县级档案馆档案征集工作优化对策

作者:未知

  【摘要】现阶段,如何将档案征集工作做好是每一位档案工作人员应值得重视的问题。为此,笔者结合自身工作实践,就做好档案征集工作的必要性和重要性做了简要论述,详细探讨县级档案馆如何优化档案征集工作,以推动档案管理工作更好开展。
  【关键词】县级档案馆;档案征集;必要性
  档案征集是档案馆补充档案收集的重要途径,其对档案馆规模的逐步扩大以及馆藏的不断丰富极为有利,为档案资源建设奠定了坚实基础,同时也是档案馆的职能所在。唯有对档案资料进行不断征集和收集,才能够让馆藏档案变得越来越多,丰富其内容,并不断完善馆藏结构,最终使档案馆与时俱进,更好地服务于经济建设。所以,衡量档案馆基础工作、管理利用工作如何,便可看档案资料的征集工作开展得怎样。
  一、做好县级档案征集工作的必要性和重要性
  (一)进一步强化征集工作和人民群众生产生活的需求相一致。档案直接记录经济社会,使人民群众的利益得到有效维护。人民群众生产生活必需的要求就是将覆盖广大人民群众的档案资源体系给建立起来。因为受人力、物力、财力等多方面因素的影响,所以传统档案工作的收集对象均为机关或者企事业单位,方式为行政,以资料为主,一般情况下,很少关注贴近百姓生活的档案资料。所以,现阶段的重要任务就是借助档案征集对档案资源体系予以丰富和完善,并积极收集和密切關注部分价值较高的档案,包括一些保存价值较高的档案资料以及一些和国计民生有关的档案资料,进而使档案工作更好地服务于广大人民群众。
  (二)加大征集工作的力度可以更好地保护历史文化遗产。“一个城市若缺少了文化,其必然是空洞的,而没有回忆更是苍白的。”档案将一个城市的发展过程真实展现了出来,其除了是历史文化的积累外,更是文化遗产的载体,是一笔珍贵的社会财富。近年来,虽然社会快速发展,城市化进程也越来越快,但因为没有深刻认识到历史文化保护的重要性,所以导致民间街巷散落着很多历史档案,面临随时被损坏的风险。因此,迫切需要利用档案征集这一方式将其收入馆中,使历史文化得到有效保护,让其可以永久地使用。
  (三)加大征集工作的力度可以更好地形成地域特色文化档案。此处的地域文化指的是一定地域内的文化形态、社会习俗、生产生活方式等,其是经过很长一段时间所形成的,其中除了包含特定地域的历史事件、历史遗迹、历史人物等,一些自然景观、自然资源等也包括其中,这种传统文化较为特殊,其是一座城市或一个地区灵魂的象征。将这些地域特色文化档案充分挖掘出来,并妥善保管,同时进行传承与发挥作用,是县级档案馆的责任所在。
  二、县级档案馆档案征集存在的问题
  (一)对征集工作的认识不够。首先,档案工作人员尚未充分认识到征集工作的重要性,重接收、轻征集的现象十分普遍,同时因为上级档案部门在对下一级展开考核的时候,通常不会对征集工作进行考核,或工作考核的评分只占据了很少的分数,造成了征集工作重要性不强。如缙云县档案馆每年都会发出一个征集档案资料的文件或对上级部门相关征集档案资料的通知进行转发,但因为部分单位领导和社会群众不理解、不支持、不配合征集工作,导致我们的发文通常难以落到实处,效果很不理想。
  (二)档案征集的体制、机制不够完善。《档案馆通则》第10条明确指出:“档案馆要加大征集历史档案、资料的征集。省级以上档案应对专门机构进行设立或由专门人员展开征集”。就省级以下的档案则未作出规定,导致基层档案馆没有专门的征集机构甚至没有配备专门的人员对征集工作予以负责,通常都是由保管利用科对这一项工作负责。科室具有很重的任务,缺少充足的工作人员,造成征集工作的正常开展难度较大。一些档案馆尽管对征集工作网络构建了起来,但开展活动的频率很少,作用无法发挥。
  (三)缺乏健全的征集机构。县级档案馆因为受到编制的限制,所以无法设立专门的征集机构,仅安排一人负责征集工作,一旦遇到较大的任务量时,便往往无法再负责其他征集工作,对征集工作的开展造成了极大的限制。
  (四)档案馆经费欠缺,束缚了征集工作的正常开展。县级档案缺少专门用于征集工作的经费,对捐赠珍贵、重要的档案人员也只是给予了一定的精神奖励,而征集对象因为受到物质的诱惑存在“奇货可居”的心态,价格不合理,缺少必要的经费确保此项工作的顺利开展是最为棘手的问题,同时征集工作对象并未充分了解双方的权利义务、法律保障、工作程序、档案征集的目的、工作方法、保管条件、工作性质、馆藏情况等,所以很难对提出的征集号召作出积极响应。
  (五)档案管理方法落后。近年来,档案信息技术取得了快速发展,其管理水平也处于不断提高中,但因为缺乏较为发达的相关设施条件,所以协调作用便无法发挥出来。在档案征集工作中存在着十分强烈的“木桶效应”,大部分工作人员均采用先进的档案征集方法,进而致使档案管理不够规范与整齐,加之很多时候都未第一时间进行存档,因而便导致了部分档案遗失。
  (六)工作人员缺乏较高的征集水平。很多档案工作人员在进行档案征集工作时,缺乏强烈的主动管理意识,大部分职员工作程序均比较老套,征集水平需要提升的地方还有很多。
  三、做好档案征集工作的几点思考
  (一)强化宣传,增强社会档案意识。利用形式多样的宣传手段和诸多有关档案的法律法规,重点强调征集工作的重要性。使群众主动向档案馆捐赠或移交一些档案资料;并且,可以对档案馆提出要求,让其代管那些不在国家所有范围的档案资料,或向其出售。在档案的各个环节不断提高开放度,包括形成、积累、收集、管理、开放、利用等,通过各种各样的形式让档案和社会展开密切合作,使之真正和人们的社会生活相融合,在区域历史文化、公众物质、精神生活中占据重要位置。要真正把发现需求、研究和解决问题当作重点工作,对社会需求多加关注,把档案功能和社会的结合点找到。与此同时,还需要积极地把档案馆规范、专业的保管条件宣传给广大群众,让其积极密切配合征集工作,加大支持力度,使群众积极主动参与到档案征集之中,创设一个对档案征集工作有利的环境,提高公众把档案资料捐赠给档案馆的主动性,顺利开展档案征集工作。另外,还需将档案征集工作放进文化建设的大局中,利用多种形式展开宣传,如电视、网络、报纸等,积极开展档案展览与编研,使民众对档案征集的重要性有一直观感受,促进社会档案意识的提高,形成文化合力。不断将征集接收范围扩大,真正收集社会关注、需要的档案,包括各级党政机关与企事业单位在长时间的工作中所形成的载体档案,如照片、书画题词、荣誉牌匾等。鼓励各级领导与各类名人将其私人档案捐赠出来,使整个社会记忆更加丰富。   (二)完善档案征集体制、机制,为征集工作提供政策支撑。第一,进一步强化和征集相关的法律法规的建设,对档案征集予以规范,以保证征集工作的顺利开展。第二,把征集工作纳入档案馆的日常工作中,在内部将专门的机构建立起来,并由专门的人员负责,以此促进档案征集工作的顺利进行。第三,积极构建征集网络,将各个方面的社会力量纳入其中,特别是诸如艺术家、教授、民间收藏爱好者等社会各界知名人士,经常召开会议,确定征集主题,布置征集任务,从精神和物质两方面奖励对征集工作具有贡献的人员,进而充分调动起大家的积极性,充分发挥出征集网络的集体效用,使之形成合力。
  (三)加大投入,设立档案征集专项资金。档案部门是一个非常重要的文化事业机构,我们不能将其作为一项产业来看待,其是没有资金来源的。在档案征集方面若要获得充足的资金,则政府的支持必不可少,在地方财政专项资金中加入档案征集费用,尤其是要拥有一定的专项经费,以保证征集工作的顺利开展。随着市场经济的快速发展,征集工作一旦脱离了市场经济手段势必无法开展。当然,思想工作依然是档案征集的主要途径,通过耐心细致的工作可使档案资料的拥有者主动捐献出所拥有的档案资料。对档案馆来说,那些散失在社会与个人手中的檔案资料十分重要,收购势在必行。所以便需将更多的经费投入其中,在征集手段上进一步加强,如此方可使档案馆馆藏更加丰富。
  (四)建立必要的征集渠道,加强与外界的协调配合。第一,档案部门应对征集机构的正常运行予以保证,保障专职征集人员的稳定性,并立足于此将各系统、各方面人员包括其中的征集网络给建立起来,定期开展交流与座谈活动,沟通信息。第二,档案部门多到重点人物和了解情况的老同志处走访,并发挥现代化设备的作用,比如通过在网上发布信息进行多方线索的征集,将征集目标确定。第三,注意在图书、文物、历史研究等部门对反映地方情况的历史资料与图片资料进行收集。最后,进一步做好鉴定征集档案价值的工作。同时鉴定与选择征集的档案,对馆藏结构不断优化,让档案馆服务社会的实力不断增强。
  (五)采用灵活多样的征集方式,尽可能做到“应征尽征”。在对重要的档案资料进行征集时,应秉承“应征尽征”的原则,首先应说服、动员档案持有者,在将当事人思想工作做好的基础上,根据相关法律法规进行征集,使之将所拥有的档案资料无偿捐献出来。其次是针对个人手中所拥有的珍贵档案,则应在征集时施以耐心、细心、热情的服务,利用制定具体的优惠政策,引导与鼓励民间藏家将重要的档案资料出售。再次是针对一些特别正规的孤本,若原件很难征集进馆,那么就可以采取一些现代新型方式来实现征集进馆的目的,如原件复制、照片翻拍、拍摄录制等。与此同时,也可对数字化加工方式予以利用,原件归档案持有者,数字化成果与档案馆共享等模式。在征集方式上,可将档案资料的情况与持有者意愿结合起来,采取多种方式进行征集,包括接受捐赠、接受寄存、收购、代为保管、征购与接受移交等。如果有个人向档案馆进行捐赠,则档案馆有义务对其合法权益予以维护,向捐赠者颁发荣誉证书,并按照捐赠档案的价值与数量,提供一定的物质奖励给捐赠者。捐赠者享有优先利用其档案的权利,且针对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见。另外,也可试着共享馆际档案资源,以交流、复制档案资料。在以上几种方法中, 以捐赠为主,使大家把捐赠档案作为一项功德无量的社会公益工作来对待,从而支持档案征集工作的开展。
  (六)提高征集人员素质。征集工作的主体是征集人员,所以档案馆应在征集岗位上安排具有较高政治素质、较强业务能力和过硬工作作风的人员,并将相应的宣传工作做好。而征集人员也应不断提高自身素质,首先是对档案收集工作的方针、政策与法规进行熟悉,并学会灵活运用。其次是公关协调能力要强,会征集心理学。再次是具备较强的责任感与事业心,拥有默默无闻的奉献精神,作风踏实,能够积极主动参与到工作中,并这一此项工作当作自己的终身任务。最后是业务水平与文化知识要高,除了要将档案专业知识与业务技能掌握外,历史学、语言学、文学、现代科技知识等学科的知识也必不可少,以更好地识别征集的档案,促进自身鉴赏能力的提高。能够鉴别真伪,尤其是要掌握一些鉴赏常识,包括文物、古籍、书画等。最后是要具有敬业精神,应相信付出总会有收获,征集工作一定会从困境走出,获得成功。另外,一定的社交能力也必不可少,拥有公关意识。要有诚心,以诚感人。要有耐心,不能操之过急。要有信心,不能遇到困难就退缩。
  四、结语
  总之,档案征集工作是档案工作中非常重要的一个环节,作为档案馆的立馆之本,其为档案工作提供了资源保障,馆藏档案材料的价值高低与丰富程度均由其决定,诸多散落在民间的档案得到了很大的保护,同时紧随其后的其它各个环节的工作成效也受其直接影响,在实现档案工作最终目标上作用巨大。所以我们应继续采取有效措施,加强档案征集,进一步建设档案馆档案资源。
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