浅议企业内部控制中ERP系统的应用

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　　摘 要 新时代信息技术的迅猛发展，互联网、大数据和人工智能技术的不断创新与应用，使得企业面临着巨大的机遇与挑战，内部控制在企业经营发展中的作用愈发重要。在不同的企业经营环境下，作为信息系统管理工具的ERP系统，在企业内控中得到了广泛运用，实现了企业经营管理的信息化，极大地提高了企业的运营效率，增强了竞争能力。本文分析企业ERP系统与企业内部管理的内在联系，阐述ERP系统在企业内控中的具体应用，明确ERP系统的实施给企业内部控制带来的诸多便利;同时也指出企业内部管理中存在的一系列不足，并提出相应的改进措施，从而为企业发展获取更多经济效益。
　　关键词 企业内部控制 ERP系统 应用
　　ERP系统最早是由美国计算机技术咨询和评估集团Gartner Group Inc于1990年提出的，也叫作企业资源计划（Enterprise Resource Planning）。随着时代的发展，ERP系统已经成为了企业信息化的核心，是一个整合集成企业各项资源，为企业决策提供参考的信息管理工具和先进思想。它通过对企业所拥有的人力、财务、物料、客户、信息、时间和空间等综合资源进行优化平衡和有机管理，让企业更加高效地运行发展，促进企业经济效益提升。
　　企业内部控制是企业为保证经营管理工作正常有序、有效合法地落实，采取对财务、人力、资产、工作流程实行全方位监管的一系列工作。内部控制的5个要素包括：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。
　　一、企业ERP系统与内部控制的关系
　　（一）目标导向一致
　　ERP系统的目标是合理配置资源，规划与整合信息，通过增强企业的核心竞争力，从而取得最好的经济效益。企业的内部控制目标是促进遵循国家法律法规、促进维护资产安全、提高信息报告质量、提高经营效率、实现发展战略。可见，ERP系统与企业内控目标都是为了合理有效地管理企业现有资源，实现企业利润的最大化。
　　（二）企业内部控制管理是ERP系统的重要构成部分
　　ERP系统主要有4个模块：财务模块、生产控制管理模块、物流管理、人力资源管理模块。企业的内部控制管理涉及ERP系统的财务模块，奠定了ERP系统的财务管理基础，是ERP系统的重要构成部分，在企业的经营管理过程中发挥着举足轻重的作用。
　　（三）ERP系统与企业内控相互作用
　　内部控制借助ERP系统，实现了企业内控的有效实施，改善了内部控制活动，提升了企业的风险防范水平和管理能力。企业的内部控制管理为ERP系统提供了有利的内在条件，使得ERP系统更加现代化。
　　总之，企业的内部控制与ERP系统有着密不可分的内在联系。ERP系统的支持有助于内控的进一步完善，同时，内控的实施能让ERP系统更加成熟，两者相互作用，相辅相成。
　　二、ERP系统在企业内部控制中的具体应用
　　（一）财务数据和业务数据的信息共享
　　运用ERP系统，可以同时采集财务数据和业务数据，在企业各部门之间做到信息的共享，将局部封闭的信息进行高效畅通连接。财务和业务得到有效的融合，有助于管理层快速对市场需求作出判断，能为企業决策者提供比较全面、准确的数据支持，有利于创造更多的经济价值。对于生产企业来说，市场行情有淡季也有旺季，企业以前只能依靠管理层的经验判断来决定库存保有量，容易造成库存积压或供不应求。通过ERP系统实现信息共享后，可以依靠系统自动生成准确的物料需求计划，做到接单准时，同时最大限度地消除库存，可以极大地减少对库存资金的占用。
　　（二）工作流程的规范优化
　　ERP系统能根据企业内部控制管理的相关要求，规范企业的工作流程，减少人为因素的干扰。在现有业务流程的基础上简化各部门职能，减少不必要的重复性工作，优化改进业务环节，实现精细化管理。传统管理模式下，流程边界线不清，过于复杂，审批冗余烦琐，耗时费力，使用ERP系统能够加速信息的处理过程，流程处理更加迅速快捷。ERP系统能增强流程的规范性及流畅性，使得企业运营效率更为高效，满足企业可持续发展的要求。
　　（三）资源的管控整合
　　ERP系统把企业管理的各项资源进行全面整合，合理配置企业资金、采购、生产、销售等环节的资源，实现最佳资源组合，发挥企业的资源优势，降低运营成本，取得最佳效益。生产企业有时会碰到需要紧急处理生产订单的情况，工人们加班加点赶制产品时，若碰到个别物料短缺，就会出现加班空等的现象，浪费了人力资源，也增加了生产成本。ERP系统能集成和管控企业各个环节的资源，设计出最有效的生产流程，减少个别物料不足造成的资源暂时闲置，提高了生产效率，降低了成本，把有限的资源实现了经济效益的最大化。
　　（四）管理权限的分级控制
　　ERP系统可以通过系统的设置，给企业各个层级赋予相应的权限，权责清晰划分，做到逐级上报审批。在一定程度上可以杜绝企业某些管理人员越权干涉，或是避免某些部门因权限不足而无法有效管控，造成企业利益受损。权限的分级管控，能够提高监管效率，做到有效制衡。在ERP系统中，要根据企业的经营管理情况，给予使用者不同的操作权限，做到责任明确。比如在ERP系统维护客户信用额度数据的人员，不能同时负责销售订单的创建和维护;在ERP系统中进行发票校验的人员，不能同时操作系统收货过账。
　　三、ERP系统环境下企业内控的不足
　　（一）信息不安全风险加大
　　由于互联网的普及，ERP系统容易受到内外部环境的影响，计算机病毒入侵、黑客的恶意攻击、安全漏洞利用、恶意程序开发、不法分子的非法访问等风险，导致信息不安全风险加大。存储在ERP系统上的数据，极易被破坏、泄露或恶意篡改，给信息安全带来威胁，这将给企业带来巨大的损失。
　　（二）数据信息失真风险 　　在ERP系统中，录入信息后，各个部门每个环节的信息彼此是共享的。这就意味着倘若有一次数据录入错误，后续的运算数据处理就会有偏差，从而造成错误的处理结果，就像多米诺骨牌一样，牵一发而动全身，会产生一系列不良的连锁反应。倘若不能得到及时纠正，失真的数据就会给企业带来不可估量的严重后果，影响企业的正常运营。例如，有些企业对员工的ERP培训仅仅是一些基本的操作技能，员工对ERP系统了解得不够，缺乏专业的ERP系统知识，在使用过程中不能及时发现错误并加以更正，导致问题频频发生，从而影响企业的整体运营。
　　（三）缺乏内外部的有效监督
　　企业内控需要依靠ERP系统，而运行ERP系统时程序和信息缺乏内外部系统化的有效监督。大部分企业没有一套针对ERP系统的管理和评价机制，不能真实地反映企业的内控现状，无法及时发现企业运营中的问题。此外，有些企业内审时不够独立公正，不能客观准确地反映评价内部控制活动，也没有外部专业机构进行监管，缺乏科学有效的约束。
　　（四）内控制度的不完善
　　企业内部控制是构建ERP系统财务模块的重要基础，有部分企业没有随着实际情况的变化而及时更新调整内控制度，致使无法满足ERP系统环境下内部控制管理的需要。有些企业没有充分做到事前控制和事中控制，而只是侧重于事后控制，没有完善的内控管理体系，直接影响了企业的运营效率和质量。
　　（五）自身内控意识的淡薄
　　虽然现在有越来越多的人认识到了内控的重要性，但仍有部分企业管理层内控认知淡薄，没有风险防范意识。而且ERP系统需要投入大量的资金，推广ERP系统的过程困难重重。同时，有些企业为了节约资金，即使发现了风险，也不愿意花费精力和财力借助ERP系统去改善和防范，给企业今后的发展带来了一定的阻碍。
　　四、基于ERP系统完善企业内控的对策
　　（一）确保信息系统安全
　　首先，保障信息系统在硬件方面的安全，设立技术规范化的机房，及时做好服务器和系统的数据备份存储。其次，在软件方面，安装防火墙、杀毒软件定期进行检查，注重病毒防护工作。最后，公司颁布信息安全规范制度，例如，设置企业员工的访问权限，禁止企业员工打开未知的链接，禁止企业员工在公司电脑上使用移动存储介质，要求企业员工定期修改密码，最大限度地保护企业信息系统的安全稳定，确保ERP系统的正常运行。
　　（二）提高ERP操作人员的业务素质
　　企业ERP操作人员的专业技能和综合素质直接影响ERP数据的准确性，因此，企业必须对相关人员进行培训，提高ERP岗位使用者的职业水平。企业可以通过聘请ERP专家定期开展形式丰富多样的培训，不仅可以让ERP系统使用人员标准规范化操作，而且可以了解ERP系统的新技术和新观念;根据ERP系统的使用情况，如在使用过程中产生的新问题，不定期地组织员工进行学习，实现知识的更新拓展。同時在企业中成立ERP系统维护和实施的专业部门，保证ERP系统的顺利运行和二次开发，满足企业管理的需求。
　　（三）建立内外部的审计监督体系
　　企业应建立科学规范的内部审计制度，定期对内部控制活动进行审计，保证审计的独立、客观、公正，抓住内控的漏洞和不足，并进行监督和改正，确保内控工作的合理、科学。同时，可以借助外部审计机构，对ERP系统运行条件下的内控情况发表专业的评估结论，修正缺陷，有助于不断完善内控系统，切实保障企业的稳定持续发展。
　　（四）完善内控制度和设置奖惩机制
　　简化和改进企业内控业务流程，梳理和优化控制节点。同时，随着内控环境的改变，相应调整企业内控制度，架构完善的ERP系统管理体系，做到ERP系统与企业运营发展的有效结合，实现企业内部控制活动的整体管控。明确企业员工的岗位职责和权限分配，实施不相容职务相分离，不相容岗位相制约、逐级授权审批制度，使得企业各个岗位之间既彼此关联又相互监督，形成科学的制衡机制，有效落实内部控制管理工作。此外，企业还可以设置奖惩机制，使得企业员工严格遵循内控制度，保证内控制度的执行力度，提高企业的整体发展水平。
　　（五）加强内控重要性的认识
　　企业管理层需要转变观念，提高自身的综合素养，意识到内控的实施有助于企业提升内部运行效率和质量，自上而下地普及内控的重要性，大力引导和支持。只有全体员工开始高度重视内控，共同参与，才能保证ERP系统环境下内控的有效实施，从而增强企业的市场竞争力。
　　五、结语
　　ERP系统在企业内控的应用，能够提高企业的内部经济管理水平，实现企业价值的最大化。因此，实施ERP系统是时代发展的需要，在给企业带来便利的同时，也带来了不少挑战。企业需要增强ERP应用和适应能力，培养专业人才，加强内外部监督，不断优化完善ERP 系统环境下的内控机制，重视内部控制的作用;从而推动企业更有效地运用ERP系统，使得企业内部管理水平和风险防范能力得以提升，有助于企业核心竞争力的发展，实现企业价值的最大化。
　　参考文献
　　[1] 冯玉洁. ERP系统环境下企业内部控制研究[J].现代商业，2019（11）：144-145.
　　[2] 陈志. ERP系统助力加强企业内控管理探究[J].财经界，2019（11）：63-64.
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