财务共享中心质量控制体系建设探讨

作者:未知

  摘 要: 随着共享经济方兴未艾,如火如荼的发展,财务共享中心这一新型财务管理体系的普及是必然趋势。财务共享模式通过梳理分解业务流程,将其中基础性、重复性、规律性的业务通过业务流程再造、信息化改造、资源共享等方式,在统企业财务核算制度、集中防控业务风险、降低企业整体成本方面发挥强有效的作用,然而,共享中心这一模式同时也带来诸多新的挑战,如何保证共享中心财务共享的质量便是其中之一,为加强集团财务共享中心业务的质量管理,建立完善质量监督体系,合理保证共享中心核算、财务报告、支付等各项业务质量,控制部门业务风险;促进各公司业务管理提示,降低业务风险,需要企业在企业文化层、组织管理层、业务流程控制层共同做出改进措施,主要在业务流程控制层面初步探索针对财务共享中心质量控制体系建设的措施。
  关键词: 财务共享中心;质量保证;核算质量;报表质量;质量控制体系
  中图分类号: F23      文献标识码: A      doi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.13.060
   1 什么是财务共享中心
  财务共享中心起源于美国福特公司,它主要把不同国家和地点的一些重复、 简单的和标准化的业务集中放到财务共享中心处理,以达到整合企业资源,提高企业财务信息处理能力。所谓财务共享模式,是指将财务管理工作中的财务核算、资金管理等集中管理,实现财务核算与财务结算的流程化与规模化,从而提高财务管理效率,降低企业成本。
   2 财务共享中心面临的主要质量问题
   2.1 单据质量
  在共享中心模式下, 财务核算的单据附件都通过扫描影像系统归集到总部中心处理,可能会出现诸如发票不真、发票抬头错误、缺少验收单等支持性附件、表单信息填写错误等问题。而且共享中心业务处理量通常非常巨大,任何设备故障原因或人为操作原因都可能对共享业务造成影响。另外共享中心通常将分支机构的单据进行集中处理归档,业务量繁大,单据在传递、归档的过程中极易造成单据丢失,损毁导致泄密和损害共享公司利益。由于 共享中心通常采用远程服务的模式,各项业务处理通常采用远程扫描原始单据的形式,前端业务人员极易在过失或故意的情况下,重复使用单据发起流程,造成重复确认成本、重复支付等业务质量问题。
   2.2 核算质量
  在财务共享模式下,共享中心的核算会计通常一个人同时处理不同公司的业务,不同公司各项业务不同,都会有自己的独特点,核算会计极易错误使用业务标准,导致账实不符。其次共享模式对新业务的反应迟缓,对公司的扩张、兼并或现有公司偶然发生带来的新业务反应迟缓,从业务发生到制定统一的核算规则时间过长,导致账务处理错误。由于核算人员毕竟不是机器设备,任何的操作错误都会造成核算错误,而且为保证后期报表出具的准确性和信息系统数据自动匹配,核算时通常需填写很多特殊数据如内部交易号、贸易伙伴等,任何数据的遗漏或错误都会造成后期财务报表的不准确。另外在财务共享模式下,核算会计通常一个人同时处理不同公司的业务,同一个公司的业务也会有不同的核算会计处理完成,容易造成相同业务,不同处理人员因个人判断造成业务处理尺度不一致,和共享单位前端业务人员产生纠纷,引发所服务共享单位的不满。
   2.3 报表质量问题
  共享中心通常要处理几十上百家共享单位的报表出具业务,月末处理压力很大,财务报表又非常具有时效性,合并财务报表保送不及时、财务报告信息不正确及不完整都会引发监管机构、共享单位管理人员不满。而且 由于 财务共享后,核算责任、报表责任集中于财务共享中心,这对共享中心会计人员的专业业务能力提出了更高的要求,会计人员需了解各成员公司的不同业务,熟悉国家会计准则,防止出现重大会计事项处理不合理或遗漏。
   2.4 业务风险
  大部分财务共享中心都采用了自动批量支付,支付风险对系统的稳定性有很高的要求,另外为应付突发及特殊情况,手工支付仍需保留,错付、漏付、提前支付或未办理支付都会引发所服务共享单位的投诉与不满。由于财务共享中心既有服务职能但也有财务监督职能,未及时拦截共享单位违反国家法律,中央政策、企业制度的业务都属于共享中心的业务质量问题。
   2.5 系统质量
  财务共享中心通常实施了诸如Ocr (影像识别系统)、合同管理系统、凭证校验系统、自动支付系统等,对信息技术提出了更高的要求,更多的新业务信息系统的开发都需要及时跟进才能达到预期效果。另外信息系统在财务共享中心的广泛应用导致信息系统运维必须非常可靠稳定,对任何系统故障、缺陷需及时发现、分析、排除、改进。财务共享中心通常集中了全集团的财务及业务数据,系统的授权应适当防止泄密。
   3 财务共享中心质量控制体系的主要措施
  (1)根据前文所述质量风险,共享中心各业务部门应按照内部控制标准建立健全和有效实施各处的内部控制;负责分析问题、提出改进措施、落实质量问题整改;每年评估自身业务风险水平及控制措施完善情况,开展相应的自查工作。
  ①针对单据质量问题,部门应建立单据管理制度,建立相应信息系統将发票和税务信息系统信息进行比对,对业务必婴性支持文件通过系统进行控制,通过文字识别系统自动识别非流程所属附件。
  ②针对核算质量,部门应建立培训与交流机制,使共享中心人员对共享业务有深入了解,其次根据会计科目之间的勾稽关系、核算规则建立自查系统,由系统月末实施自动检查,防止人因错账及漏账。对于新业务,共享单位应在实施业务前与共享中心沟通,共享中心提前参与业务识别与认定并备案。
  ③针对报表质量,部门应设置专人,一方面跟踪国家发布的相关法律法规,最新会计准则,侧重于从报表方面分析法律法规对部门业务的影响;另一方面针对共享业务的变化开展分析,评估对财务报表的影响并及时作出应对措施。其次加强中心业务人员财务技能的培训,提升职业技能。
  ④针对业务风险,部门加强员工风险意识培训,保持职业敏感性,结合信息系统对高风险业务进行识别、提醒、监控。
  ⑤针对系统风险,部门应制定系统需求、测试、投产评审标准,评审人员根据评审标准参与对系统需求、投产测试案例、系统投产上线前的评审工作,保障系统顺利实施。定期对系统业务授权进行检查,对调岗人员、离职人员权限及时清理。
  (2)建立独立的质量保证机构,负责中心内部质量管理体系建设,负责对共享业务范围的会计处理、信息披露等业务进行合法合规性检查,统筹部门稽核工作,并做风险提示,负责部门风险控制工作,并在人员、制度、文化、培训几个方面保障质量控制体系的实施。
  (3)建立合理有效的质量控制体系,包括事前的质量问题预防及事后的质量问题检测、质量问题评估、质量问题报告、质量问题改进和质量问题应用等以风险为导向的闭环质量监督控制体系。
   4 结论
  随着社会经济的持续发展和相关科技水平的不断创新优化,企业对于自身财务管理工作的实际要求变得越来越高。而财务共享中心这一模式对加强集团有效管控的作用必然导致财务共享中心的普及,而财务共享中心质量控制体系在推动企业完善各部门内部控制措施建立业务处理标准,规范员工业务操作,提高员工财务会计安全与质量意识,保障共享中心业务处理整体质量,控制业务风险方面有非常重要的作用,财务共享中心质量控制体系的建设非常有必要性和重要性。
   参考文献
  [1] 汪莉.基于财务共享中心下财务管理水平提升的思考[J].财会学习,2017,(21):60-61.
  [2]韩树仁.如何通过财务共享中心提升财务管理水平[J].中国国际财经(中英文),2018,(09):55-56.
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