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基于ERP系统环境的企业内部控制研究2

作者:未知

  摘要:目前大部分企业面临着信息缺乏有效集成的问题,信息孤岛导致沟通代价太高。通过ERP系统可以实现销售、生产、设计、财务等各环节信息的共享,达到提高生产能力的目的。控制活动的目的有利于公司实现既定的目标,而信息是完成各项任务不可缺少的重要组成部分,管理者要确保整个内控过程的信息畅通,各级员工均能接收到管理层传达的重要信息,包括上下级之间及外部团体。
  关键词:ERP系统环境 内部控制 关系
  中图分类号:F275
  文献标识码:A
  文章编号:2096-0298(2019)02(b)-147- 02
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  ERP系统建设在企业中的重要作用
  管理者经常会抱怨面临着诸多方面的经营困扰:比如市场反应慢、成本难以控制、资金占用多、信息不能及时反馈及管理水平太低等。近年来,大多数企业采用了ERP系统,实现信息共享和优化整体业务,需要各部门的协同合作,统一使用数据操作规范,持续改进企业的整体业务水平,系统可以作为强有力的支持工具。
  谈到信息化,一般都会联想到ERP系统,很多企业认为ERP就等同于企业信息化,从某种意义上看,ERP只是企业信息化的重要组成部分,是将企业内部各种资源整合在一起,对企业采购、成本、销售、财务及人力资源等各方面进行的规划,从而使资源达到的最佳组合,是目前全球范围内使用最广泛和有效的企业管理方法,已经通过计算机软件得到了应用。ERP要处理大量的信息,要保证原始数据及时、准确输入计算机系统,经过加工、处理产生对决策者有用的信息。
  任何一个企业存在的目标都是通过有效利用企业各项资源,降低成本,从而实现利益的最大化。在实现目标的过程中,往往存在着严峻挑战:如何有效控制成本、合理管理库存数量、及时进行财务分析等,系统能够为企业带来经济效益和社会效益。利用系统后,各部门间明显改善协作水平,使人工效率大大提升,企业决策更加科学、合理有效。由于提高了管理效率,必然会降低各项成本费用。
  更加完善企业的基本数据,大幅提高其准确性。例如,本企业使用ERP系统及CRM系統,包括输入客户姓名、地址、联系电话等基本信息,为日常工作节约很多时间,使管理层可以科学决策,对市场应变的速度大为提高。
  使员工摆脱复杂和繁琐的手工整理数据,更专注于重要的领域,使企业管理减少随意性,取得更好的经济效益。ERP的主要宗旨就是充分调配和平衡各项资源,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
  2 ERP系统与企业内部控制之间的关系
  ERP系统虽然融合了现代最先进的管理理念,但在我国完全照搬国外的思路是行不通的,无论企业的条件多么优越,准备多么充分,仍然存在着诸多的风险。比如企业的决策管理层认识不到系统需要规划或者是规划不合理;硬件及软件选择不适合本企业要求;系统存在着非法入侵的隐患,忽视安全问题等。保证系统成功实施的重要环节是如何有效控制和管理风险,企业可以采取以下措施。
  2.1 做好战略规划,ERP是企业长期规划的重要保证
  作为IT系统的组成部分,应根据IT系统规划,明确系统实施的范围及内容。ERP是管理系统,牵动整个企业的全局,实施过程中一定要有企业决策者授权和参与,管理者扮演着重要角色。只有大力支持和要求各部门全力配合,才能设计出符合企业实际需要的系统。
  2.2 业务流程控制,避免企业遭受人为损失
  在设计业务环节时,兼顾效率和控制,业务流程冗余或控制环节过多,必然会使工作效率降低。系统上线后,要求各项业务处于有效的控制当中。
  2.3 加强系统安全管理
  具体包括:授权系统操作人员,禁止无操作权限的人员接触系统;预防病毒;监督非法入侵;追踪更改数据;存档及数据安全备份等。目前企业存在不重视安全管理问题,如不注意口令保密,授权多人使用超级口令等,缺乏安全意识直接导致设计环节存在漏洞。近年来,不断报道非法入侵企业计算机系统,为企业不重视安全管理敲响了警钟。
  2.4 防范自然灾害或意外
  地震、火灾等不可抗力的各种自然灾害会给系统带来毁灭性打击,这种破坏会中断企业的业务交易活动,给企业带来巨大的经济损失。降低这一风险最大的方法,例如建立备份文件等,在系统不能正常运行的情况下,恢复手工处理业务的措施。
  2.5 系统建设中存在着各种各样的风险,内部控制尤为重要
  企业的风险评估和控制活动是紧密联系在一起的,信息传递在很大程度上帮助管理层作出正确决策,要求系统及时、准确的传递各项生产经营活动需要的信息。指派不同的人员负责资产保管、交易记录及业务授权,以降低发生舞弊的风险。信息通常包括来自企业的内部和外部,既包括上下级间的沟通,也包括供应商、客户的沟通等。
  3 ERP系统的应用对内部控制的影响
  20世纪正式提出了内部控制的概念,需要针对企业的生产经营活动,财务和行政活动等,建立内部控制制度,健全组织机构等。通过组织协调内部各项管理活动,可靠准确地取得各种信息,能够不断提高企业经营管理水平。完成任务必不可少的是信息,信息传递在实现目标过程中非常重要,ERP系统帮助管理层需要的信息正常运转,包括电算化及人工程序。
  3.1 通过系统的实施,可以使企业拥有大量的数据信息
  企业管理正在从传统的手工管理向计算机集成的管理方向发展,要求不断地提高信息的集成度,ERP系统目前是在全球范围内使用最广泛的企业管理方法。企业的竞争归根结底是信息的竞争,谁能够在同行业中反映最迅速,就可以最快的速度占领市场,获得最大化的利润。
  3.2 实施ERP时重点关注财务信息系统,实时控制是财务管理的核心
  财务模块不同于一般的财务软件,比如可以将销售活动输入信息自动生成会计凭证,完全替代传统的人工录入方式,提高工作效率,降低人工成本。可以支持异地经营,为各个分支机构提供统一的平台,如果没有ERP系统,只能是靠人工来完成,不能有效合理的利用时间,这样对企业是极其不利的。系统更加注重事前控制能力,财务通过实时反映企业的业务活动,使财务管理更加迅速,当然在很大程度上依赖于软件的自动处理。例如:财务分析可以对各个部门的收入、成本费用、利润情况进行具体分析,为企业制定营销策略、市场细分和定位、评价客户质量提供量化的科学依据。   3.3 客户管理是企业经济活动的重要内容,信息技术的发展创造了更好的条件
  企业通过建立全面的客户信息系统,查询历史交易记录及相关评价,能够帮助销售人员达成交易,抓住更多的销售机会。传统的手工方式下,当客户数量较多时,业务处理过程就容易延时或出现错误,不能及时获得参考信息。建立完整的客户信息库,大大提高准确性,从手工方式繁琐的工作中解脱出来,节省了人力物力,销售部门按照系统要求建立客户个人档案,对将来的交易及需求分析都是非常有益的。
  3.4 能够对企业的固定资产进行管理
  软件的基本功能是对固定资产的变动情况以及计提折旧方法进行核算,包括对资产总额、折旧数据的管理等,协助有关部门进行分析和管理工作。处理资产变动的业务,包括使用年限、净残值、折旧方法、累计折旧的调整,能够支持用户的自定义,提供评估功能等。
  3.5 有效的信息沟通系统能保证内部控制有效
  信息贯穿于企业生产经营活动的始终,所有经营活动都离不开信息支持。内部信息通常包括运营、财务、人力资源等;编制财务报表需要财务信息,生产、销售活动离不开运营信息,人力资源包括晋升、评价、录用、解聘等方面的信息。通过筛选、整合来提高信息的有用性,全面收集内外部与内控相关的信息,为内控的有效运行提供信息支持。沟通渠道的设置为企业营造积极氛围,使各种信息在部门之间、上下级之间及员工之间有效沟通,提高了企业运营效率;企业与客户的外部沟通同样至关重要,比如设立24小时服务热线,处理客户投诉等,改善服务水平和质量。
  4 ERP系统环境下的企业完善内控的策略
  4.1 信息系统内部控制强调风险管理
  由于新的风险不断涌现,需要形成总体信息系统内控框架,为业务系统正常运行提供保障,有效利用业务流程中的信息资源,提高企业的管理水平,改善经营管理效率。目前IT不支持业务运用问题较为严重,通过内控有效管理信息资源,保证投资回报最大化,并支持决策。
  4.2 信息控制的重要程序是职责的分离
  由于信息技术的高速发展,计算机代替了许多人工的工作,软件被安装使用后,重要程序是进行职责的分离。企业可以指定归口管理部门,负责信息系统的开发、维护及运行,管理层要保证运行过程中各负其责,按照部门指定的标准来运行系统。各岗位的设置必须相互牵制,通过制衡措施来消除内控中存在的盲点。
  4.3 系统开发、建设要坚持成本效益原则
  内部控制要求花费的成本和经济效益保持适当平衡,充分调动各部门及员工的积极性,降低生产经营成本,以合理的成本取得最佳的效果。要求各部门在系统建设中,紧密衔接各项业务环节,避免推诿扯皮和相互脱节的现象。
  4.4 坚持以人为本的管理思路,创造良好的企业文化
  内控建设实施都需要人作为载体,需要对其负责的工作实施控制;同时又受到其他员工的监督。比如个人价值观会影响到内控的实施效果,管理者的决策能力对内控环境影响重大。
  参考文献
  [1]王琼,叶勇.ERP环境下的企业内部控制问题研究[J].化工管理,2014(25).
  [2]魏丽娟.浅析ERP环境下的企业内部控制建设[J].科技创业月刊,2016,29(4).
  [3]周子涛.浅析ERP系统环境下的企業内部控制[J].电子技术与软件工程,2016(9).
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