高校信息化建设的经济效益研究

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　　摘要：当前我国的高校信息化建设评价指标体系，主要是从社会效益、教学效益、科研效益和高校管理效益等方面进行考虑，而对经济效益往往缺乏足够的重视。这就导致了高校信息化建设资源利用率低、重复建设、财力分配不合理等问题的层出不穷。本文针对这一现象，在如何对高校信息化建设的经济效益进行合理评价方面展开讨论，为高校决策层在制定信息化战略时提供经济效益角度的参考依据。
　　关键词：高校;信息化;经济效益;成本;收益
　　中图分类号：G647-39 文献标识码：A
　　0引言
　　随着社会经济的不断发展和信息技术的飞速进步，我国高等院校信息化建设也逐渐从过去的普及阶段过渡到质量提升阶段。各级政府、各大高校乃至社会各界纷纷加大投资，将高校信息化建设打造成为“巨资工程”，随便一所高校每年投入到信息化建设事业中的经费动辄数百上千万元，若遇特殊情况，如校园网全面升级改造或“智慧校园”建设时甚至要耗费数千万乃至上亿元的经费。但这些钱在投入后从经济效益的角度是否达到了预期的成效，在花钱的过程中是否存在改进的空间等问题却少有人认真推敲。
　　针对如何评价高校教育信息化建设成就及信息化水平，国内有关学者依据《国家信息化指标构成方案》等指导性文件，参考国外诸如信息化指数法等研究成果，也展开了一些的研究和讨论，并构建了相应的评价指标体系。但现有这些评价方法和指标体系大多鲜有涉及经济效益评价方面的内容。
　　面对这些情况，要求高校在进行信息化建设时务必把经济账算清楚的呼声一浪高过一浪，本文试图在此方面做一些研究和探讨。
　　1高校的信息化项目经济效益评价的具体方法
　　1.1分类
　　首先要做的工作是对不同的高校的信息化项目根据其自身的性质和特点进行区分对待。因为并非所有的高校信息化建设项目都适合全面的从经济学的角度去进行分析和研究，如各高校的门户网站，其主要建设目的是方便高校通过互联网进行自我宣传和展示，形成网上社会影响力，很难说建设到什么地步、何种程度就足够了，在条件允许的情况下，可以说是“没有最好只有更好”。這种类型的信息化项目一般只能对其投入进行经济性分析，其产出的经济效益则很难以量化。或者说若仅从经济学的角度考量，其产出可能为零甚至是为负，但这并非高校或社会关注的关键点，故在本文中暂不予考虑。而如教务管理系统、网上教学、考试系统等项目因为建设目的和建成标准明确，成本计算也较为方便，所能带来的经济效益也可通过一定的方式进行评估，故较为适合全方位的评价其经济效益。
　　1.2成本收益分析
　　任何一个信息化项目，都可以对其成本和产出设定边界并厘清它们之间的相互关系。其中的关键是需尽可能全面地综合考虑各种因素和情况后做出科学合理的评价，比如一个高校的考试系统的成本构成，除了有显性的系统采购成本外（有时一些高校会组织校内相关专业的老师自主研发，这种情况较少，但如果是这样则更多的属于隐性成本了），还应包括其他各种隐性成本，主要是日常运维成本，包括但不限于：系统使用推广时的用户培训成本、每次考试时所需的计算机机房场所的使用成本、系统故障维护成本等。虽然一般来说，任何一个稍微复杂点的信息化项目在落地时，高校的信息化部门一般都会组织相应的上手培训，这些工作也是相关工作人员的分内之事，多做一些和少做一些似乎拿的工资都不会有什么变化、各高校都建有自己的计算机机房，用于考试系统似乎无额外开支、系统也不是一定会产生故障，而且有了故障往往也是打个电话通知公司自然有人来处理，但“世上没有免费的午餐”，每次培训其实都会消耗掉不少高校信息化部门工作人员时间和精力、每次考试其实都是对机房的损耗、不管是否真的发生故障，公司都会在签合同时把可能的成本统统考虑进去，因此这些都应计入总成本。
　　再比如在考虑高校协同办公系统建设的经济效益时，因其业务逻辑和管理流程相对复杂，一般情况下各高校信息化部门自身往往不具备开发和后续维护的实力，或即使有能力也不愿意自己做，故多采用全面外包给公司来做形式，其成本反而相对容易量化。但产出的经济效益直接评价就比较困难，这个时候可以采用比较法进行评估，就是对比高校在上协同办公系统前和上协同办公系统后，同样类型的事务办理所消耗的人力资源成本和时间成本。需要注意的是，经济效益的研究和评价并不一定总是以具体的金额作为判断依据，对于同一所学校，也可通过人力资源成本和时间效率的前后对比来量化。而这种对比更具现实意义，因为在不同高校之间很多时候是无法进行直接比较的。
　　1.3评价体系
　　在这里从项目生命周期和显性、隐性两个维度对高校信息化项目的一般性成本和收益进行细分罗列，仅供做类似研究人员参考。
　　1.3.1项目生命周期维度
　　准备阶段。一是需求调研、获取咨询服务成本。为了弄清楚到底因何原因上项目，希望达到何等效果，信息部门一般需要反复与决策层和业务部门沟通、交流、确认，才能较为准确地把握需求;在此基础上，结合高校自身实际情况对市场上现有和可能的各种解决方案进行对比研究，包括邀约厂商交流，实地探访效果和聘请专业咨询机构协助决策等多种方式，最终确定方案;二是基础设施适应性升级成本。有的项目，对基础设施有较高的要求，为了此类项目的顺利实施，需要先对基础设施进行升级改造。如建设对保密性要求较高的考试系统，就需要增加安防、监控等设施;三是组织变革成本。如在引进项目的同时引进新的管理理念、组织运行机制时就需要对组织进行适应性变革。发起变革和确保变革顺利进行以及巩固变革成果所发生的价值牺牲的总和共同构成了组织变革成本。
　　实施阶段。一是基础资源占用成本。校园网带宽，如单独购置服务器，需考虑对中心机房机位资源的占用，如使用虚拟化技术，则要考虑所占用的虚拟化服务器资源二是软、硬件二次开发成本。
　　在实施的过程中，如果发现现有的系统并不能很好的适应和满足需求或在部署实施的过程中又发现了新的问题、出现了新的情况，就可能需要对软、硬件进行升级和改造;三是培训成本。培训的形式一般分两种，一种是外请人员对组织内部人员（主要针对项目常用用户，包括系统管理员、技术支持人员等）进行培训，另一种是组织内训，由对信息项目有较好把握的人（即前述的系统管理员、技术支持人员）对其他人员进行推广性培训;四是组织内部人员实施项目人力成本。为了使用好项目，可能需要新设置一些岗位和招聘一些人员，或让部分人员增加工作量处理项目相关工作;五是获取厂商协助实施服务成本。在项目的实施过程中，有些工作本身就不适合由组织内部人员去完成，而以获取厂商协助更为有益。比如校园网日常运维过程中的光纤网络架设、办公自动化系统的复杂流程定制等。高校自有设备和自身技术实力都难以较好的完成，一般都需委托公司进行;六是管理变革成本七是经费开支的降低;八是物资消耗的减少;九是组织管理方式的转变和运行效率的提高;十是内部人员素质的提升。十一是内部人员人力成本的降低。 　　维护阶段。一是硬件损耗维护成本。在项目的持续运行过程中，为及时补充硬件设备损耗所形成的开销。它可能发生在项目运行周期的整个过程，发生时间具有较强的不确定性，但硬件更新的价格一般较好确定;二是软件升级维护成本。在项目的持续运行过程中，对软件的修修补补所形成的开销。它可能发生在项目运行周期的整个过程，发生时间具有较强的不确定性，但如果是外包，价格一般较好确定;三是组织内部人员运维项目人力成本。为了保证项目的正常运作，一般需要投入固定的人力定期或不定期的对项目进行维护。比如定期巡检、备份等工作;四是获取厂商协助运维服务成本。有的时候，对一些要求比较高的项目，或者因为其他原因，组织会选择将项目的运维工作进行全部或部分的外包，这时就会产生此项成本;五是经费开支的降低;六是物资消耗的减少;七是组织管理方式的转变和运行效率的提高;八是内部人员素质的提升;九是内部人员人力成本的降低。
　　1.3.2显性、隐性维度
　　显性成本。一是前期调研、获取咨询服务成本;二是基础设施适应性升级成本;三是硬件成本。四是软件成本;五是基础资源占用成本;六是软件二次开发成本;七是培训成本;八是获取厂商协助实施服务成本;九是软件、硬件后期维护成本;十是获取厂商协助运维服务成本。
　　隐性成本。一是前期调研、获取咨询服务成本;二是基础设施适应性升级成本;三是组织变革成本;四是基础资源占用成本;五是培训成本;六是内部人员实施项目人力成本;七是管理变革成本;八是内部人员运维项目人力成本。
　　显性收益。一是经费开支的降低;二是物资消耗的减少。
　　隐形收益。一是組织管理方式的转变和运行效率的提高;二是内部人员素质的提升;三是内部人员人力成本的降低。
　　2需要注意的一些问题
　　2.1标准和规范
　　高校信息化建设的经济效益研究要一定遵循恰当的标准和规范。主要可供参考的标准包括;国家财政部下发的《事业单位会计准则》《高等学校会计制度》等。在具体的评价过程中需要结合管理会计原理，充分考虑风险因素，最终得出项目的成本和收益具体数值。
　　2.2资金时间价值
　　信息化项目一般都具有一定的生命周期，因此，高校在进行信息化项目的建设投入时往往需要分批次进行，而这些项目上马后所产生的回报也很少有一次性的，经常是一个持续的收益过程，因此在通过经济学手段对这些信息化建设项目进行研究时，必须注意妥善地考虑资源投入的时间价值（在这里资源主要是指资金或可较为方便的进行资金折算的其他各种资源），而对于相对标准化的资金，则可采用各种主流或通用的方法：折现回收期法、净现值法（NPV）、内含报酬率法（IRR）等，来对各个不同时期的支出进行贴现计算;收益的计算也类似，需要先把收益转化折算为一定数额的资金，再根据收益发生的时间节点依相关公式或方法进行贴现计算，这样就可以将成本和收益纳入同一个标准范畴内进行研究和比较，主要适用于那些投资数额巨大、次数多，且投资间隔时间较长和收益也具有较长延续性的信息化项目，而对那些相对“短平快”、资金的时间价值不大的项目则可以简化评价。此外，除了易于明确的成本和收益外，对于一些不确定性较强的成本和收益，为了使研究的结果更加完整和科学，可以使用统计学的预测方法对各种可能性进行概率计算。比如假设某一信息系统的单次故障维护成本为一万元，而该系统在一年内发生故障的概率为10%，则可以估算出该系统的年维护成本约为1000元。
　　2.3体制机制影响
　　即使是相同或类似的信息化项目，由于不同高校管理机制上的千差万别，所以大多数情况下需要区分讨论，而不能简单地进行对比。如果一所学校的管理到位、师生的信息化素质有相对过硬，那么一个信息化程度较高的项目，放在这样的学校进行建设，就是恰当的，容易达到预期效果。但是如果相同或类似的项目是在一所人员信息化素质较低，管理水平又跟不上的学校上马，则可能会欲速而不达，甚至还会起反作用，最后钱没少花，相关人也都折腾的不轻，但是项目建成后应发挥的作用却出不来，最后不了了之。
　　另外，仟何一个信息化项目尤其是影响范围遍及全校的项目，在启动前必须要得到相关权力部门和关键领导的认同和率先垂范的大力推动才能形成后续的规范化运营。只有运营规范了，各种账才好算明白，才能算清楚。不然，再好的项目没人推，放在那里拖着耗着，出了什么问题说不清道不明，更别提对其经济效益进行研究了。所以，真正想要把高校的信息化建设的经济效益分析的透彻，必须要深度介入这些信息化项目建设的全过程，不能只作为沉默观察者，而要积极主动地影响自己所观察的对象，让其朝着科学、规范的方向发展。
　　3结束语
　　本文通过对高校信息化建设中一些典型项目案例进行投入产出的经济分析，试图归纳出一套较为合理、规范的参考标准和评价思路，来帮助高校决策层在信息化建设过程中更科学、更长远地规划资金，更经济地优化调整信息化发展策略。本文探讨了高校信息化建设中相对容易从经济的角度进行量化研究的项目，而对那些目前量化起来尚有困难的项目暂时规避，待将来相关理论、实践条件逐渐成熟后，再展开对应的后续研究。争取到相关部门和人员的支持、研究者的正确干预和相关工作的外包均有助于更为科学、准确地对高校的信息化建设项目进行经济效益评价，可以作为后续相关研究工作的重点思考方向。
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