电子档案管理在家政档案管理中的探讨

作者:未知

  摘要:近年来,随着数字化时代的不断进步和创新,电子档案也逐渐应用于日常工作和生活管理中,其中家政档案就应用了电子档案来进行管理。本文针对家政档案的管理工作,对电子档案的特点作了详细的分析,同时对如何加快电子档案的实施,尽快从纸质文档过渡到电子档案中,以及如何提高电子档案工作在档案管理中的效率做了简单的阐述。
  关键词:电子;档案;管理;家政档案
  中图分类号:G271 文献标识码:A
  随着我国市场经济的不断发展,家政服务不再被认为是伺侯人的、不体面的工作,它和其他职业一样,在2000年被国家有关部门正式认定“家庭服务员”这一职业,从此家政服务踏上了自身的职业化道路。家政服务是一件跨世纪的双赢工程,一方面,它为众多的家庭提供了保姆、月嫂、护理、保洁.物流配送及家庭管理等方面的全方位的服务体系;号一方面,它成了当前社会解决再就业的主要渠道之一,据劳动与社会保障部的调查,家政服务业潜力巨大。随着城市居民生活节奏的不断加快,家政服务行业的前景更加的广阔,但不容忽视的是家政服务一定要具体规模化及规范化的管理,由于家政服务的种类繁多,人员较广,所以家政档案运用电子档案管理可以更加方便快捷地服务于广大群众。
  1家政服务档案管理的现状
  1.1档案管理工作量大
  家政服务可以说每天都有新的成员加入,也有退出的成员。但是由于家政服务供需缺口比较大,从业人员的稳定性比较差,流动性非常大,而且涉及的服务内容又多。造成了档案管理工作数量大,常常有变动,这些都需要消耗大量的人力和物力。
  1.2电子档案信息化程度需要提高
  科学化的信息管理能使信息来源得到高效的管理和服务。但是目前家政服务公司的档案管理还不是很完善,没有突显出其优势。纸质存档还是当前家政公司用于存档的主要方式,电子档案只是辅助作用,只用于简单的交换、保存。电子档案管理仍然处于初级起步阶段,管理人员的具体操作流程还需进一步的规范和完善。
  1.3电子档案管理操作不一致
  每个家政服务公司的实际情况和具体服务内容以及档案管理的具体情况也都不一致,一套完整的电子档案管理体系需要各个家政服务公司结合自身的服务内容等各种信息,设立完整、规范的管理制度。每个家政服务公司的电子档案管理工作存在着差异,甚至于档案中的项目出现了相互抵触的情况,严重影响了电子档案管理在家政档案管理中的进程。
  2传统家政档案管理的滞后
  传统的家政档案管理方法都是运用手工完成的,这种管理形式存在的问题表现在下面几个方面:
  一是档案管理人员的调配不合理,从时间和地点等方面都没有达到合理性的需求安排;二是传统家政档案中一些文件的收集和管理都是靠人工抄写的,保存方式是以纸质文件的形式来完成的,这样一来既浪费空间还不利于长期保存;三是档案中的文件提取多以手写或者复印完成,办事效率低,过程还比较繁琐,而且很容易出现人为因素;四是家政信息透明度低,档案管理工作人员为了查阅一份资料,需要耗费大量的时间和精力而且工作量也会增加。另外,在查阅资料的过程中,很容易造成资料的破损,甚至于丢失资料;五是近年来随着客户的需求和服务人员的不断增长,如果单靠人工手抄来填写服务人员档案,那么仅登记服务员一项工作,每个服务员每年按10次服务来算,工作人员的工作量之大就可想而知;六是数据不能够共享,由于家政服务公司部门分类较多,如:月嫂、水电、财务等很多信息都不能共享,需要人工重复手抄,造成了很多重复性的工作,浪费了大量的人力和物力;七是传统的家政档案管理对于数据的分类、汇总方面很不方便,更加不利于对数据作科学的分析和研究。另外,工作人员把工作的重心全部放在抄写、记录和整理档案上,根本没有时间和精力来培训和管理服务人员,更谈不上后期的追踪调查服务。
  3电子档案的优越性
  3.1利用计算机科学技术提高档案管理工作的效率
  传统的档案管理工作需要消耗大量的人力和物力,进行内容的填写、统计、存储。利用计算机网络来进行档案管理可以快速地实现档案的存储、分类、查阅和统计等工作,它和传统的纸质档案管理相比,既节省时间、人力和物力,又能减少信息的遗漏,使档案信息具有一定的正确性和可靠性。
  3.2通过计算机网络,实现信息共享与交流
  传统的纸质档案管理中,要想查找资料,其过程既繁琐又麻烦,查起来比较困难,其信息共享效率就更低。而通过计算机网络后,电子档案可以提高它的管理效率,搜索查询文件简单快捷,还可以实现项目分类管理,使文档的管理更加快捷。
  3.3电子档案安全性能高、传输速度快
  电子档案传输信息的速度比較快,并且存储空间比较宽裕。利用电子档案可以实时资源共享,提高文档的安全性和有效性。而且电子档案在保存上的要求比纸质档案保存的条件要低,档案的稳定性还高。
  4加强家政档案中电子档案的应用
  4.1加强储存设备建设
  在实际操作过程中,电子档案的传输过程具有一定的风险,必须要加强档案存档的安全性,对相关实施进行定期定时的检查、更新、升级和维修,对网络维护服务期、电子档案的管理环境定期地更新和检测。专门设立了电子档案监督员,用于档案的备份、重要文件的存档、家政从业人员实名登记认证、网络建设的维护等方面。从而使计算机设备的安全性有效地提升,最大限度地保证电子档案的安全及保密性。
  4.2完善相关规章制度,规范操作流程
  电子档案管理要做到人性化的管理,应重视工作人员的职业素养和职业技能,由于家政服务公司不再是以前简单的保姆和佣人的服务形式,如今己涉及20多个门类、200多个服务项目,是一项复杂、综合的、高技能的服务工作。所以在完成存档时,必须对操作人员进行严格的上岗培训,使从业人员对家政服务项目有足够的了解,培养操作人员存档的安全意识,提高家政档案管理人员的管理能力和职业素养,对于家政档案管理一定要做到安全、保密。档案管理人员要熟悉电子档案管理的应用技巧,能够在众多档案中快捷、准确地找到客户所需的服务项目。电了档案在具体的实施过程中,应科学合理地完善各项规章制度,结合家政服务公司的实际经营理念,档案管理人员要具有开拓和创新精神。   4.3优化服务方式,拓宽电子档案管理功能
  以往的家政档案管理工作,仅靠人工来完成,极大地浪费了人力、物力、财力。而且管理人员的工作既繁琐又没有效率。随着信息社会的到来,家政档案管理中充分应用电子档案己成为当今社会的必然趋势,电子档案应用于家政公司的档案管理中,大大提高了工作人员的工作效率,节约了大量资源,因此在电子家政档案管理中,档案管理人员应该注重档案收藏,充分运用电子技术,比如:可以运用多媒体技术、刻制光盘等方式。使家政档案管理工作真正实现资源共享,档案管理达到快捷、方便且具有个性化的管理。其次,电子家政管理信息一定要妥善保管,可以储存到光盘或者u盘中,争取实现计算机的具体操作规程。家政档案管理人员一定要坚持以人为本的服务理念,为顾客提供高效的网上服务及网上咨询,使家政服务能够快捷地服务于民众,努力构建一条家政网络在线服务体系,从而促进家政档案管理更加的科学、规范、统一,更好地服务于社会。
  4.4强化人才培养,优化家政档案信息化管理
  档案以及档案管理部门应该结合本地的实际情况和需求,加强对家政服务人员信息化的宣传和培训,要在实际工作中,摸索如何培养家政档案信息化人才的方法,要定时定期地对档案管理人员进行档案信息化的业务和运用技能的培训和考核,使他们对电子档案管理信息化的水平不断地提高。另外,还应增强家政公司信息化的覆盖率,比如:家政服务公司给一些下岗职工提供了再就业机会,这不仅关乎从业人员的切身利益,而且对社会的稳定也有很大的影响。因此,家政档案管理工作人员,在实地了解的基础上,应对从业人员进行总结、归类及整理。构建就业信息管理档案。这就要求家政档案管理人员,熟练电子档案管理,能够及时就近地安排下岗职工从事家政服务,从而既满足了人们对家政服务的需求,又解决了下岗职工的就业问题。另外,为了实现家政档案的资源共享,我们应该对家政档案信息进行横向和纵向整合,加强与其他家政服务公司的交流与合作,实现真正意义上的电了档案共享。
  5家政服务管理信息系统的意义
  家政服务管理系统加强客户资料的管理,对客户使用情况进行分析,准确掌握用户的喜好,家政服务管理利用工作系统化、规范化、自动化、简易化、智能化,加强家政服务管理的效率。家政档案管理设计思想是利用基础软硬环境,用先进的管理系统开发方案并达到提高系统开发水平和应用效果。系统应符合家政管理规定,满足相关人员日常使用需要,达到操作中的直观、方便、实用、安全等。系统要具备数据库维护功能,根据需求进行数据删除、备份的操作。
  6档案管理内容
  第一,客户的基础资料,也就是公司掌握的原始资料,它是档案管理的第一手資料,是客户档案管理的基础。客户档案保持动态性,不同于一般的档案管理,假如建立以后不去管理,就失去了客户档案的意义。需要根据客户的情况变化,不断调整,删除旧资料,及时添加新资料,对客户的变化进行跟踪记录,记录客户的更新信息。
  第二,家政服务员档案管理内容,也就是掌握家政服务员基本的原始资料,方便公司对家政服务员的了解,包括街道的介绍信、身份证、电话信息等。家政人员信息更新、人员的手机及住址有变更时,要通知公司。保存家政服务员星级评定、投诉记录等,工作地点、客户评价、工作经验等都需要登记进档案。
  7结束语
  时代在不断地发展,电子档案管理的作用也显得尤为重要,在本次研究中,我们分析了电子档案管理在家政档案管理中的重要性,以及针对当前家政服务档案管理的现状进行分析,提出了有效的解决措施。
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