农村档案收集工作探析

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　　摘要：本文就农村档案收集不完整、重点不突出、收集不及时等问题进行深入分析，并有针对性地提出增强归档意识，确定农村档案的归档范围；突出收集重点，满足农民需求和全面反映农村特色；建立监督考核机制，及时进行收集等措施。
　　关键词：农村档案收集工作村级建档
　　农村档案工作是农村发展的历史见证，是农村管理中一项基础性工作，它对维护广大农民的切身利益，推行政务、财务、村务公开具有重要意义。为了进一步加强村级档案工作，逐步实现农村档案工作规范化，国家档案局制定了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，并与民政部、农业部联合印发了《社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法》；北京市档案局、民政局、农工委联合制发了《北京市村级档案管理办法》《北京市新农村建设档案工作测评办法》等文件。这些意见、办法的出台，对规范开展农村档案工作起到了较大的推动作用。
　　以北京市平谷区为例，平谷区农村档案工作始于1998年，历经近两年的时间，在1999年年末实现了273个行政村的村级建档工作。2012～2013年，全区开展创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区活动，使行政村档案管理水平大幅度提高，全区所属275个行政村建档率100%，档案管理规范化率100%。在此基础上，产林权制度改革建档、农业经济合作社建档、新农村建设档案工作等也获得了长足发展，特别是“村档镇管”“一乡一品”等特色建档效果显著。取得这些成绩的同时，也应该认识到农村档案收集工作存在的收集不完整、不及时、重点不突出等问题。
　　一、农村档案收集工作存在的问题
　　（一）收集档案资料不完整，留存档案相对较少
　　随着社会的发展，村级档案的内容越来越丰富，除农业生产外，还有党建、纪检监察、换届选举、民主管理、村规民约、村办企业、社保、计生、农民医疗、婚姻登记等方面的内容。载体形式上除纸质档案外，还有照片、录音、录像、实物档案等，档案内容的丰富，形式的多样，对收集工作提出了更高要求。在这种情况下，虽然《村级文件材料归档范围和档案保管期限表》《北京市集体林权制度改革文件，材料归档范围及保管期限表》《平谷区农村集体经济产权制度改革文件材料归档范围及保管期限表》等文件，对村级档案的收集范围和保管期限都进行了具体规定，但是由于工作人员归档意识不强，导致档案资料收集不完整。如本村的党支部、村委会等会议记录、本村历史沿革、村规民约、承包合同及计划生育等材料。以平谷区为例，在创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区前，诸如两委换届选举、五好支部评选、六好支委评选等档案，40%的行政村收集不完整；而反映各种活动的声像档案、实物档案、电子档案更容易被忽视，收集上基本空白。另据对3个乡镇46个行政村抽样调查的数据显示，能够将每年的声像档案、实物档案归档保存的仅有8个行政村。
　　（二）收集档案资料重点不突出，不能满足农民需求及全面反映农村特色
　　1.在新农村建设的迅速发展下，农民的需求日益多元化，特别是对民俗、民风档案、本村历史沿革档案、村务公开档案、土地确权档案等需求较为强烈。然而，目前上述档案归档的数量相对较少，并不能满足农民的需求。
　　2.每个行政村都有自己的发展历史、地域文化、独特面貌和发展优势，农村档案则真实地反映着各个行政村的村史村貌村规，是行政村发展的真实记录。近年来，在各个行政村“一乡一品”特色日益突出的情况下，全面反映农村特色是十分有必要的。但是目前收集起来的档案“千村一貌”现象严重，特别是缺乏本村农副产品、农家旅游、人文景观、风俗习惯等特色档案。
　　（三）收集工作缺乏必要的监督考核机制，使得收集不及时
　　随着农村档案工作领域的不断拓宽，村务工作中形成的文件材料不断增多，由于缺乏必要的监督考核机制，特别是未将农村档案工作纳入区级综合目标考核内容，未与各乡镇（街道）签订档案工作责任书，导致农村档案的收集工作不能做到随时产生随时归档。主要体现在：一是平时不注意记录与总结而导致的档案资料收集不及时。如一些经济合同、土地转让等重要资料散落在经办人员手里，当时没有及时归档保存，导致一些社会矛盾、社会纠纷需要的档案资料无据可查。二是对形成的文件材料不重视，认为没有归档的必要，而将各种材料集中保存在电脑中，不及时打印归档。以平谷区为例，275个行政村中每年6月及时归档的不足60%。
　　二、农村档案收集工作的对策
　　（一）增强收集意识，确定农村档案的归档范围
　　1.现场指导，增强归档意识。平谷区加大对农村档案收集的现场指导力度，每年指定专人负责农村档案工作业务指导和监督检查。特别是加大对“新农合”档案、农民健康档案、新农保档案、土地承包流转档案、林权制度改革档案、劳动力转移就业档案等具有新内容的农村民生档案的指导力度，让农民实实在在地感受到档案的益处，从而增强他们的归档意识，使其完整留存档案资料。以平谷区为例，在某行政村进行旧村改造前夕，平谷区档案局就建设过程中文件材料收集工作进行现场指导，使该行政村在新农村建设之初就加强了文件材料归档意识，为该行政村留下了较为完整的档案资料。
　　2.确定归档范围，保证档案资料齐全完整。明确村级档案材料的归档范围，使应归档的文件材料，齐全完整地收集到档案室。考虑到村级档案管理人员的知识水平，结合本区村级档案工作的实际，制定村级档案分类大纲、归档范围、保管期限表，使其知晓哪些材料应该归档，哪些材料不该归档，以及各类材料的保管期限。平时关注文件材料的形成情况，查看每项工作、每个会议、每个问题的处理等文件材料是否完整、齐全。特别是重要文件材料，缺一件补一件。如村委换届选举应重点归档本村的村委换届选举的实施方案、会议记录、选举委员会公告、选民登记表、候选人报告单、选举情况报告单等。
　　（二）突出收集重点，满足农民需求和全面反映农村特色
　　1.明确村级建档重点，使收集的档案能够满足农民需求。各行政村在抓好党务、村务档案的同时，应重点抓两委换届、村务公开民主管理、产权林权制度改革、土地承包、合作医疗等重点民生领域的档案收集工作，使村级归档范围覆盖新农村建设和与农民生活息息相关的各个方面。（1）围绕农村中心工作和农民普遍关心的热点问题建立档案，新型农村医疗保险，退耕还林（草）林权登记、土地承包合同档案、产改档案、合作社档案等农业生产化经营，村务管理，换届选举，土地确权以及小城镇建设等方面产生的各种档案，对推动社会和谐发展，改善民生，加强农村三个文明建设，提高农民素质都能起到重要凭证作用，这些均应列为村级档案收集工作的重点。（2）旧村改造档案、农业标准化基地档案、村务公开档案等作为重点档案进行收集。以平谷区玻璃台村为例，在旧村改造中，共整理基建档案15卷，文件200余件，主要包括新农村建设规划、设计、审批材料，建筑施工文件、图纸材料，以及绿化美化、河道治理、新能源等配套设施建设材料。例如：建立村务公开档案。借开展“村务公开民主管理”示范单位创建活动的契机，在试点村建立了村务公开档案，把诸如计划生育政策落实、救灾救济款物发放、宅基地审批、村干部报酬、粮食补贴发放等村务内容纳入归档范围，进行规范整理，及时向村民公开。并将新农村建设的资金管理、“一事一议”等村民自治过程中形成的相关材料纳入归档范围。
　　2.加大特色档案的收集，全面反映农村特色。为全面反映农村的村容村貌、风俗人情、历史变迁以及新农村建设的成就，每个行政村应重点收集特色档案。以平谷区为例，自2008年开始，广泛开展了“一乡一品”特色建档及收集工作，截至目前，已经建立并收集了17个行政村的特色档案资料，全面展示了平谷区新农村建设的变化。
　　（三）建立监督考核机制，进行及时收集
　　将农村档案工作纳入考核体系，建立奖励机制，激发村干部和档案人员的热情，使更多的村级档案资料得到及时收集。主要是探索并制定村级档案工作政策扶持办法，以保证档案资料的及时收集，即档案行政管理部门及财政部门要为村级档案工作提供人力、财力、物力等政策扶持，并将农村档案工作纳入总体考核。一是将村级档案管理工作纳入乡镇综合考核体系，纳入五好支部、六好支委、村级创先争优考核体系。二是为调动村干部的积极性与主动性，将档案工作纳入村干部年终考核内容，建立奖罚分明的考核制度。如平谷区部分乡镇还将档案工作列入五好支部考核，与村干部绩效挂钩，明确了对档案管理的考核，定期检查、打分，激发了各行政村档案收集的积极性，保证了档案资料的及时收集。
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