基于ERP系统环境下的企业内部控制研究

作者:未知

  摘要:随着市场环境的日趋成熟、市场竞争的日益激烈,ERP系统早已从初期单一的制造业逐步渗透至整个资本市场。作为一种先进的现代企业管理模式,越来越多的企业在内部控制中采用ERP系统,对于企业的健康持续发展有着重大的意义。如何建立并不断完善与之相适应的内部控制制度,是企业发展过程中必须解决的焦点问题。企业管理层必须立足于公司规模、经营领域、发展战略目标等实际情况,不断挖掘、创新ERP系统的应用方式,才能不断降低企业的内部消耗和成本,提高自身的资产能力和市场竞争力。
  关键词:ERP系统 内部控制研究
  中图分类号:F1275
  文献标识码:A
  文章编号:2096-0298(2019)02(b)-119-02
  随着现代社会互联网高速发展并开始逐步引入人工智能的大背景下,国家税务总局近年来也进行了一系列大幅度的税法及税收制度改革,其研发的金三系统也全面上线,使当下整个社会都处于网络化、信息化的大数据时代,企业所有的交易税务局都能在第一时间一目了然。这使得企业必须更加注重自我约束、自我规范的建设,而自我约束、自我规范的建设就必须从企业自身内部控制人手。
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  ERP的实施对企业内部控制的作用及影响
  在企业内控中充分应用ERP系统,使企业内控工作变得智能化和信息化,即能提高企业内控的实施效率,还可以扩大企业内控的经济效益,同时也保障了企业内控各项制度的贯彻执行和各项程序的高效运转。
  1.1 控制环境
  互联网不仅为企业提供了一个实时了解和掌控其自身内部资源和信息的大平台,并且还能进行移动办公,随时随地处理各类信息,打破空间及时间上的限制,实现各部门之间的资源和信息共享,加快信息传播和交流的速度,从而直接提升了内部控制的质量与效果。ERP系统自身具有较强的测算、分析和处理功能,能对企业的各种资源进行整合,从而优化企业自身资源的配置,提升资金的利用率。企业能够通过系统制定出适合自身发展的预警机制,可根据实际运营情况,设置最低及最高库存量,并能够实时更新库存情况,生成合理的采购计划,确保企业运营活动能顺利的开展和进行,避免囤积大量库存,影响资金使用效率。
  1.2 信息与沟通
  在ERP环境下,互联网使企业各部门、各流程、各环节都实现了高度一体化,对应的相关人员可以实时通过ERP系统获取自己需要的信息并进行相應的分析工作,改变了传统会计核算环境下出现的各层级、各部门之间信息交流严重不畅通的现象,提高信息交流沟通的效率及效果。另外,很多跨区域经营企业特别是跨国集团在应用ERP时,都会通过整合集团内部各子公司、分公司的信息、技术、资源,使整个集团共享同一个信息平台、数据中心,做到合理充分的分配利用资源,避免造成闲置和浪费。上级单位可以通过ERP系统实施对各分支机构的内部控制,及时监控出现的问题,使会计核算由静态的事后被动接受转为动态的事中甚至事前预防和降低控制。
  1.3 监督职能
  传统环境下,滞后性是企业信息传递的通病,难以实现对业务流程的实时监督和管控,只能起到被动的事后监督作用。而ERP环境下,在信息质量得到改善优化的同时,却也存在着使信息和流程更为隐蔽和复杂的隐患。如果过于信任依赖系统本身,而不对系统中的数据进行监控和核对,那么程序一旦出现问题就很有可能直接导致内控失效。因此,在ERP系统中,不仅需要分析内控体系设计的有效性,更要关注内控体系运行的有效性。实时监督内控体系的运行情况,了解系统关键控制程序及参数设置情况,分析判断是否符合企业业务和发展现状,及时评估内控体系的设计和运行情况,并及时进行修整,以使其与企业业务和发展需要保持一致。
  2 ERP系统环境下内部控制实施的优势及弊端
  随着经济发展和社会进步,ERP在企业管理中的应用得到了广泛的普及,企业的运营管理变得更加高效,从而不但提升了企业的经济效益,同时也促进企业的运营效率。相对于传统的管理模式,ERP管理信息系统的优势在于除了能够完成传统会计系统基本的业务处理外,还可以将企业从采购管理、生产销售结合一起,更大限度的提升企业内部的整体运营,实现资源共享。但是,ERP管理系统的产生同时对企业整体的内部控制及营运管理也提出了更高的要求,其产生的一系列问题也是亟待解决。
  2.1 为企业内部控制的有效运行提供有力支撑
  作为内部控制工作的必要前提保障和支撑环境,实施ERP系统的优势就在于既可以全面收集和记录企业运营过程中的所有信息资源,实现各运行环节的全面控制;又解决了信息传递的不对称及滞后性问题,为各部门经营活动提供依据,实现信息环境的即时、有效和通畅。ERP系统与企业内控信息数据库的有效结合,可以减少人为因素的干扰,用数据说话,全面改善和提升其数据收集、分析能力。相比之下,传统的信息采集模式则只能局限于单独的一个部门活动。ERP的应用使企业决策所依据的信息数据类型更为宽泛,信息量也更加多维,且重复数据较少,大大提高了经营决策的效率。
  2.2 为企业内部控制的有效运行明确职责
  在ERP环境下建立严谨、合理的组织架构和权责分配体系,明确各职能部门的职责与权限,从决策、执行、监督等各个方面形成科学有效的职责分工和制衡,可以充分地促进内部控制的严格执行。各部门间的控制责任更加明确,真正体现员工各司其职、各负其责、相互制约的工作机制,有效规避机会主义行为,最终使整个企业内部控制的效率得到优化和提升。最为显著的改善就是人为的舞弊等违规行为,由于计算机系统替代了越来越多的人工控制,可以在很大程度上更为客观有效的监督和避免此类事件的发生,继而更进一步降低企业内部控制所带来的风险。
  2.3 在企业内部控制的运行中存在柔性较差的问题
  尽管ERP系统自身有风险应对措施,但是由于程序的限制,不能模拟人为分析模式,结合企业内部及错综复杂的外部环境,对各项风险预警指标进行合理分析,也无法主动识别外部环境的变化对风险因素的影响。因此它在风险分析和应对方面存在先天性的不足,而风险的应对和处理需要智慧。在ERP产出各项指标后,还是需要相对应的部门去人为研究分析这些数据,并对潜在的风险作出判断。ERP的柔性较差,如不注重内部控制活动中关键点的建设,ERP就很难发挥出它应有的优势和作用。   2.4 在企业内部控制的运行中存在技术风险的问题
  ERP系统在企业实施过程中面临着一个很严峻的风险,互联网在企业管理中的广泛应用使信息安全问题成为一个重大隐患。企业内部各部门之间、企业与分公司及子公司之间,都是通过互联网紧密联系在一起的。互联网的开放性使企业的各种信息得以实时传递,但其在给企业带来便捷的同时,也避免不了面临着黑客蓄意破坏及外部病毒侵扰的风险,使企业的信息系统遭受威胁。企业的内部控制系统一旦受到破坏,将给企业造成不可估量的损失。
  3 基于ERP系统环境下内部控制制度完善措施
  ERP系统只是一种工具,要使其充分发挥在企业内部控制方面的优势,最重要的是企业管理者必须具备较高的管理水平,才能通过有效的利用ERP来提升企业的核心竞争力。只有将科学的管理思想与先进的信息技术及完善的管理制度结合在一起,才是企业实现内部控制的有效途径。
  3.1 树立完善的全员内控制度理念
  内控制度理念不应仅仅浮于企业管理层,更应深入贯彻到全员中去,注重树立职工的成本意识和理念,使全员都能各尽其职,在各自的工作岗位上不斷提出改进和完善内控制度的意见和建议,提高内控体系的运行效率。培育职工操作ERP系统,使企业经营者能全面了解其内控信息,围绕企业运营全过程,为企业生产经营政策及发展决策提供必要的帮助。
  3.2 提高信息管理人员的业务水平和综合素质
  要提高内控工作的效率,就必须提升信息管理人员的业务水平和综合素质。在ERP系统产出各项指标后,能及时识别和分析数据信息的含义,判断出潜在的风险,并采取相应的应对、改进及完善措施。而综合素质的不断提高,则能显著改善信息管理人员的工作态度,防止工作中的懈怠、散漫甚至舞弊等行为。
  3.3 定期由专人对计算机系统进行维护
  为了保证整个系统的顺利运转,必须由专人对系统进行维护。系统维护人员必须定期对系统中的数据进行备份,以防止因各种原因造成的数据丢失或毁损。网络安全问题是所有信息系统应用的前提保障,企业必须提高网络安全意识,加强对网络安全和系统安全的控制力度。防火墙的设置可以在一定程度上起到拦截与保护作用,但更要做好企业核心、机密数据的加密和保密工作。严格做好病毒防御工作,强化系统安全,定期更新病毒库,不断健全及完善预防与保障措施。
  4 结语
  综上所述,ERP系统是现代化先进的管理系统,但建立完善的ERP管理平台,企业还应根据自身的实际情况出发,结合总体发展战略目标,不断优化企业内部各职能部门,做到统筹规划,合理安排。加强内部控制的监督管理,全面提升内部控制管理水平,最终确保企业经济效益的升华和可持续发展。
  参考文献
  [1]李勃.ERP环境下的企业内部控制研究[J].经营管理,2016(27).
  [2]孙传志.基于ERP的企业会计信息系统内部研究[J].住宅与房地产,2017(9).
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