干部人事档案管理中存在的问题及对策

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　　摘要：干部人事档案是记载干部基本信息以及组织对干部评价的基础载体，是企事业单位各项管理工作的重要组成部分。干部人事档案管理工作的优劣与干部的工作效率直接相关，是上层领导发挥升降奖惩、监督管理职能的重要依据。基于干部人事档案管理的重要性，本文拟在分析当下干部人事档案管理中所存在问题的基础上，提出一些个人的建议，以期能对相关研究提供一些新的思路和启示。
　　关键词：干部人事档案;档案管理;问题;对策
　　中图分类号：G271 文献标识码：A
　　0 引言
　　干部人事档案是干部个人履历情况的最直观体现，是全方位、多角度考察干部综合能力，组织人事部门进行人才选拔工作的重要依据。其内容包含甚广，诸如：干部个人主要经历、组织关系、思想道德情况、品质作风、业务能力、奖惩升降等皆隶属其中。由此可见，干部人事档案对于干部个人以及企事业单位都有着重大的影响力，因此，做好干部人事档案管理工作对于发扬公平、正义原则，创造良好的工作氛围，以及反映企事业单位工作管理水平意义重大。但是，随着我国人事管理制度政策的不断改革，干部人事档案管理工作的一些问题还是暴露了出来，下面本文就将提出这些现存的问题，并为解决这些难题献计献策。
　　1 干部人事档案管理中存在的问题
　　1.1 干部人事档案管理意识不够强烈
　　单位上层的充分重视是做好干部人事档案工作的前提保障，但是，目前一些企事业单位的上层领导缺乏对于干部人事档案管理工作重要性的认识，在资金投入、制度建设以及相关人员的业务能力等方面皆没能提起充足的重视。上层领导的习惯性“忽视”就会直接导致档案管理人员在工作上的松懈与应付，长此以往，诸如：干部人事档案管理工作专职人员数量紧缺、业务能力退化、更换过度频繁等问题就会愈演愈烈，进而严重损耗相关专职人员对自己本职工作的自信心与归属感，制约其工作能力的提升，使干部人事档案管理工作的开展更加难上加难。而一旦干部人事档案管理专职人员的能力不够、意识淡薄，就会导致整个档案管理部门的松散，这就会导致更加严重的后果出现，主要表现为：档案管理部门对档案资料的收归意识薄弱，怠慢档案材料的收集与整理，并且在形成干部个人档案信息过程中比较随意，致使最终形成的档案信息不够规整、内容空洞，甚至会有大规模的错误信息存在，不能真实地反映其最真实的个人情况与工作能力，不仅会严重影响档案的真实性，给干部本人的工作与生活带来困扰，还会致使相关监察部门花费大量的人力物力去进行档案的审核与甄别。
　　1.2 干部人事档案管理经费投入缺乏
　　当下，虽然随着社会的发展与人事制度的不断改革，干部人事档案管理工作已经有了很大的改善与提升，但是资金投入不足这一固有弊病依然还长期存在着。很多企事业单位在资金运转上并不重视对档案管理工作的投入，致使档案管理部门的办公条件难以得到改善，库房管理与很多基础配备均无法达到要求标准，很多甚至无法满足正常的办公要求。其中最值得关注的是两个问题：一是为实现阅档室干部档案管理人员办公室、档案库房的“三室分开”，虽然此“三室”皆是干部人事档案管理工作的实现操作地点，但他们的职能各不相同，如果不进行彼此分离而是混乱排布在同一区域内，那必然会导致干部人事档案管理工作的无序进行，显然会为工作人员的工作带来更多不必要的麻烦;二是为实现防火、防尘、防高温、防水、防光、防有害气体、防盗、防有害生物这“八防”，如上所述，已经可以充分体会到干部人事档案对于干部本人与公司运作管理的重要作用，因此保护好这些档案的重要性也就不言而喻了。另外，檔案管理人员为了保证档案材料的安全与完整付出了很多辛苦，组织也有义务给他们创造更加安全、有保障的工作环境，只有这样他们才能够更加重视自身的工作，提升工作质量与工作效率。
　　1.3 干部人事档案信息化程度不够
　　步入新时代，随着第三次科技革命的步伐，以计算机网络技术为核心的各类新型信息技术实现了飞速的发展，并渐渐波及到社会生活中的各行各业，包括农业、工业与服务业在内，各行业都纷纷抓住机遇以提升自身效率与质量，但信息技术对于干部人事档案管理工作的影响却显得没有其他行业那么深刻，这主要表现在：现今，干部人事档案管理还基本停留在纸载手写，这样的档案不仅受环境因素影响大，容易损坏，不易保存，并且在查阅时还需要花费大量的人力与时间，造成人力资源与工作效率的双重浪费。即使有些单位已经开始进行档案管理的信息化改革，效果也不是很令人满意，因为这些企事业单位不过是为相关工作人员配备了几台基础用计算机，在他们的工作内容中增加了一项信息录入，最多再增加一个简单的目录引导，整体来看缺乏大数字化的意识，信息化水平也很低，并不能达到高度集中信息化的技术要求。也正是由于上述传统记载查阅方式会给档案管理工作带来的种种不便，信息化专业程度不够会导致干部人事档案管理工作事倍功半，加速干部人事档案管理的信息化管理也就显得十分紧迫了。
　　2 优化干部人事档案管理的对策分析
　　2.1 增强领导层重视程度，树立职工职业认同感
　　第一，企事业单位的领导层要对干部人事档案管理工作提起充分的重视，定期下派监察小组对干部人事档案工作进行纠错排查，发现问题及时改正，绝不姑息，营造严谨的工作氛围，并通过委派专业团队、开展线上、线下讲座宣讲等方式对档案管理工作人员进行更加专业的培训，以提升干部人事档案管理工作人员的专业素质素养，保证相关管理工作的高质与高效。
　　第二，要使干部人事档案管理专职人员充分意识到自己工作的重要性，意识到这些档案资料与个人利益的切实相关，强化他们的责任意识与道德意识，形成积极主动收集、录入干部个人信息，及时进行严密检查，在充分保证正确率时再送交归档的工作习惯，减少因工作不细致而引发的许多后续麻烦。还可以设置一定奖励措施，对于工作质量高、态度端正的职工给予一定物质奖励，更加激发他们的工作热情，也使他们增强对于自身本职工作的归属感与自信心。 　　2.2 加大资金投入，增强办公区域的安全性
　　上文已经提及，现在很多重要档案仍是以纸质收纳为主，而纸本身就是一种比较脆弱的材料，容易受到各种因素的影响，造成纸质发黄、发霉，折损磨破等，管理稍有不慎，就会使大批的珍贵材料付之一炬，因此为档案管理区域的安全投资是非常有必要的。想要加强档案管理区域的安全防护工作：一是最应该关注的就是防火工作，因为一旦管理不慎导致起火，那对档案管理工作造成的会是毁灭性的打击。而要做好防火工作，就要通过相关部门的多方比较选择，为本区域配备最适合的消防器材，并安排专门的消防人员轮流值岗，进行消防设备的定期清洁维护与办公区域的安全维护工作，此外，也要提升干部人事档案管理人员的消防素养，使他们能够略懂消防知识，并且能够熟练掌握灭火器等消防工具的使用方法;二是要做好档案管理区域的环境维护工作，安排轮值表，让当值的工作人员对档案室、仓库、办公区域进行清洁与消毒，最大限度地保证整齐与清洁，延长纸质材料的生存寿命，也为自身工作创造一个优良舒畅的环境。
　　2.3 加强干部人事档案管理工作的信息化程度
　　干部人事档案对于干部个人来说意义重大，因为这里面记存着其所有的工作履历与奖惩情况，是其实现升迁变动的最主要依据，另外，其对于企事业单位人事管理部门的工作也有着很重大的意义。但在新时期，信息技术的发展对干部人事档案管理工作提出了许多新的挑战，而为了适应现代化要求，提升自身工作效率，必须要对干部人事档案管理工作的信息化提起充分的重视。要借助新兴的计算机网络技术，建立条理清晰、操作便捷、管理方便的信息管理系统，并加强大型数据库资源建设，争取早日实现纸质资料留底，线上资料日用的运行管理模式，提高档案材料资源的使用率和档案管理工作的工作效率，并组织干部人事档案管理工作人员切实学习新兴技术，熟练掌握操作，为以后的工作奠定坚实的基础技能。如此一来，就使干部人事档案管理工作能够紧跟时代发展的潮流，实现质量与效率上的双重飞跃。
　　3 结束语
　　干部人事档案作为干部个人的基础履历，记载着其最重要的个人情况与重大变动，对干部个人的未来发展有着至关重要的作用;此外，又因为干部人事档案是企事业选拔人才、施行升降奖罚的重要依据，因此其对企业的运行与管理也会起到重要的影响。这样重要的工作在现实运作中却不可避免地存在着。诸如管理意识淡薄、设施配备不齐全以及信息化程度不够等问题。因此，充分提高管理层与专职人员对档案管理工作重要性的认识，加大资金投入，创造更加安全、优良的档案保存与职工工作环境，全方位提升干部人事档案管理的大数据信息化水平务必要迅速提上改革进程。这些工作的实现对更好地为人事管理部门提供更加切实有效的档案信息，实现职工竞争的公正、公平，提升企事业管理能力与工作效率意义十分重大。
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