开展内部控制自我评估的程序与方法

来源:用户上传      作者: 刘新军

　　【摘要】本文分别从国家审计、内部审计、社会审计三个角度澄清了与内部控制有关的几个概念，然后从内部控制的责任者分析入手，论证内部控制的自我评估的程序和主要方法，并简要介绍内部控制的自我评估在本单位的实践。
　　【关键词】内部控制 自我评估
　　
　　内部控制自我评估，是指由内部审计人员召集负责制定与执行内部控制的组织相关管理人员对内部控制进行评价的过程。控制自我评估对内部审计而言，是内部控制审计活动中十分重要的方法，它强调内部控制不仅仅是内部审计工作的责任，也不仅仅是高级管理层应关心的问题，而应该是组织所有成员的事。
　　一、须澄清的几个概念
　　为了了解内部控制自我评估的程序与方法，我们有必要先了解不同的审计机构，对内部控制的表述有哪些不同；还有他们出于不同的审计目标，对内部控制评价（测评）的表述也不同
　　（一）内部控制
　　《审计机关内部控制测评准则》第二条是这样定义的：本准则所称内部控制，是指被审计单位为了维护资产的安全、完整，确保会计信息的真实、可靠，保证其管理或者经营活动的经济性、效率性和效果性并遵守有关法规，而制定和实施相关政策、程序和措施的过程。 内部控制由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督五个要素组成。
　　《企业内部控制基本规范》第三条是这样定义的：本规范所称内部控制，是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。
　　《独立审计具体准则第９号――内部控制与审计风险》第二条是这样定义的：本准则所称内部控制，是指被审计单位为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序，内部控制包括控制环境、会计系统和控制程序。
　　以上对内部控制的定义，虽然措词并不完全相同，但都认为它是由组织自己制定与实施的保障性过程，它包括五个要素。
　　（二）内部控制评价
　　《审计机关内部控制测评准则》第三条：内部控制测评，是指审计人员通过调查了解被审计单位内部控制的设置和运行情况，并进行相关测试，对内部控制的健全性、合理性和有效性作出评价，以确定是否依赖内部控制和实质性测试的性质、范围、时间和重点的活动。
　　《企业内部控制评价指引》第三条：内部控制评价，是指由企业董事会和管理层实施的，对企业内部控制有效性进行评价，形成评价结论，出具评价报告的过程。内部控制有效性是指企业建立与实施内部控制能够为控制目标的实现提供合理的保证。
　　《独立审计具体准则第９号――内部控制与审计风险》指出：注册会计师编制审计计划时，应当研究与评价被审计单位的内部控制。注册会计师应当对拟信赖的内部控制进行符合性测试，据以确定对实质性测试的性质、时间和范围的影响。
　　以上对内部控制的评价或测评，反映了做为外部审计的审计机关审计人员和注册会计师，与做为内部审计的内部审计人员，他们对内部控制评价的执行者、评价目的、评价方法是不同的。外部审计人员为了完成审计工作，对内部控制进行评价，以确定实质性测试的性质、范围、时间和重点；而内部审计参与的内部控制评价或评估，是组织的管理者和员工都参与的评价，是为了使组织的内部控制更加有效。
　　（三）内部控制自我评估
　　由于组织自身出于管理的需要，会定期对内部控制整体有效性进行评价、出具评价报告，并向董事会、监事会和管理层报告内部控制设计与运行环节存在的主要问题以及将要采取的整改措施。内部控制自我评估对于改进内部审计程序，强化内部审计的作用，提高内部审计人员的积极性，缩小审计范围，提高审计效率等方面都起着重要作用。
　　二、与内部控制相关的责任者
　　内部控制自我评估是由组织内对内部控制负有责任的人员来执行的，这些责任者来自组织的各个层次：管理层、董事会、内部审计、基层。单位的最高负责人对内部控制负有最终的责任，每个部门负责人在其执行内部控制的过程中均扮演着重要的角色，但财务会计部门负责人却处于枢纽地位；内部审计人员对内部控制的健全和有效性负有评估责任但对内部控制制度的建立与维持不负主要责任；董事会和监事会对内部控制制度则负有重要的监督责任。
　　1.管理层――负责建立健全内部控制并使之有效运行。
　　2.董事会――授权管理层建立健全内部控制，并监督其运行。
　　企事业单位的董事会通过选择管理层而说明其对操守、价值观的期望，并经由监督活动而确认其期望实现的状况。董事会还透过保留某些关键决策权及提供监督等，涉入内部控制。
　　董事会要想履行责任，必须了解单位的作业及环境，并在必要时，动用可能的资源调查其认为重要的问题，同时与所有员工、外部审计人员及法律顾问不受任何限制地进行沟通。
　　3.内部审计机构――对内部控制负有直接检查和提出建议的责任。内部审计是内部控制的组成部分。内部审计机构通过客观地评价管理层建立的内部控制能否有助于实现单位的控制目标，通过监督内部控制的运行是否按照设计要求进行，来帮助管理层完善内部控制。内部审计人员在控制自我评估中的责任，主要是召集、组织、协调、记录、督导。 虽然控制自我评估的主体不是内部审计人员，但内部审计人员在该过程中承担了非常重要的职责：事前的计划、召集以及准备工作；评估过程中的组织、协调、督导以及记录所有相关信息；事后整理工作底稿，提交内控自我评估报告，这些工作关系着控制自我评估的成败。
　　4.其他员工――对内部控制均负有不同程度的责任。首先，每位员工在促成内部控制产生效果方面扮演着一定的角色，或提供某些信息，或采取某些行动。其次，当营运出现问题、未遵守行为守则、违反组织单位政策或非法行为出现时，所有员工皆负有让较高管理层负责人知晓的责任。
　　三、内部控制自我评估的程序
　　控制自我评估在实务中应用一般按照以下程序进行:计划――沟通――执行――反馈。
　　内部控制自我评估的计划包括: 评估的主题和内容、采用的方法及形式、参与的对象以及内部控制自我评估的时间和地点等。
　　沟通可以采用专题讨论会的方法，由组织者制定会议议程，并在会议中执行三种职责:主持人、协调人、记录人。
　　记录人员应当将控制自我评估过程中相关管理人员对内部控制的意见、建议以及评估结论等记录于工作底稿中。控制自我评估结束后，将评估信息及时的反馈给各参与者，这样就可以延续参与者在执行 控制自我评估过程中被激发的积极性和主动性，使其能够开始对关键问题采取纠正措施。
　　四、内部控制自我评估的方法
　　内部控制自我评估主要有三种方法: 管理分析法、问卷调查法、专题讨论会法。三种方法的选择主要应依据员工素质行业特性、组织文化、管理风格等进行。
　　管理分析法是指内部审计人员就内部控制的特定方面或过程向相关管理人员收集信息，并将之与其他来源的信息一起进行综合分析的一种方法。
　　问卷调查法是指就内部控制的特定方面或过程以书面问卷的形式向组织相关管理人员收集意见的一种方法。
　　专题讨论会法要求组织文化应当具备鼓励员工坦诚进行开放式交流的氛围。如果组织中没有这样的氛围，专题讨论会由于参与者的顾虑或随大流的心态而失去广泛收集意见的意义，得出的评估结果也没有太大价值。同时，组织的管理风格也要求是注重民主意见型的，如果过于强调权威，那么这种方法也会失效。另外，专题讨论会法对参与人的素质要求是比较高的，要求要能够充分熟悉自己所在岗位的经营活动及内部控制，并具备思考、分析及表达能力。因此，在选择专题讨论会法时必须充分考虑是否具备这些条件和因素。

　　五、内部控制自我评估在我校经济责任审计中的实践
　　一直以来，我校的内部审计大多是在内部控制评审的基础上开展的，但由于高校行业特性、组织文化、管理风格、员工素质等的特殊性，内部控制自我评估的实践还处于探索阶段。
　　1.工程审计的内部控制自我评估。我校的工程审计已经做到了全程参与，全面审计，对校园扩建指挥部的内部控制制度的建立、执行、完善情况比较了解。虽然没有专门要求基建部门进行内部控制自我评估，但我处审计人员经常通过会议、面谈等方式向有关人员询问其对部门内控的看法，并加以记录，在适当的时机，将了解的情况向上级领导汇报。
　　2.干部经济责任审计的内部控制自我评估。受组织部委托，我处对任期内的中层干部进行经济责任审计，由于时间紧，任务重，为了既保证审计质量，又能节省时间，审计人员进行了分组。在计划阶段，审计人员准备采用个人述职、座谈会、举报箱等措施，其目的就是想让被审计人自己对部门内部控制情况进行自查，并向组织汇报，同时做出庄严承诺。在审计通知发出之前，还及时与被审计人充分沟通，以获得工作上的支持与配合；在发出的通知中要求其对本部门内部控制相关情况作说明；在实施审计时，通过听取述职报告、召开座谈会、个别人员访谈等形式，以了解部门内部控制情况，为进一步的实质性测试确定范围、重点。
　　从以上两类内部控制自我评估的实例，可以看出，我校的内部控制自我评估还是相应审计的前期工作，而不是学校高层意识到自我评估的重要性，只是局部的、自发的探索。
　　六、总结与展望
　　内部审计应当利用自身在内部控制上的优势,通过采用控制自我评估法,激发管理人员对内部控制的积极性和责任感,同时对内部控制进行持续监督和改进,服务于组织的内部控制建设。管理层参与控制自我评估法过程,与内部审计单位之间成为新型的“伙伴关系”，相互理解，相互支持。希望通过内部控制自我评估的实践，能使我校管理层对内部控制的重要性有所认知，能使每一位员工都认识到内部控制人人有责，最终使我校的各项管理工作都能在内部控制的保障下顺利运行。
　　
　　参考文献
　　[1]中国内部审计协会,内部审计理论与实务，中国石化出版社，2004.7,P132-158.
　　[2]中国内部审计协会.中国内部审计规范.中国时代经济出版社,2005.9，P181-191.
　　[3]潘琰.内部控制.高等教育出版社,2008.8,P78-106.
　　[4]朱荣恩.内部控制评价.中国时代经济出版社,2002.6,P85-150.
　　[5]徐政旦.中国审计出版社.1988.9,P1-125.
　　
　　作者简介：刘新军（1973-），男，河南人，审计师，任职于江苏技术师范学院，研究方向：内部审计。
　　

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