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高校档案管理现状及对策探析

作者:未知

  【摘要】档案管理工作是高校管理工作的重点之一,不仅是各项工作活动的历史留底,也集中體现了整个高校管理工作情况,为日后的工作方向提供了资料支撑。现阶段高校的档案管理工作依旧存在不足,并没有将档案的全部作用发挥。因此,加强高校的档案管理工作,对于高校的管理工作,具有长远积极的意义。本文通过论述高校档案管理的重要作用,分析了现阶段存在的不足,并提出了相应的解决策略。
  【关键词】高校档案 档案管理 现状 对策
  随着高等院校的不断发展,学校的各项资料和档案的数量和种类呈现井喷式发展,过去传统的档案管理理念和工作已经严重制约着档案管理工作的发展,同时也制约着高校各项工作的进行。与时俱进的提高档案管理的意识,改进工作方式,已经成为趋势。
  一、高校档案管理的重要作用
  (一)是高校管理工作的重要资料
  档案管理工作是各项工作完成后留下的原始凭证,是各种信息的汇集,资料来源真实可靠,从资料来源上划分属于一手资料。档案管理工作能够对高校既往各项工作做出详实的记录,不仅反映了高校的发展历程,同时为日后的发展方向提高历史资料。档案管理工作的开展,为高校管理工作推进的过程中提供历史经验,避免在决策上犯相同的错误。
  (二)为人文建设提供资料
  现代化的高校管理应采用现代化的手段和理念,团结职工的凝聚力能够有效的推动组织的良性发展和循环。而提高员工的凝聚力,最有效的手段则是加强组织的人文建设。高校的档案管理工作,记录着高校发展的历程,更是一部创业史,是全体员工共同完成的,记录着全体职工的辛勤工作,以及取得的辉煌成就。以历史为鉴认可全体职工的付出和成就,从内部增长的推动力能够强有力的推动职工的工作积极性,对于员工对于组织的认同感也能够发挥巨大的推动力。
  (三)推进高校的科学管理工作
  随着教育改革的不断深入化,对于高校不仅要有高水平的教学工作,也要求整个高校组织能够科学高校的运行。高校的管理工作科学化、个性化是时代发展的必然趋势,但必须通过自身不断的实践,因此自身发展过程中留存的资料极为重要。大量的原始一手材料,通过科学的分析总结,能够反映出管理工作推进过程中,取得的成果或是失败的原因,具有规律可循,是管理工作推进到更高层次的原始累积。
  二、高校档案管理存在的不足
  (一)档案工作人员对于工作的重要性认识不足
  由于历史发展的原因,很多高校的档案管理人员并不是专业出身,对于档案管理工作的重要性认识不足,认为档案管理只是纸质记录、电子文档等,对于工作疏懒倦怠,工作积极性不高,由此造成档案管理工作成效不高,一些细微的资料容易缺失或是缺损,影响到整个档案资料内容的真实度和完整度。
  (二)高校管理者对于档案管理工作的重要性认识不足
  高校的管理层在很大程度上,对于档案资料能够发挥的作用认识不足,往往只注重科研和教学水平的建设,忽略了档案资料能够反映的历史问题,对于科学管理的推进缺乏深入认识。
  (三)档案管理工作薄弱
  档案管理工作是对海量的资料内容进行归档整理,若想深入的进行内容提取,离不开现代信息化技术的支持。现阶段,很多高校对于档案管理工作认识不足,对于档案资料的内容利用不足,只是停留在表面而已。深究其原因,很大一部分是因为档案信息化的建设落后,软件硬件投入不足,不足以支撑资料内容的深度提取利用。即便有较为先进的信息化软硬件建设,也没有相应的专业人员与之相配,造成各方面的人力和资源的浪费。
  (四)档案管理与相关科室对接不畅
  多数高校建立了档案管理工作,但工作内容只停滞在档案资料的存储上,相关业务科室需要查找资料的时候,不能够及时提供有效的档案信息,导致同业务科室的工作衔接不畅,大大降低了档案的真正作用。
  (五)高效档案管理人才匮乏
  我国高校对于高校档案管理人员的重视程度不足,认识不到档案管理专业人员的重要性,在岗位人员配备时,经常成为学校的“清闲岗位”、“养老岗位”,人为不过是将档案整理保管、录入电脑,导致这些管理人员不仅管理经验和专业知识都相对不足,工作精力和工作热情更无从谈起,严重制约着高效档案管理工作的发展。
  三、加强高校档案管理工作的策略
  (一)建立科学的档案管理理念
  加强高校档案管理的工作,首先要开拓眼界,接受科学的现代管理理念,紧跟时代发展的潮流。首先,充分认可档案资料所具有的深刻价值,认识到档案管理工作可以从不同的方面为学校财务、人事、教学、后勤管理等各项工作提供数据和文字资料的支持,为高校各项工作的决策提供帮助。其次,档案管理应该与时俱进,高效档案管理工作应该不断吸取国内外先进的档案管理经验和方法,时刻与最先进的档案管理工作接轨,在收集和正理档案时,应该对收集时间和档案时间明确,方便使用者利用。最后,档案管理人员要树立服务意识,改变以往的工作理念,将档案管理作为产品呈现给使用者,只有这样才能将档案的用途充分释放,而不再是库中的纸张。
  (二)加强资源的原始累积工作
  由于档案资料关系着高校各项工作的开展,档案材料的收集就显得尤为关键。首先,档案资料收集和整理工作应该分开同步进行,日常的收集与阶段性的总结整理可以实行并行管理,日常的档案收集与初步整理工作在每天应该完结,另一部分档案管理人员应当对一个阶段的资料和档案进行详细的分类、归档,并在信息系统中进行相关报表工作,及时更新信息系统中的档案内容。其次,档案也分为重点档案和普通档案,两类档案的管理应该分开进行并同时开展,对于重点档案,无论保存条件、阅览权限、阅览地点等都要有明确的规定,并严格执行;对于一般档案,严格按照相关规定执行。在资料收集阶段应该将重要资料与一般资料区分,保证重要资料的收集质量。最后,加强科室文书人员的档案整理意识,通过对文书人员档案管理知识的基础培训,可以在进入档案室之前就形成预收集整理,大大减轻了档案室工作人员的前期工作压力,可以将更多的精力放在档案的详细分类整理和应用工作中,提高工作效率。
  (三)加强档案管理信息建设的投入
  随着社会信息化飞速发展,将信息化技术应用在档案管理,已经成为了必然的趋势,高效领导已经意识到信息化对于高校档案管理的重要性,为高校的档案室的信息化投入了大量的资金,购置了大量的电脑、打印机、扫描仪等硬件设施,还购买了相应的软件管理系统,提高了档案的管理和利用效率。但是值得关注的是,目前高校档案管理的信息化进程仍停留在硬件投入阶段,但是对于信息化档案管理的人才投入不足,导致专业的信息化档案管理人才严重不足,制约着高校档案管理信息化的进程和发展。
  (四)利用互联网开展档案的深度利用
  近几年互联网技术飞速发展,可以通过互联网技术,使得使用者拥有更佳的使用体验,也能充分挖掘档案资料的价值,为高校各项工作提供借鉴和支持。学校可以利用专门的档案查询网站或者与软件信息公司合作,制作符合本校特点的互联网阅读与资料分析网站,不仅为使用者提供了专业化的数据分析和资料检索工作,还能让使用者随时随地的查阅资料,打破了时间和地点的制约,真正体现出档案管理工作的服务意识。
  (五)加强档案管理人员的专业水平
  高效的管理离不开人的参与,因此提高高校档案管理人员的专业技术水平是必然之举。首先,要求档案管理人员极强理论知识的学习,只有有了理论的支持,才能够将档案的价值发挥处理,才能够开拓档案管理部门业务的深度和广度。其次,应将强档案管理人员的计算机水平学习,现代档案管理离不开计算机信息技术的支持,最好能够学习SQL语句,以便能够应对日常的检索使用。最后,档案管理人员应牢固掌握与档案管理相关的法律法规,在工作的过程中不违规,不泄密,保证档案的使用和保管安全,设置不同级别的保密规定。
  四、结束语
  综上所述,档案管理工作在推进高校科学管理的过程中,能够起到重大的作用,不仅能够提高历史资料的回归,同时还蕴含了丰富的信息。因此,应充分重视档案管理工作,做好原始资源的累积,做好档案的分类存储和管理。同时,还必须正视档案管理工作存在的问题,紧跟时代发展的潮流,提高档案管理工作人员的专业素养和计算机水平,以便能够发挥档案的真正作用,推进高校的管理工作跟进一步。
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