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ERP环境下的生物医药企业销售内部控制研究

作者:未知

  摘要:随着市场经济的不断发展,企业间的竞争在不断加剧,生物医药企业同样面临着较大的竞争压力。销售在生物医药企业经营与发展中占据着至关重要的位置,其不仅影响着企业的经济效益,同时还在一定程度上影响着企业的发展。因此,生物医药企业若想更好的在激烈的市场竞争中生存与发展,就需要在ERP环境下,加强销售内部控制,以此充分发挥销售内部控制的重要作用。本文针对ERP环境下生物医药企业销售业务流程和对销售内部控制的影响进行了分析,并提出EkP环境下生物医药企业销售内部控制的有效措施,希望有助于生物医药企业的长远发展。
  关键词:ERP环境;生物医药企业;销售;内部控制
  中图分类号:F270.7;F275 文献标识码:A
  近些年,在我国政府相关政策扶持下,医药行业充分利用自身拥有的先进资源设备和技术,在市场需求不断扩大的推动下,得以蓬勃发展,并且发展前景十分广阔。而ERP环境下的销售内部控制的实施,转变了以往较为粗放的管理模式,形成了对销售的精细化管理和控制,这对生物医药企业来说,不仅可以避免虚假会计信息的出现,同时还有助于为企业决策者提供有效的依据,从而实现企业效益的提高,进而促进企业的可持续性发展。
  1ENP概述
  ERP为企业资源计划,随着ERP的不断发展与进步,目前ERP所涉及的内容不仅包括财务、订购、销售等方面,同时还包括产品质量管理、销售业务管理以及各种软件的应用等方面。对于企业管理来说,内部控制的完善和有效实施与企业的生存和发展具有直接的关系。而销售是企业盈利的关键环节,因此在ERP环境下,加强对销售的内部控制,有助于降低风险的发生,从而促进企业的高效发展。由此可见,ERP对生物医药企业销售内部控制的实施有非常重要的现实意义。
  2ENP环境下销售业务的处理程序
  在ERP环境下,大部分生物医药企业销售业务的处理程序主要包括,第一,企业在接收到客户提交的订单申请时,应该及时结合客户对产品的要求创建销售订单。第二,销售部门结合企业销售政策对销售订单进行严格的审核,并签订销售合同,以此明确生物医药企业和客户各自的权利和义务,一旦签订合同,双方必须严格按照销售合同中的条款承担各自的责任并履行各自的义务。第三,为了确保达成交易后生物医药企业及时收回货款,降低坏账风险,生物医药企业应该对客户的信用进行严格的审核,以此保障企业的经济利益。第四,在销售合同草案通过审批后,销售工作人员应该与客户进行具体交易细节的商定,并完成正式销售合同的签订,从而确定双方的合作关系。这时,企业销售工作人员应该及时将销售订单录入ERP系统中,并生成具体的发货单。第五,企业仓储部门接收到发货单后,应该依照发货单的要求,通过ERP系统生成出货单,货物安排就绪后,对发货单中的产品名称、规格、数量、批号等信息进行严格的核对,审核无误后进行发货,并在ERP系统中对该销售业务的发货单进行勾对。第六,在确认发货出库单准确无误后,在ERP系统中开具虚拟发票,并根据虚拟发票进行过账。第七,在ERP系统有预售账款收款、应收账款和直接收款三种收款方式,生物医药企业最常运用的就是应收账款收款方式,因此应该加强对应收账款的管理,在企业收到货款后,应该及时将收款单录入ERP系统,以此及时体现出企业应收账款金额的变化。第八,一旦企业销售的产品出现任何质量问题时,通常会被客户退回。在开展销售退回业务时,首先应该对退回的商品进行检查和审批,随后验收退回货物并入库,最后冲销应收账款。第九,对于无法收回的应收账款,企业应该确定其为坏账,并由会计工作人员对坏账进行核销。
  3ERP环境下销售各环节的内部控制
  3.1 ERP环境下订货环节的内部控制
  ERP环境下,生物医药企业销售业务订货环节内部控制的实施是通过产品的销售过程中的管理功能实现的。订货单是整体销售业务账目数据的重要原始依据。因此,在对订货环节进行内部控制的过程中,应该有效的管理订货单中的各类分项。这也是企业销售业务内部控制的基本环节。首先,在ERP系统中完善销售业务订货环节相关授权程序。其次,建立客户诚信档案,严格审查客户的信用等级和额度。最后,通过ERP系统,对销售业务相关单据实施严格、周密的审核。
  3.2ERP环境下发货环节的内部控制
  ERP环境下对企业发货环节实施内部控制的主要目的在于防止相关工作人员自行发货。具体做法包括,首先,相关工作人员依照ERP系统自动生产的订单进行出货,并对出货单进行仔细的核对,确定其是否符合企业出货程序。其次,在企业主管确定出货单后,利用ERP系统开具虚拟发票。相关会计工作人员应该制定与之相对应的报表。最后,会计工作人员将记账单、销售发票等进行有机的结合,以此控制好企业销售业务的公允性。
  3.3ERP环境下应收账款回收环节的内部控制
  ERP环境下,生物医药企业在实施应收账款回收环节内部控制的过程中,首先应该对ERP系统中的账目回收款项的实际情况进行实时核对,在确定应收账款的回收时间是否在客户的信用期间内,针对已经收回的应收账款应该及时的进行销账处理。其次,针对特殊类型的销售业务,企业工作人员应该在ERP系统找那个设置提醒系统,以此及时的了解客户货款的支付情况。最后,对在规定期限内收回的应收账款,应该在ERP系统中对其进行诚信评估,并在客户的信用档案中进行详细的记录。
  4ERP对企业销售内部控制的影响
  4.1改善了销售内部控制的环境
  在ERP环境下,生物醫药企业实现了无纸化办公,工作人员可以在ERP系统中高效的完成销售订单、产品生产、材料采购计划等制定,大大提高了数据信息传递的速度和数量。ERP的程序化管理内涵,不仅有利于企业有效的掌握和控制资料,同时还有助于企业管理阶层做出更好的销售内部控制决策。
  4.2提高了销售内部控制质量   ERP系统在生物医药企业原有组织架构的基础上,整合了各个阶层工作人员的岗位职责,以此全面的管理和控制企业内部权责体系,并对各个岗位在ERP系统中使用的功能和信息权限进行合理的设置,从而确保企业管理层的各项决策都能够得以有效的执行。ERP系统在具体设置各阶层工作人员的权限后,工作人员需要通过授权才可以执行相关业务。在ERP环境下,各阶层权限的划分应该遵循不相容岗位相分离的基本原则,应收账款、应付账款、明细账、总分类账均由ERP系统自动生成,以此实现销售内部控制质量的提高。
  4.3为信息和沟通提供了便利
  随着生物医药企业销售业务活动的变化,ERP系统中的相关数据信息也随之发生改变,这就需要及时、有效的传递数据信息,以此为企业管理层及时了解现阶段销售业务的数学信息提供一定的便利,并结合这些财务数据信息深入的分析企业经营中存在的问题。通过ERP系统,可以较好的将财务工作人员与企业管理阶层紧密的联系在一起,管理层的决策可以更加准确、便捷的传递给具体执行工作人员,并且管理层可以随时对销售业务的数据以及内部控制信息进行查询,以此对执行工作人员实际完成任务情况和效果进行及时的掌握,从而在一定程度上提高企业销售内部控制效率和效果。由此可见,ERP系统能为信息和沟通提供一定的便利。
  4.4提高了内部监督的有效性
  在ERP环境下,可以准确发现生物医药企业销售内部控制的评估点、手段和主要负责人,以此确保销售内部控制的顺利、有效执行,从而对其中存在的问题和薄弱的环节进行改进和优化。ERP系统的引进,在一定程度上提高了销售内部控制的效率、灵活性、及时性,同时还可以对存在的漏洞进行预防、检查和弥补,以此提高内部监督的有效性。
  5ERP环境下销售内部控制的有效措施
  5.1合理选择供货商和销售渠道
  生物医药企业产品的质量和最终定价与生产原材料的质量和采购成本之间有着直接的关系。因此,应该谨慎审核供货商,以此有效的保障采购材料的质量符合企业要求的标准。这时需要对供货渠道进行严格管理,以此控制供货商所提供物资的质量。当与供货商签订采购合同后,应该对整体采购程序实施严格控制,重点关注供货商生产和供应情况。另外,企业决策层在面对诸多销货渠道时很容易出现以公谋私的行为,因此,企业应该针对客户进行定期的评审,以此实现对销售的内部控制,针对第一次进行合作的客户应该实施严谨的考核,并制定科学的、合理的考核标准,针对老客户应该定期的对其资格进行复查,以此根据客户的实际情况及时更新客户相关资料和信用等级,在ERP系统中设置严格的客户信息更改权限。生物医药企业可以利用ERP系统中所记录的数据自动化的对客户的资质进行更新,以此为企业管理层对客户情况的了解提供一定的便利,从而减少企业经营风险的发生。并且还可以利用ERP系统的智能化功能自动比对客户信息,以此减少贪污行贿事件发生。在实际销售内部控制过程中,企业可以在ERP系统内设置客户考核标准,以此进行客户筛选。
  5.2创造良好的销售内部控制环境
  生物医药企业可以根据企业内部组织框架和各岗位的职能在EPR系统中设置不同的处理权限和信息查询范畴。ERP系统中的各项功能是确保被授权批准的工作人员才有权利对企业各环节的业务操作。通过ERP系统对生物医药企业信息访问权限进行合理的控制,有助于提高订单信息的安全性和准确性。为了创造良好的销售内部控制环境,企业应该严格控制合同审批程序,在ERP系统中,未经过批准不得对采购合同实施操作。对于ERP系统的执行者来说,其不可以登录其他工作人员的系统进行操作,相关工作人员只可以在自身权责范畴内实施ERP系统操作。企业在变更ERP系统操控工作人员时,或者相关工作人员ERP系统的密码泄露时,应该及时更换新的密码。ERP系统相关操作工作人员在离开工作岗位时应该及时对系统进行锁定或者退出的处理,以此避免出现泄露企业机密的风险。为了适应并应对千变万化的企业内部和外部销售控制环境,企业应该准确的把握关键性通知点,并以此为切入点对企业销售实施内部控制,并及时发现销售内部控制中的问题,以此改进和优化生物医药企业销售内部控制环境。
  5.3利用ERP加强对销售合同的管理
  生物医药企业销售内部控制,主要包括销售产品种类、数量、客户以及销售计划等信息的管理。其中销售计划又分为销售合同和销售订单,中长期销售计划被称之为销售合同,短期销售计划被称之为销售订单。企业销售中的各个环节紧紧相扣,共同构成了完整的销售流程。ERP系统中的销售合同应该与纸质销售合同之间保持一致,并且应该同时创建与签订。企业的各项经济活动均在會计凭证上有完整的记录,通过ERP系统可以了解到企业完整的生产经营业务流。在将销售订单输入到ERP系统中时,通常情况下,ERP系统会自动对客户的信息进行认证。ERP系统中的销售分销模块可以为企业提供不同的销售订单类别,以此适应企业不同类型业务的需求,确认销售订单后便是发货阶段。企业的仓储工作人员应该依据发货单进行产品提货,完成发货后应该在ERP系统内进行发货过账,ERP系统会自动生成相关会计凭证,并对产品库存进行更新,依据交易事项开出相应发票。完成发票开具后,ERP系统会自动过账到财务会计,并形成销售收入,而发票是生物医药企业重要的财务凭证,集成化管理了企业的物资和财务。
  5.4加强风险的分析和评估
  ERP系统是生物医药企业销售内部控制的一种重要工具和手段,其自身并不构建内部控制机制,而是一种较为大型并复杂的信息集成化系统。ERP环境下,该系统也给生物医药企业带来了新的风险,因此,企业在实施销售内部控制的过程中应该加强对ERP系统的控制,以此降低风险发生的几率,从而确保销售内部控制顺利、有效的实施。而加强风险分析和评估可以促使企业及时的识别企业经营过程中遇到的各种各样的风险,并加以防范,同时制定相应的方案加以解决。企业可以利用ERP系统实施风险分析和评估,以此减少企业经营中不必要的损失,从而确保企业战略目标的顺利实现。企业可以组织专业工作人员利用ERP系统对企业价值链以及业务程序进行深入的分析,以此准确的把控企业重要风险的控制点,从而达到防范风险的目的,进而实现对企业销售的内部控制。
  5.5加强对复合型人才的培养
  ERP环境下,信息系统是生物医药企业实施销售内部控制的主要客体,企业内部审计部门若想全面了解和掌握ERP系统相关知识体系,就需要加强对复合型人才的培养,要求相关工作人员不仅需要具有完善的内部审计相关知识,同时还需要具有一定的信息技术,以此提高相关工作人员对ERP系统的使用能力,促使其能够及时、准确的辨认和解决系统运行中出现的故障,从而实现企业经营效率和效果的提高。企业若想更加充分的利用ERP系统,就需要加强对企业内部人才结构的优化,以此提高ERP系统运行的安全性和有效性。例如,某生物医药企业十分注重ERP环境下的销售内部控制,定期的聘请具有较高资质的专家对ERP系统进行评估和监控,以此及时发现系统中存在的弊端和漏洞,并及时的进行改善。该企业还加大了能够熟练操作ERP系统专业技术人员的引进力度,以此确保ERP系统运行中出现的各种技术方面的问题能够及时的得到解决,从而提高ERP系统的安全性和高效性。另外,该企业还定期组织内部相关工作人员进行ERP系统知识与技术专项培养,以此不断完善相关工作人员销售内部控制方面的理论知识体系和信息技术,进而为该企业销售内部控制的顺利实施提供了重要的人才保障。
  综上所述,随着生物医药企业的不断发展与壮大,销售内部控制的重要性越来越明显。ERP环境下,生物医药企业销售内部控制环境得到了很大的改善,并且销售内部控制的质量和有效性得到了相应的提高,同时还为信息与沟通提供了一定的便利。因此,ERP环境下,企业应该合理的选择供应商和销售渠道,加强对销售合同的管理和风险的分析、评估,并加大对人才培养的力度,积极为销售内部控制创造良好的环境,从而确保企业销售内部控制的顺利实施,进而促进企业的可持续发展。
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