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智能化档案管理在医院档案管理中的应用

作者:未知

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  【摘要】传统的医院档案管理制度查询困难、数据散失,落后于时代发展,对医疗科研工作的开展无法起到积极作用,无力支撑我国医院现代化进程的需求。因而,本文通过对智能化档案管理的优势及医院如何实施智能化档案管理进行解析,以期为关注这一理念的机构和个人提供思路。
  【关键词】档案管理 医院信息现代化 智能化档案
  一、智能化档案管理应用于医院的优势
  (一)数据明确
  智能化档案管理的出现,是档案管理的一次革命性转变。在现代化医院建设和发展过程中,社会大众对医疗机构的要求越来越高,医院想要在市场竞争中获得优势,必须建立起和谐的医患关系和社会关系。在此过程中,档案管理工作起着十分重要的作用。
  一直以来,我国的医院中有为数不少采取传统的、承载媒介为纯纸质的档案制度,这一制度天然存在一定的缺陷性:如就诊记录分散,同一病患存在就诊时间、诊室、医院差异,本应第一时间整合就诊信息以便医生问诊,然而就诊记录碎片化,病患无法科学描述自身病情,同时,医生用药施诊的习惯不同,重复检查诊疗用药之下,导致了医疗资源的极大浪费。在医患关系紧张,社会对医生和医院普遍信任度低的今天,这甚至会引发患者对医生的怀疑与不满,医患关系进一步紧张恶化,造成不可挽回的损失。
  而采用智能化档案管理制度后,病患的病情病史、就诊记录可以详尽的为医生所知,既节省了过多的检查费用,又避免了使用药物不当或药效抵消等情况,医生也可以节省时间和精力以达到就诊效率最大化,同时,清晰明确、不易散失的病患资料又可以为医学研究提供可信的资料。
  (二)成本低廉
  在传统医院档案管理制度下,医院的医疗工作和行政工作之间数据无法整合,需要各自消耗人事、财务和时间来记录折算归档,使医疗工作和行政工作相互冲突,医院运行效率降低。而在智能化档案管理下,信息化、电子化既解决了档案管理所需的占地,又节省了审计部门的人力,更重要的是将医院总体的运行数据化,使得这两类数据相互关联,从而统筹医院整体运营。
  (三)医院发展依据充分
  传统医院档案管理有着易损失,难甄别等缺点,而医院在经营管理方面又会耗费大量时间和精力,因此无暇回顾档案,也就无法吸取过去的经验教训。在经过智能化档案管理后,这一问题可有效改善,例如,流行病爆发期间,可根据过往一定年限间的病例病症估算疫情,做好医疗资源的调度分配;在培养新人时,可以快速查找出丰富的病例、照片、会诊记录等资料,以便于开展教育工作;从事研究工作的医生可以节省查询稀有病例、大容量数据的时间,更好地投身医学研究;医院行政管理方面,可以根据旧有资料分析当前形势,购入或维护医疗器械、药品,增加可容纳病号数目等。
  二、医院如何实行智能化档案管理
  (一)提高管理人员专业素质
  部分医院以节省人事成本为目的,主要选择各部门近退休或冗余的人员作为档案管理部门的工作人员。此类工作人员自身调职到边缘部门,难以对所属部门产生责任感,又对档案重要性缺乏正确认知,且受限于专业能力与档案管理工作无法对应,难以对内容复杂,数量繁多的档案进行应有的整理和维护,以至于内在价值无法估量的医疗档案或丢弃遗失、或无法编订。对于如上情况,医院方面应拿出有力举措,一方面,为现有的档案管理人员加大普及档案管理工作的维护知识、安全知识、责任意识等的力度,并在薪酬待遇上视同医院其他部门的工作人员,以保证档案管理人员采取积极正面、负有责任心的工作态度开展工作;另一方面,应向外界广泛聘请专业的档案管理人才,通过运用他们的管理技术和责任意识,不仅能使维护档案更高效、管理流程更简洁,还可为档案管理系统的智能化和全面应用打下基础。
  (二)加大投入资金力度
  部分医院考虑到运营成本因素,在档案管理部门投入的资金稀少,而主要将资金投放在可视医疗条件,如医疗器械、医药资源、院校合作上。但在自身资源的优质利用上态度消极。从表面看,这样分配预算金额合乎逻辑,但内在价值极高的医院档案本可作为医院开发药物、开展科研、调整运营方针所依据的重要情报,现在不仅无法发挥作用,还需耗费金钱人力维护,实质上,这是对医院隐形资产的消极化处理,足以造成巨大浪费和亏损。
  因此,医院方面应转变运营思想,各大医院可根据自身实际发展情况,将先进的信息管理系统引入到档案管理工作中,并将原有的纸质信息录入到计算机系统中进行保存。同时,出资研发医院方白用的软件系统,统合内部资料,并适时、适当地将档案资源与其他医院共享,扩大己方可使用资源库体积。
  (三)发动医护人员丰富档案内容
  医护人员为医院良好运行的根本,医护人员对智能化档案管理的认知度和接受度,直接决定其所能产生的效益,而当下部分医院的医护人员视本职工作为主要工作内容,而忽视医院档案的准确性、重要性和参与性。因此,医院方面,应鼓励并推动医护人员积极参与医院档案的归档工作,以体现智能化档案管理的优点,即不受限于不同科室或科室与行政部门之间文书交接,从病患入院求诊、医生接诊问诊、检查用药、病患反馈、住院治疗、医护观察反映或采取手术治疗等各步骤,都可获取即时性强的医学资料,丰富医院档案;相比医护人员在诊疗完成后,回忆细节加以记录的传统医院档案管理制度,智能化档案管理下,医护人员可第一时间将诊疗信息记录归档,并且医护人员观察角度不同,操作经验丰富,彼此治疗方案有分歧或思路不同,可及时对照勘误,以提升诊疗效率。
  (四)发动行政人员运用档案内容
  行政人员为医院良好运行的道标,在传统医院档案管理制度下,行政人员仅从旁观者的角度监督、协调医护人员使用医疗资源和分配诊疗任务,客观上存在滞后性和误差性。而通过智能化档案管理,行政人员可以具前瞻性地开展自身工作,如合理调配处于使用空档期的医疗器械;利用数据分析避免院方购入的药品不足或积压;按照出诊次数、就诊能力及当前病患比例,灵活安排医护人员诊疗任务和休假时间;监督各科室不当使用预算或浪費行为,如此,行政人员可大大降低医院运营成本,有效提高医疗资源利用率。
  三、结论
  医院的档案管理系统智能化是当下医院自身发展需切实完成的要务,院方需积极对待档案管理工作,重视档案管理人员,加大投入资金力度,使得医院信息一体化,档案可视化;发动医护人员和行政人员一主一辅,从专业和旁观者的角度完善发展医院档案,使得智能化档案管理系统能更有利于医院的运行,更高效的为广大人民群众服务。
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