互联网+职业技术学院人事档案管理的改革

作者:未知

  摘 要 在“互联网+”的时代,档案的管理方式也迎来了巨大变化,虽然各项技术极大地解放了人力,但也给管理上带来了一些新问题,本文将以职业技术学院的人事档案管理工作为主要研究对象,对这些管理上的问题进行分析,并提出相应的改革策略。
  关键词 互联网+ 职业技术学院 人事档案管理
  中图分类号:G647 文献标识码:A
  经济的迅速发展带来了科技的进步,加速了社会信息化的进程。如今是一个信息爆炸的时代,对信息的利用和管理显得尤为重要。许多职业技术学院的档案管理也顺应了信息化的时代潮流,采用了较为先进的技术手段,但这项工作是一项系统性工作,并且较为复杂,在实际管理中还存在着许多问题。只有针对存在的问题对症下药,找出解决对策,才能够做好职业院校人事档案管理的改革工作。
  1职校人事档案管理的数字化建设趋势
  随着各类科学技术的发展,档案管理也发生了翻天覆地的变化。电子化、信息化成了如今档案管理最显著的特征,管理理念也出现了更新。目前,各学校使用较为广泛的信息化平台有超星尔雅、智慧树、百度云端等,还出现了许多大数据与云计算平台。
  通过有关数字化平台的建設,可以有效地利用学校各类资源,对档案工作进行一个及时的升级。例如,运用大数据网络和云计算平台,可以实现档案信息的快速保存与修改,还能运用电子计算的方式来对档案数据进行核对、整理,甚至可以对全校教职工的人事档案情况进行一个全方位的统计并形成报告。此外,利用移动互联网技术,还能够让全体教职工在智能手机等移动终端上随时随地查看自己的档案信息以及薪资提升、人事调度等项目的进度,方便院校对教职员工的管理。
  2“互联网+”时代职业技术学院人事档案管理改革的必要性
  在传统的档案管理方法下,档案主要以纸质形式保存,在查阅、保管时都有许多不便之处,为了保障档案的整洁完好,人事档案管理部门需要动用大量的人力物力资源进行看护,一旦遭遇突发事件,档案被损毁,将对档案所有者造成不可逆的损失。此外,传统的档案在翻阅查找时也需要耗费许多时间。但接入信息化手段后,档案不仅有纸质版本,电脑上还存储着许多备份,不易丢失、损坏,易于保存,在进行信息检索时,效率大大提高了。这都是信息化手段带给档案管理工作的重大转变。
  3互联网条件下职校进行人事档案管理存在的问题
  3.1管理软件缺少通用性
  档案管理软件的出现是信息化趋势在档案管理领域的一个具体体现,也给这一领域带来了革命式的变化。有了各种管理软件,档案管理工作变得更加方便快捷,效率显著提高,也节省了许多人力物力资源。但这些软件还是存在一些问题,目前许多职校使用的档案管理软件都是由软件管理公司自主设计的,在使用时很容易遇到不通用,不兼容的情况,这就给跨区域的档案管理和档案调动工作带来了不小的麻烦。
  3.2档案管理信息化标准不够规范
  人事档案的信息化管理本身就具有信息化属性与实际效用,而只有确立了信息化的统一标准,档案信息的真实性和安全性才能得到保障。但是,我国目前还未制定出详细而规范的档案管理信息化标准,导致各大职校在进行档案管理时会遇到标准不一,难以取舍的现象,严重干扰了人事档案管理工作的正常秩序。同时,信息化标准的不规范,还会让档案资料的安全性受到损害,真实性也受到质疑。
  3.3档案管理的保密性与安全性有待提升
  虽然与纸质的保存方式相比,电子档案具有轻便、易保存、不易损坏、节约空间等优点,但是与此相对应的,电子档案的安全性和保密性也会经受更大的考验。首先是网络安全,电子档案极易被人人为地篡改或是黑入学校系统窃取,密码等信息的泄漏也会将档案置于十分危险的境地。此外,电子档案不像纸质档案那样具有实物性质,因此一旦意外删除又没有备份,那么造成的后果不堪设想。
  3.4相关的法律法规还不够完善
  我国目前已经颁布了档案管理的有关法律,来保障档案的安全性不受侵害,但这些法律主要都是针对传统的档案管理方式来制定的,对于目前的电子档案形式还缺乏相应的法律规定,因此在进行档案管理工作时缺少合理并充分的法律依据。档案法律的滞后,对于高校的档案管理工作来说是一个比较突出的制约因素。
  4互联网时代职校人事档案管理工作的改革路径
  4.1加强软件的兼容性设计
  在职校的人事档案管理工作中,经常会遇到档案的填写、补充完善和调用事项,尤其是在进行人事调动时,档案管理部门的工作量大大增加,档案提供者也要面临庞杂的琐碎事务,以证明档案的真实性和有效性。那么这个时候就要考虑到档案管理软件的兼容问题。学校需要联系相应的软件开发公司,在设计时尽量选择能与所有系统适配的管理软件,同时也要倡导软件开发行业对档案管理软件兼容性和通用性的关注。此外,学校自身也应该加强信息化建设,对各项设备进行定期的维修,及时地更新学校档案管理部门的各种设备设施,对管理人员进行信息化培训,努力提升档案管理的信息化程度和专业水平。
  4.2统一信息化档案管理标准,规范管理
  首先,在标准的制定上,国家应该出台有关细则,对信息化大背景下人事档案管理标准进行一个详细规定,同时,给予各职业技术院校一定的自主权。因为职业技术院校是培养专门人才的院校,因而在专业资质和技能证明方面可能需要经历比普通院校更复杂的手续,因此,各职业院校应针对学校的自身特点以及师资队伍的教学现状来对本校的人事档案管理工作进行细化的规定。各职业院校可以在国家有关标准未出台前,根据各院校的实际情况来制定一个校内的档案管理办法,在全校的范围内统一执行,等待国家标准出台了,再执行国家标准。总而言之,就是要规范档案的管理工作,令管理工作有一个统一的标准进行衡量,只有这样,档案管理才不失它的严谨性和严密性。此外,由于人事档案管理人员需要经历又传统管理方式到信息化管理的方式,因此各职校要注重对人事档案管理人员在专业素养方面的提升,以规范档案管理。   4.3提高档案管理的安全性与保密性
  在高校中,档案就是教职人员第二张身份证,甚至比身份证还要更加重要,因为身份证丢失可以补办,但档案的丢失却会造成无法挽回的后果。因此,可以说,安全性和保密性就是档案的生命。各职业院校在进行人事档案管理时,需要对档案的安全密钥进行加固的防护,一旦有人侵入系统,立即启动防火墙装置,并采取应急预案;在需要调用档案时,需要有两人以上的负责人员进行签字并盖章;在编辑档案信息时,信息应自动备份。这种种举措都是在位档案的安全保驾护航。其次,由于电子档案保存于网络,因此修改、伪造过程会变得更加隐蔽、不可察觉,需要引起特别的重视。档案材料的真实性是进行档案管理工作首要完成的目标,也是最重要的目标,真实性是档案的灵魂。因此,在实际工作当中,就需要处处留意,谨防伪造、修改电子档案信息的事件出现。在接收入职材料时,校方需要对拟聘人员出示的电子档案资料进行仔细的核实。可以采取电话询问和实地考察的方式来对档案的真实性进行验证。只有这样,才能严守住档案管理的底线。档案管理人员也可以联系有关银行和街道居委会部门进行详细了解。
  除外部因素外,學校还需做好内部的档案安全建设工作,具体来说就是对档案的查阅进行严格规定,查阅档案需要辅导员或学校有关领导的签名,并且需要在其他管理人员在场的情况下进行查阅,没有特殊情况是绝对不允许擅自更改的。只有在内外两股合力的共同作用下,只有时刻绷紧档案真实性这条弦,人事档案管理工作才能真正得到质的提升。
  4.4完善相关的法律法规
  我国在档案管理方面的法律法规还是比较滞后的,落后于时代。但是,我们应当看到,法律的发展应该与时俱进。档案管理工作已经走向电子化、信息化,因此法律也应该根据社会现实作出调整,推出适用于电子化档案管理的法律条文,只有这样,才能够使各大职业院校在进行档案管理时有法可依,在档案权益受到侵害时可以拿起法律武器,捍卫学校的权益,捍卫教职员工的权益。
  5结语
  在“互联网+”的时代,许多职业技术院校在人事档案管理方面还存在许多滞后于时代发展的地方,阻碍了其人才引进和日常管理工作的开展。为了寻求自身发展,提升人事档案管理水平,各职校需要采取有关措施来一定的改革,寻求更广阔的发展空间。
  作者简介:宋方圆(1990.10-),女,汉族,河南洛阳人,三门峡职业技术学院,本科,研究方向:人事档案管理。
  参考文献
  [1] 李成.论互联网时代人事档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术,2018(31).
  [2] 叶晓琳.论互联网时代档案管理工作的创新[J].金田,2018(05).
  [3] 孙丽.互联网时代档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务,2016(20).
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14807902.htm

服务推荐