谈财务共享中心建设
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作者:王静
摘 要：财务共享中心作为近年来出现的新型财务机构，有些单位已经建立或在准备建立当中，本文从实际操作出发，探索了财务共享中心建立的趋势、方法、可能遇到的问題和发展方向，以期解除财务人员的困惑，和对财务机构的变动提出参考。
关键词：财务共享;建设;信息化
一、为什么要建立
财务共享中心是近年来出现的新型财务机构，它将原来财务部职责范围内的核算单独剥离出来，是专门进行记账、资金收支和编制报表等基础财务工作的机构，它的产生有时代发展的趋势：
大数据时代，数据传输的实时和大量数据的可集成存储、应用、分析使得财务突破了地域限制，集团内部不同地理单位的财务数据可以通过网络实现集中和调用。
网银普及，使得原来开具支票的业务改变为网银收支，省去了经办人员在单位和银行之间来回跑的步骤，而且资金收支更加快捷、更加安全。
精益管理的要求，集中整合可标准化处理的会计基础业务，将相同业务进行统一规范，将同一规范的业务更高效的处理，有利于内部控制的实施，节约业务处理成本，提高办事效率，提升财务信息质量。
无论是技术层面还是管理层面，财务共享中心都是顺应时代发展的要求产生的，目的是让专业的更规范，让规范的更高效。
二、如何建立
机构的建立离不开人力物力的配备，建立财务共享中心也一样。
第一，集中财务人员。财务人员的集中可以有三种方式：物理集中、云集中、二者结合。物理集中是把集团内部不同地理单位的财务人员集中到一个地点办公。这种方式的优点是便于财务共享中心的机构管理和财务人员的沟通，便于与财务共享中心相关的单位和部门办理业务;缺点是部分财务人员不愿意搬迁带来的转岗人员流失。云集中是把集团内部的财务数据集中，不同地域的财务人员根据权限划分从数据库云端进行数据调用。这种方式的优点是不影响财务人员的现有生活模式也可以实现财务共享工作，缺点是不利于机构的统一管理，财务人员之间、财务与业务部门之间的交流不够直接。二者结合的方式是较小区域内物理集中，而较大区域内云集中，比如集团内部省会里不同单位物理集中，而同一地级市区域内不同单位云集中的方式。这种方式的优点是灵活选择便于实现，缺点是机构管理方式较多。
第二，划分财务共享中心核算区域。财务人员配备以后，进行核算区域的划分，有两种划分方式：按单位划分、按业务类型划分。财务共享中心集中了原来多个单位的财务核算工作，按单位划分是分配财务人员对应做哪些单位的财务核算，甚至可以让原单位来的财务人员继续做该单位的财务核算。这种方式的优点是能够尽快推动财务共享中心的运行，缺点是不利于业务统一规范。按业务类型划分是打破单位的限制，按收入、成本费用、资产、工程、税金、出纳、报表等业务类型进行划分，分配财务人员对所有单位的同一类业务进行处理。这种方式的优点是实现了财务共享的真正意义，集中整合可标准化处理的会计基础业务，将相同业务进行统一规范;缺点是流程梳理和规范需要时间，推广需要业务部门支持，财务人员长期处理同类业务不利于内部控制和人员培养。实际操作过程中可以将按单位划分作为过渡，逐渐理顺到按业务类型划分。
第三，信息系统支持。这是关键的一环，工欲善其事，还需先利其器。从业务处理需要和建设架构上看，较为完善的信息系统需要包含四个系统：影像系统、财务核算系统、银企互联系统、兼容系统。兼容系统是指财务核算系统与其他相关业务处理系统的接口、传输和调用，比如与资产系统、物资系统、人资系统、办公系统等的兼容。以报账为例，业务部门经办人员将报账资料扫描录入影像系统开始网络审核，同时系统对应生成条码粘贴在纸质资料上以便归档备查;经过业务部门审核以后的报账资料传到财务核算系统，会计生成凭证后传递审批，财务共享中心审批完以后传递到出纳，出纳在银企互联系统进行资金支付;资金支付完成以后对应传递到兼容系统，兼容系统对应资产系统的固定资产卡片登记、物资系统的账实核对、人资系统的经办人员信用评价绩效兑现、办公系统的数字化归档等。
第四，理顺规范业务流程，包括内部流程、外部流程。财务共享中心内部应建立工作规范，对凭证流转、银行余额调节表编制、报表编制、档案装订等工作的时间、流程及标准进行规定。外部流程方面，因原来各单位具体实施上略有不同，比如使用的费用报销单格式不一样，有的单位报销住院慰问费附住院证明而有的单位不附，财务共享中心应发出业务指导书，标准化业务前端传递的资料，统一规范要求，理顺业务流程，才能加强内部控制，加快处理效率，为财务共享中心长远的提升发展打下基础。
三、建立的难点及解决措施
在财务共享中心建立的前期，难点在于财务共享中心职责从财务部中的剥离，以及理顺业务流程。解决的措施：首先，需要从机构设置上明确财务部和财务共享中心的定位，哪些划分为管理类工作，哪些划分为基础核算类工作。其次，需要明确某一类工作划分的程度，比如报表工作，审批和对外披露划分到哪个部门，编制划分到哪个部门。再次，需要明确工作划分的结点，比如持续施工的某项工程，按支付进度按工程进度还是按时间，从什么结点开始由财务共享中心承接办理。每项工作都需要财务部和财务共享中心进行良好的沟通、深入细致的分析和周全的考虑，理清和明确职责范围，既要避免以后工作出现推诿两不管或者重复劳动，又要让管理和核算顺畅协作，保证集团内部各项业务持续正常运转。
在财务共享中心运行后，内部控制的完善和加强成为难点。财务共享中心为集团内部很多单位报账，但财务共享中心与各单位是独立的机构，并不了解各单位的实际情况。比如，报销一些人工费用时，财务共享中心无从判断费用中是否包含了不应由各单位承担而应由劳务派遣单位承担的费用;不同工龄员工的报销比例不同，财务共享中心无从判断员工的工龄。解决的措施：首先，要明确事权财权的划分，业务部门事权的审批要完善，对业务该不该发生、该发生多少负责;财务共享中心财权的审批也要完善，对报账资料的完备、资金收支安全负责。其次，财务共享中心要发出同类业务的标准化处理规范完善加强内部控制，比如要求人工费用报销需附与劳务派遣单位签订的合同、人资部确认的员工工龄单据。
信息系统的兼容和安全性，是财务共享中心长期运作中的难点。财务共享中心现有的影像系统、财务核算系统、银企互联系统通常能够实现报账单据规范化、审批流程电子化、信息传递自动化、收支实时化，但停留在财务共享中心的数据要变为各业务部门能够便利使用的信息，还需要财务核算系统与各业务部门系统的兼容。解决的措施是集团内部信息部、财务共享中心、相关业务部门、外部软件公司长期的沟通协调和合作，一方面对原有的信息系统不断的升级改造，一方面在建立新信息系统时就统筹考虑。信息系统还需做好访问系统人员的使用权限的划分和安全保密等。
四、未来的发展
大数据时代，信息化自动化的发展日新月异，财务共享中心的工作也会随着技术的进步越来越迅速高效。也许在不久的将来，财务共享中心的工作能够实现一体化、一站式和无纸化。比如付款方面，业务部门报账人员将标准化表单及附件资料录入系统，系统就可以自动带入会计科目生成凭证，财务人员仅复核，财务共享中心审批后，系统自动付款;收款方面，系统收到银行进账信息自动检索资金来源并与销售合同匹配，同时通知营销部确认后，系统自动生成凭证，财务共享中心复核入账。系统与银行自动对账，自动生成报表，自动与兼容系统传递信息，全过程甚至在手机上就可以办理及查看。
将现在消耗大量时间精力的审核资料、选择会计科目、清理核对工作交给计算机的人工智能去做，财务人员仅进行复核，以及处理不能模式化的业务。财务共享中心在解放单一重付劳动的基础上，向数据监控、预警、利用和分析转型，分析财务数据反映的经营趋势，提出改进方法，为决策提供参考，将财务从事后记录改变为事前指引，促进业财融合。
参考文献：
[1]张庆龙 张春喜，财务共享服务中心的信息化建设研究[J].财务与会计，2012.
[2]张庆龙 聂兴凯，财务共享服务中的流程再造与流程管理[J.]财务与会计，2012.
[3]文一墨，会计信息化迈向云时代[J].财务与会计，2012.
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