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ERP环境下中小企业内部控制建设问题研究

作者:未知

  [摘要]为满足竞争日益激烈的国内国际市场和自身业务不断发展的需要,我国中小企业进行信息化建设的愿望十分迫切,因此,应用当今国际上先进的企业管理模式ERP来提高管理水平和生产力水平成为众多中小企业的战略决策。本文首先通过对ERP环境下中小企业内部控制建设的相关背景进行分析,再根据ERP环境下中小企业内部控制建设存在的一系列问题,提出相应的解决对策,希望借此能帮助我国中小企业进一步提升市场竞争力。
  [关键词]ERP 中小企业 内部控制
  一、ERP环境下中小企业内部控制建设的背景
  (一)ERP在中小企业的发展应用
  企业资源计划简称ERP,是由美国Gartner Group Inc.咨询公司首先提出的。它融合了一些生产特色,面对全球市场这个大环境,包含了所有的支持和主导能力,可以非常灵巧的展开工作,及时的反馈市场信息。在市场经济环境下,通过多年实践科学的管理理念、管理思想和管理方法的综合,这个概念由最初的资源管理系统的定义,逐渐演变成为一种管理模式。现在,ERP作为一种必要的现代化信息手段,在管理企业内部事务流程、疏导管理层之间的阻碍、加快信息有效融合、数据收集与数据整合等方面发挥了非常重要的作用。
  (二)ERP系统对中小企业内部控制的影响
  企业资源计划(ERP)是内部控制建设的主要工具。在实施ERP前,企业需要将相关业务流程进行重新改造,并将改造后的流程作为第一标准。所以在流程再造的过程中,也要把其它有关内部控制的要求加以考慮,最终这些要求会成为企业组织遵守的共同标准。相对于内部控制体系来说,ERP仅仅是自控控制及信息沟通的一个重要部分,因此企业如果想降低或规避经营管理中的风险,仍然需要建立一个完善的内部控制体系。而且在使企业内部系统与ERP系统重新组合之后,还需要对其进行不断的调整和测试,最后根据测试结果分析和整理数据,这样才可以帮助企业改善内部控制,让管理者明确内部控制的作用并且作出准确的判断。
  二、ERP环境下中小企业内部控制建设存在的问题
  (一)控制环境不佳
  在我国,大多中小企业的内部控制环境与企业ERP系统自身要求不能很好地匹配。ERP系统是依据现代化企业管理思想进行运作的,那么如果我国中小企业没有一个比较完善的治理结构的话,势必会与传统管理思维模式产生碰撞,从而使ERP不能发挥其正常作用,内部控制可能也会因此失效。此外,ERP系统的有效执行需要高素质的管理层及员工得以进行实施,而我国中小企业正处于人才匮乏的情况,加之管理层方面对ERP系统没有进行一个深入的了解,使得ERP系统不能很好的进行操作运转,进一步影响了中小企业内部控制的建设。
  (二)风险评估问题
  风险评估是指通过识别中小企业面临的各种风险以及风险所可能带来的负面影响,确定其承受风险的能力,并提出相应的解决对策,使中小企业能稳定发展。而在实际实施ERP系统时,大多数中小企业只看重风险评估结果,而不去研究如何将结果融入到ERP系统中,使其对内部控制做一些相应的调整,这就使得中小企业不能及时体现其面临的很多风险要素,尽管拥有ERP系统,也没能使其发挥作用,进而使中小企业面临很大的风险。
  (三)信息沟通不顺畅
  我国中小企业在ERP实施的具体过程中,并没能让企业内部控制与ERP完全融合,导致ERP无法发挥出信息交流与沟通的引导的作用,从而使ERP系统的一些功能发挥不出来,不单如此,有的企业还反映在企业组织庞大、层次多、情况复杂时,ERP系统并没有起到引导作用,而且还耽搁了信息的传递,导致发生变化信息不能及时处理。而且一些企业使用的确实是ERP系统,但是ERP系统的作用仅仅只是用于财务,使得财务部与其它没有应用ERP的部门沟通形成阻碍,成为了企业的重大隐患。
  三、利用ERP系统完善中小企业内部控制对策
  (一)利用ERP系统实现全过程内部控制
  内部控制是ERP和日常交易事项的保障,因此,我们必须加强ERP各个阶段的控制。首先必须做好内部控制建设体系,如会计电算化下的内部会计规范、独立审计准则规范下的内部控制测试等立法。其次是在提高信息质量、保证资金安全、保障制度执行、降低风险和成本、提高效率等前提下,充分利用ERP系统在内部控制各阶段控制的作用,以达到全过程控制的目的。
  (二)动态评估ERP系统风险
  内部控制系统并不是一成不变的,它会随着企业管理的变化而变化,因此需要动态评估ERP系统的风险。虽然目前我国很多中小企业内部制定了一些防范风险的方式,但大多都是人为控制的,还需要进一步完善和建立ERP系统的预警机制,从而充分发挥ERP系统的数据仓库作用,使ERP系统能够更好的预测未来的发展形势,运用智能化的方式来发掘或规避风险,从而实现风险评估智能化,以有效防范各种风险。
  (三)进一步完善信息沟通
  在ERP环境下,中小企业各业务的处理速度都有了明显的提升,加速了信息在中小企业各部门间的流通,使得内部控制的效率有了一个很大的提高。中小企业可以通过ERP系统实现网络沟通连接各个职能部门,对各种业务进行一体化处理。这样一来,可以更方便企业管理者及时获取所需的信息,并为上下级沟通搭建了良好的沟通桥梁,由此减少了因信息延迟而使企业造成的损失,并在一定程度上提高了企业的经济效益。
  四、结论
  ERP不仅是一种管理技术,更是一套管理思想,中小企业通过实施ERP,以及灵活的机制、贴近市场的产品技术研发,就可以用较低的成本享用技术创新、现代信息和现代物流服务。但是,通过对ERP环境下中小企业内部控制建设的背景进行分析,我们可以发现在ERP环境下中小企业内部控制建设仍存在很多包括控制环境不佳、风险意识不强、信息沟通不顺畅等一系列问题,本文由此提出了利用ERP系统实现全过程内部控制、动态评估ERP系统风险、完善信息沟通等三方面的对策建议,希望借此能够尽快改变中小企业落后的企业管理模式,带动企业管理现代化,实现企业管理水平和生产力水平的跨越式发展,进而推动我国中小企业国际化进程。
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