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ERP环境下采购与付款的内部控制

作者:未知

  摘要:ERP系统可以为企业提供完善的信息化管理平台,可是,其给企业内部控制工作的开展也带来了一定得挑战,在ERP环境下创建与其相适应的内部控制制度,是现代企业发展过程中需要重点解决的一大问题。接下来,本论文围绕ERP环境下采购与付款的内部控制进行分析,望能够对企业的未来发展提供可参考性的建议。
  关键词:内部控制;ERP系统;采购;付款
  中图分类号:F274
  文献识别码:A
  文章编号:1001-828X(2019)010-0207-02
  目前ERP模式早已演变成企业提高运行效率的一种有效方式,是增强企业整体竞争实力的有效手段,在此过程当中,亦成为现代大型企业管理中不可或缺的工具。应具备的控制方法与措施程序化、业务处理自动化、信息存储数据化等特点,ERP系统在具体实施的过程当中也有可能会浅存一定的运行风险,带来全新的业务控制风险点和内部控制盲区。在传统的环境下采购与付款的内部控制手段和方法早已无法适应现代环境的发展需求,在新信息时代,制定科学合理的企业内部控制制度一定要与企业内部信息系统密切地联系在一起,为此,我们需明确具体的业务流程,重新梳理与完善企业采购与付款内部控制制度,从而更好地应对ERP系统实施所带来的业务控制风险,促使企业内部管理效率及管理成效得到进一步地提升,在预定时间内顺利完成企业的业务目标。
  一、ERP环境下的内部控制风险
  对于企业内部控制的构成严肃而言ERP系统带来了非常显著的影响,其在一定程度上使得企业经营效率得到了明显地提高,并且增强了企业内部控制的最终成效,可是,也带来了一些新的风险。
  1.业务流程改变带来的风险
  固有的业务流程因部门分割的一些原因在实际运行上存在很大的问题,并未进行合理化的改进便开始进行ERP的实施,这会让ERP停留在外在的形式上,其作用根本得不到真正意义上的有效发挥。ERP的实施一定要与企业的业务流程密切地联系在一起,这样才能够促使ERP的相关功能最大限度上的发挥出来,让企业各项业务高效顺利地完成。
  2.数据管理的风险
  与以往传统环境的封闭集中截然不同,开放性、信息分散性、共享性是ERP系统所呈现出的显著特征,为此,以往的风险控制方法早已与现代的新技术要求完全不相适应。系统使用人不能非常直观的看到数据的具体处理情况,这样就会使得数据的安全风险系数增高,对此,企业可采取有效的控制手段,认真做好数据管理和相关数据的备份工作,安排专业人员做好系统与信息的日常维护。与此同时,ERP环境下的信息传输与传统环境下的纸质媒介对比来看,ERP系统中数据的存储在一定程度上根本无法辨别哪个是正本、哪个是副本,所以,极有可能会导致权责不明确的情况出现,并且会计信息缺乏一定的法律效力,这些改变都会受到企业传统内部控制制度的质疑,对企业内部控制的发展造成阻碍。
  3.系统维护风险
  在ERP系统当中,软件维护工作发挥着至关重要的作用,在企业动态变化的内外部环境当中,企业需求伴随着企业发展的需要需进步不断地更新,信息技术也得到了突飞猛进地发展,为此,在日常运行过程当中,ERP系统面临着对应用程序维护与修改的一系列问题,但假若软件维护工作未做好,则势必会影响到整个系统的使用成效,而且也会影响到使用者的信心,在此过程当中很有可能会缩短ERP的生命周期,影响最终企业的增产增效。
  4.人力资源的风险
  ERP是科学管理流程的数字化表达。可是,企业员工对于ERP系统的认知依然停留在非常浅显的层面上,系统中许多统计分析功能和监控机制一直以来没有得到充分地利用,为此,在企业大范围推动ERP系统的过程当中,一定要定期开展员工的系统性培训,以避免人力资源风险的发生。
  二、ERP环境下采购与付款环节的内部控制优势
  对于传统环境下的企业内部控制的薄弱环节,ERP系统的引入在极大程度上对于人工控制的缺陷进行了很好地补充,这具体体现在以下几个方面。
  1.控制效率的提高
  在传统的环境当中,企业各部门间的信息是不流通的,海量的信息数据以不同的方式储存在各个部门当中,往往会造成信息精准性较差或信息失真的问题出现。ERP系统在运用能够帮助企业实现信息化管理,也就是将企业的全部信息存储在同一个数据库当中,在业务流转各环节所需的信息只需要在业务过程中进行一次性输入即可,无需像以前一样进行反复多次的输入,从而促使数据的不一致性大大降低,使得数据的精准度得到了明显的提高。譬如:采购管理是将采购订单作为核心,从而实现各部门间的信息及时性共享。当采购任务正式下达后可在采购订单中直接呈现出来,同时通过采购订单来完整的登记好采购的相关内容。一旦采购订到审批下来,则代表着整个采購任务早已明确化,在这种情况下各部门都可以看到详细的采购订单,ERP系统能够提供多种查询方式,可根据采购订单的编码、供应商号、采购员代码等都可以跟踪采购合同的执行情况。
  2.避免主观人为因素的影响
  利用ERP软件系统把业务流程通过系统固化进行有效地控制与实施,为此,可克服人为因素带来的影响,严格按照具体流程来做事。因ERP系统的基本功能在于将企业的所有业务涉及到的资源进行有效的统一整合,明确每一个在企业内部控制中所承担的重要职责以及所拥有的权限,这样才能够促使各项业务流程能够顺利快速的进行,从而为企业内部控制的进一步优化提供强有力的手段,确保企业内部控制工作的有序进行。
  3.业务流程规范化管理
  第一,供应商的筛选。ERP环境下采购与付款的内部控制工作的开展可促使企业按照供应商的选择来进行招标,从而将优质的供应商来作为本企业的合作伙伴,同时将有关信息录入到ERP系统当中,各类物料供应商是一定要经过认证的,建立供应商主文件企业任何个人、部门都不可随意进行供应商的添加,向没有建立主文件的供应商进行采购,系统是拒绝执行的。这会在一定程度上使得整个采购过程公开化、透明化,很好地避免了徇私舞弊的行为发生,促使企业的采购成本大大降低。第二,付款流程的优化。付款前期,ERP系统会自动进行对比与分析,譬如:采购物料的性能、合格数量、交货日期等与采购单是否一致。只有这几方面完全相符才能够开展下一道付款程序,严禁不合格资金流出现象的出现。三、构建ERP环境下企业采购与付款的内部控制体系的相关结论   在社会不断发展的今天,ERP被越来越多企业所运用,其不仅具有传统会计系统的业务功能,并且还能够把企业生产管理系统、采购管理系统等核心业务有效地联系在一起,从而实现企业内部资源信息的及时共享。除此之外,ERP环境下会计信息系统能够在一定程度上使得生产预测、生产规划、资金预算管理、成本控制以及绩效评价等多种辅助性会计功能得以顺利实现,可对传统会计业务的处理方式进行根本性的改变,使得会计电算化管理效率得到显著性的提高,可是,在这一过程当中,ERP环境对企业内部控制提出了更高的标准与要求,为此,ERP环境下做好企业采购与付款内部控制工作是至关重要的。
  ERP作为企业经营与企业管理的一项工具,是现代化企业信息管理系统的一大重要构成部分,其能够把企业管理要求加以固定化,可是并无法创造良好的企业内部控制体系。从企业内部控制体系角度进行分析:ERP环境是企业开展自控与信息交流的有效组成部分,为此,企业要综合ERP环境下内部控制的特殊性,在采购与付款的内部控制方面进行不断地创新,充分考虑其有可能会出现的风险性因素,不断提高企业内部控制管理水平,这样才能够推动企业实现最大化的社会经济效益。
  企业在ERP环境下开展的采购与付款内部控制能够不断地强化内部控制体系控制成效,重点是需要责任落实到个人,为此,需要培养掌握先进计算机技术、善于进行系统性分析、并且了解企业运营管理的综合型人才,唯有如此才能够促使ERP环境下达到最佳的企业内部控制效果,使得企业运营成本得到不断地减少,企业管理水平得到进一步提高,增强了企业的整体竞争实力。
  四、结语
  现代企业采购与付款内部控制中ERP系统的运用在一定程度上促使企业的内部控制和传统环境对比发生了明显的改变。唯有以正确地方式应对ERP实施过程中存在的风险,在ERP环境下制定与企业发展相吻合的采购与付款内部控制制度,便能够促使ERP系统的作用最大限度地发挥出来,从而为企业发展创造出最大化的社会经济效益。
  参考文献:
  [1]王勇.论ERP环境下采购与付款的内部控制[J].中国总会计师,2016(2):100-101.
  [2]赵静.ERP环境下采购与付款环节的内部控制[J].财经界:学術版,2013(18):80+82.
  [3]王巧云,张建华.ERP环境下采购与付款的内部控制[J].河北建筑科技学院学报:社科版,2006(4):14+17.
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