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无纸化办公环境下电子档案管理的思考

作者:未知

   摘要:随着当今社会逐渐步入了信息化时代,各种信息都已经开始使用电子的形式进行记录.我们逐步进入了无纸化的办公时代.现今的档案管理也都已经开始使用电子的形式,为档案管理带来了诸多便利.但是随着电子档案管理的深入使用,一些问题也随之出现,亟待解决.本文分析了现今无纸化办公的优势,对当前无纸化办公环境下的电子档案管理与传统的纸质档案管理进行了比较,探讨了电子档案管理中易出现的问题,提出了相关的建议和对策,以供参考.
   关键词:无纸化办公;电子文档;档案管理
  中图分类号:G270  文献标识码:A  文章编号:1673-260X(2019)05-0148-03
  引言
   随着计算机技术的不断突破,网络技术的不断进步,科技化的生活不断改变着人们的传统生活方式.现今人们提倡要保护环境,减少污染,因此无纸化的办公环境开始兴起,经过多年的发展,无纸化的办公环境已经成为行政部门的首选.档案管理也实现了电子化,电子档案取代了原来的纸笔记录的方式,使得档案管理变得更加便利快捷.
  1 无纸化办公环境下档案管理的优势
   在以往的档案管理当中,不仅需要提供巨大的空间供给档案进行存放,还需要雇佣相关的人员进行档案资料的整理、保护等,耗费了大量的人力物力.无纸化办公与档案管理实现无缝连接,能够减少档案管理工作成本,提高档案管理工作效率. 而在电子档案管理当中,只需很少的人力与相应地电子设备便可以进行大量的资料信息管理,大大地节省了工作成本,并且通过专门的电子档案系统,能够快速地进行档案整理,节省了时间,提高了工作效率.
  2 电子档案管理与传统纸质档案管理的差异
  2.1 档案归档存在差异
   传统的纸质档案在归档的时候是在固定的时间进行分类归档的,这个时间大约是1年两次,对于较为重要的档案可以根据其所分的领域的分区进行归档.而电子档案可以进行实时归档,也可以进行定期归档,文件只需要以正确的形式发送给档案管理人员,管理人员进行登记,就可以完成电子档案的归档.
  2.2 保存方式与管理方式存在差异
   纸质档案在保管的过程中,要注意纸张的整洁,要进行防火、防水、防治虫蛀发霉等多种可能对于纸质档案造成损害的情况,而且定期要对纸质档案进行修裱的工作,十分地繁琐,并且会耗费大量的人力物力.电子文档在管理的过程中,只要注意存储设备的安全,便可以一直进行使用,而且不用担心档案的丢失或是出现时间过久而模糊的现象.
  2.3 利用方式存在差异
   纸质档案是可以直接呈现在人们的眼前,人们只需要办理相应的手续便可以直接获取信息.但是,由于纸质档案是实体化的,因此在时间与空间上具有一定的限制,无法为所有人在同一时间提供服务.而电子档案只需进行一次信息录入,便可以随时随地地为人们提供档案信息.但是由于电子档案是以数据的形式存在的,因此在利用时需要配以相应的设备来进行查看.
  3 电子文件档案管理存在的问题
  3.1 缺乏对电子文档及其归档重要性的认识
   档案的归档是十分重要的工作,一些单位对于自身的档案管理没有足够的认识,对于电子档案没有进行主动地整理归档,甚至有些行政部门只进行档案的建立和存储,但是并没有设立专业人员对档案进行精细化管理,使得电子档案处于混乱的状态,使得电子档案如同虚设.
  3.2 电子档案的法律效力没有明确依据
   纸质文件具有其被社会公认的法律效力,纸质文件的原件天然具有法律凭证性质.但是电子文档由于其灵活和易修改的特性,很难具有相应的法律条文支持其法律效力,电子文档至今无法具有较为强力的法律效力.
  3.3 电子档案的管理人员素质亟待提高
   电子档案的归档、整理、使用,都应该有专业的管理人员进行负责,但是有些行政部门为了减少人力资本,档案管理一般是由其他工作人员来兼任的,没有专业的技能知识支持,使得电子档案的管理存在十分大的危险,容易造成电子档案的损坏、损毁、丢失等情况,造成不可挽回的损失.
  4 档案电子化管理的改进措施
  4.1 严格规范电子档案的管理
   电子档案管理中最为重要的就是对于电子档案的归档与整理.在严格规范电子档案的管理上可以从以下三个方面进行:
  4.1.1 严格遵守国家的相关规定
   国家对于电子档案的管理一直都十分关注,也发布了《电子文件归档与管理规范》等文件来规范电子档案的归档与管理.因此要严格遵守国家相关文件的规定,规范电子档案的归档与管理程序,及时进行电子档案的归档,对于新接受的档案文件应该及时予以整理分类,进行归档.
  4.1.2 建立平台软硬件的测试、维护和管理制度
   电子档案的管理是在一定的程序运行之下的,现今企业或是单位都是选用一些可以自行设计程序的软件由相应的公司人员进行编撰之后投入使用.因此在日常工作当中应该重点关注程序操作平台本身的维护、测试工作制度、日常管理手段與承载程序运行的电子设备的管理等后续问题.
   (1)建立操作平台的维护测试管理制度
   操作平台并不是一成不变的.现今的科学技术十分发达,可以用日新月异来形容,每天网络上都会有不同形式种类的病毒出现,随之而来的便是与之相对应的杀毒软件.电子档案有着非常重要的影响,因此更应该加强对于电子档案程序的维护与测试.在网络上出现新的补丁或是安装包的时候,程序员应该及时地进行程序的补充,安装系统需要的补丁与安装包,并对于新安装的部分进行测试,查看新的程序与原有程序的兼容性,以保证电子档案系统的正常运行.另一方面,在程序维修的过程中,有的在短时间内便可以完成,有的可能需要一段时间之后才可以投入到使用当中,因此在进行长时间的程序维修时,应该提前准备好备用的程序与软件,保障档案工作的正常运行.    (2)日常管理制度(程序方向)
   程序是由程序员进行编写测试之后投入使用的,而使用人员一般不是专业的计算机专业人员,在操作过程中难免会出现错误,对于程序的正常运行造成影响.因此在日常程序操作当中应该加强管理,规范操作人员的行为规范,提高使用人员的操作能力.同时在闲暇之余应该对于操作人员进行简单的程序知识教育,使操作人员能够知晓部分程序问题的症结所在,并针对问题教授解决办法,帮助操作人员解决在操作当中经常遇到一些问题,在减小技术人员的压力的同时,提高操作人员的综合素质.
   (3)设备管理制度
   程序运行是建立在电子设备正常运作的基础之上的,因此在日常管理当中,还应该加强对设备的管理,电子设备的运行环境当中应该远离易燃易爆物品,机房内应该保持干净干燥,避免阳光直射.同时应该定期进行电子设备的清灰除尘工作,保障设备内容的干净.其中的可替换零件应该在一定年限之内进行更换,以保障设备的使用寿命.
  4.1.3 建立电子档案管理的建设与协作机制
   信息资源共享和开发利用的公众化,是电子档案管理的重要特征.因此,必须建立电子档案管理的全方位协作.省级党报集团要根据自身的实际情况和业务需求,重点建立起档案管理部门与三个方面的协作机制:即建立与集团内部各部门之间的协作机制,由档案管理部门负责牵头运作,重点解决电子文档的规范化、文档信息资源的开发利用等问题;建立与省档案局之间的协作机制;建立与其他单位之间的协作机制,重点解决信息资源共享和开发利用的问题.电子档案管理的协作过程,也是电子档案开发利用和完善发展的过程,只有建立起更加科学完善的运行与协调机制,才能更好地为内部各个部门和社会提供更加便捷的服务.
  4.1.4 做好档案备份与预留保存
   在现今的无纸化办公环境下,电子档案是档案管理的主流,但是电子档案还是存在着一定弊端,一旦受到外力的冲击,设备容易出现问题,而且网络病毒猖獗,容易对于电子档案进行冲击,从而导致档案的损毁.因此在电子档案管理的过程中需做到以下两点:其一,随时做好电子档案的备份,以应对突发事件造成档案资料丢失,并且应该培养档案管理人员做好备份的意识.其二,辅以“云”系统,在进行档案资料录入的同时,将数据资料同步到相应的“云”空间当中进行保存,保障信息储存的同时,也加强了信息的安全.
  4.2 建立严格的工作管理制度
   创新管理制度,强化管理办法是在新形势下,优化档案管理的必要举措.只有转变旧的管理制度与方法,建立符合现今发展需求的新制度、新方法,才能够与时俱进,跟上时代的步伐.具体可以在以下方面进行:
   首先,他们应该加强对档案管理人力资源部门的管理.在招聘人才的过程中,部门应提高招聘要求,选择一些高素质的专业人才,能够对于新事物快速的学习与掌握,加快培训部门的培训进度.其次,在目前工作当中一些档案管理人员的日常工作效率较低,同时领导者对电子档案的软件与设备的管理相对薄弱.因此,为了全面提高系统和员工日常工作的效率和质量,档案管理应加强日常工作管理.建立严格的管理制度,规范工作人员的日常工作行为,实施人事审计.人事审计系统可以利用计算机系统定期审查和评估员工的技术水平和专业素质,对于工作人员的日常工作行为进行记录,并且整理在案,在进行员工大会是进行数据公布,以提升工作人员的工作紧迫性.
  4.3 加强档案信息资源管理人才队伍建设
  4.3.1 加强档案工作人员的专业化素质
   首先应该加强档案管理人员对电子档案管理重要性的认识,只有正确的思想才能指导正确的行为,档案管理人员具有足够的认知,便能在工作过程中尽心尽力,加强档案管理的严谨性.除此之外还应该加强自身对电子信息技术的学习.
   另一方面,由于现今高科技更新发展速度快,电子档案管理系统发展也十分迅猛,技术人员如果不进行及时的学习,便会出现技术遗漏的问题,从而对于系统中出现的隐患无法进行及时有效的处理.因此在工作期間,应该积极地为技术人员提供便利的条件,进行程序系统等方面的电子技术研究,从而保障电子档案操作系统的先进性.同时在出现新型技术的时候,应该派遣相应的技术人员前往学习,以补充技术人员的知识漏洞,提高技术人员的水平,从而增加自身的专业性,来应对更多的设备系统问题.
  4.3.2 提高档案管理人员的思想素质
   档案管理工作涉及方面甚广,且十分重要,因此在管理工作开展之前,首要任务便是树立起工作人员正确的档案管理意识.档案人员作为档案管理工作的主要负责人员,在工作当中只有树立起正确的档案管理意识,重视起档案管理工作,才能够在工作当中自律、敬业,并督促他人,共同致力于档案管理,减少在档案管理工作中的错误,确保档案管理工作正常进行.
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