电子档案安全。因此，档案工作人员首先要具备正确的安全观，紧守档案安全工作生命线，加强保密意识，执行保密制度。另一方面，高校档案管理者还需提升自身信息化水平，定期参加培训来更新理论，提高技术水平。与其他学科交叉学习，夯实专业基础，提高沟通能力及科研能力，向档案管理综合化人才方向发展，使高校传统纸质档案与数字化电子档案有机结合[3]。
3.2 规范档案信息利用安全
干部人事档案工作分为日常管理工作和利用工作，档案的利用工作通常是指干部人事档案的查阅或借阅、干部人事档案审核、档案信息研究等工作。档案的查借阅服务必须有合理的理由并提出申请，由档案管理部门提供箱应的档案。面对任何的档案利用服务，管理人员都需严格审核证明材料、查借阅权限、查借阅原因，审核通过后才可以提供查借阅服务。如果查阅电子档案，则需在规定的内网中使用指定的计算机开展查阅工作;严把账号管理关卡，避免非授权访问;严禁使用外来存储介质，禁止办公用存储介质外带;严禁私人电脑接入内网，严防病毒、木马入侵[4]。
3.3 加强档案信息网络安全
档案信息化就是将大量的档案信息保存在档案系统中，因此必须加强网络安全管理，保证档案安全，严防非法截取。首先，对电子化档案信息进行加密处理，可通过通信加密、脱机存储加密、联机加密等方式进行。其次，加强病毒防治，在电脑上安装与档案信息软件相适应的防毒、杀毒及防火墙等工具。最后，加大投入，在人员方面，支持档案管理人员参加培训，提升档案信息处理能力，在硬件方面，支持档案管理部门形成规模化发展，定期更新计算机软硬件设施。
3.4 电子档案异地异质备份
网络安全技术的发展以及电子政务的普及应用，使得电子档案异地异质备份成为必经趋势。鉴于各类突发性自然灾害以及人为灾难的发生对档案的破坏及损害具有不可逆转性，同时，国家安全工作会议也提出了为提升档案系统低于风险能力，应重视档案异地异质备份。因此，为响应号召，各地档案管理部门应根据自身的财力、人力、物力及档案卷数等，選择最适宜的方式加快实施电子档案异地异质备份工作的步伐，确保电子档案的安全[5]。
3.5 建立健全档案安全体系
档案安全管理体系是推动档案事业科学发展的前提，要制定适应新形势、新要求的制度，完善的信息安全保障体系包含网络和设备安全、系统和数据库安全、信息和信息介质安全[6]。除了建立信息安全体系外，还需落实责任体系、运维体系和应急体系，从而保障档案安全。
干部人事档案是高校选聘人才、提拔干部、监督干部等重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是个人、单位、乃至国家的重要资源。高校干部人事档案详细地记录了干部的成长经历，具有唯一性及真实性，同时具有长期保存的价值，非常珍贵[7]。档案信息化建设是国家重点工作，档案信息化也让档案安全面临更多的挑战，档案管理人员应时刻保持安全意识，积极学习新知识、掌握新技术、更新管理理念，从小事做起，紧抓细节，紧跟信息化发展步伐，确保档案安全。
主要参考文献
[1]吕长生.信息化条件下档案安全工作探析[J].山西档案，2014（6）：66-68.
[2]崔贵芳.信息化条件下档案安全工作研究[J].科技情报开发与经济，2014，24（17）：138-140.
[3]符昌慧.新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略[J].档案与建设，2018（5）：89-92.
[4]刘丽华.高校数字化档案信息安全隐患与保障措施研究[J].兰台内外，2019（4）：37-38.
[5]许桂清.电子档案异地异质备份现状及应对[J].档案学研究，2018（1）：82-88.
[6]赵福荣.档案信息安全管理体系建设研究[J].浙江档案，2018（10）：54-55.
[7]张光明，苗洪丽.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].兰台世界，2019（5）：113-115.
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