大数据时代电力企业档案管理创新的探索

作者:未知

  [摘    要] 大數据时代正悄然改变着各行各业的管理模式。依托大数据的技术优势,电力企业也在不断进行档案管理模式的创新探索。文章首先阐述了大数据的概念,接着结合电力行业分析了大数据时代下档案管理出现的新特点和潜在威胁,最后给出了相应的应对策略。
  [关键词] 大数据;电力企业;档案管理;创新
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 03. 073
  [中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194(2020)03- 0178- 02
  0      引    言
  在现代档案管理模式下,大多数电力企业已将传统的纸质档案通过数字化技术转换成了便于存储和查阅的电子档案,档案管理人员在收集、整理、保管等环节的工作量得以减轻。同时,档案数字化管理平台打破了检索和查阅的时间、空间限制,档案利用变得更加便捷。作为一把“双刃剑”,大数据给档案工作带来便利的同时也给档案工作也带来更为严峻的考验。海量电子数据如何存储、数据安全如何保障,以及档案服务质量如何适应新形势下的新要求,这些都是摆在档案管理人员面前的现实问题。电力企业在不断深化改革、适应社会发展的同时,档案管理工作也必须紧跟时代的步伐。
  1      大数据的概念
  大数据最早起源于Apache Org的开源项目Nutch,目的是为了有效地整合网络所需的各种数据。大数据被广泛推广和应用于各个领域是从20世纪开始的,且不同领域对其定义也不尽相同。通常情况下,将在一定时间内,为确保企业的正常运营所积累和整合的相关数据都被称为大数据。大数据一般可以分为结构化数据、半结构化数据和非结构化数据三种类型。其中,通过表结构实现的数据被称为结构化数据;无法通过表结构实现的数据被称为非结构化数据;介于两者之间的则是半结构化数据。作为当前的主流数据,非结构化数据较为复杂且不便处理[1]。
  2      大数据时代下电力企业档案管理的新特点
  电力行业是一个涉及国计民生问题的基础产业,社会的生产、生活都离不开电力的保障。正是由于电力行业与各行各业存在的广泛联系,加上日新月异的网络技术、数字技术和计算机技术,大数据背景下电力企业的档案管理呈现出了更为特殊的一面。
  2.1   档案数据资源激增且种类繁多
  电力产业从生产、运输、运行到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂的过程。随着电力体制改革和智能电网的发展,电力企业开发了覆盖各个管理环节的计算机管理系统平台。从这些系统平台中生成的数据资源最终流向档案管理系统,成为档案收集的对象。在管理过程中,不同部门的工作任务有时还会存在交叉(比如从各部门抽调专家成立的项目小组)。因此,不同管理系统之间针对同一事项会产生重复的数据信息,汇总到档案管理系统就会导致重复归档。随着网络时代的发展,大量的网页信息如今也纳入档案收集归档的范围,这些数据往往以TB甚至ZB级别存储[2]。
  电力企业在日常经营及管理活动中通常涉及文书档案、电网建设项目档案、自身基建项目档案、采购活动档案、科学技术研究项目档案、会计档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等九项业务档案的归档。按照档案载体来分,又可以分为纸质档案、胶片档案、光盘档案、磁性载体档案、电子档案等等。这些载体类型各异的档案在保管方式、存储条件的要求上也存在较大差别。面对爆发式增长的数据资源和多样化的档案类型,档案管理工作该何去何从?笔者认为解决电子档案的存储问题是当前档案管理人员必须面对和思考的头等要务。
  2.2   档案数据信息安全问题日益突出
  档案管理平台的开发让各种智能化操作得以实现。但处于网络虚拟环境下的各种应用系统、软硬件设备的安全问题则成为档案管理安全工作的隐忧。由于电力行业的特殊性,档案信息中包含很多涉密信息。其中包括员工的个人隐私,企业秘密,甚至是国家秘密。这类档案信息一旦泄露会使国家、企业和个人的利益遭受严重损害。根据保密管理制度规定,这部分涉密文件不得进行数字化处理录入档案系统中,而是以纸质文件的形式保存于档案室内,而且要与非涉密文件分开整理,专盒、专柜存放。
  传统档案的载体主要是纸质的,通过执行档案管理规定,落实库房“八防”要求,定期巡查、盘点、开展应急演练等,档案安全相对可控。而处于计算机系统中的档案数据面对的主要是来自外部的各种网络威胁:计算机病毒、恶意软件、篡改程序、黑客等等。网络安全问题往往具有隐蔽性、传染性、复杂性等特点,可控性较差。目前国家针对网络安全保护方面的法律法规体系还很不完善,档案数据安全问题形势严峻。尽管存在着诸多不利因素,但这并不代表只能坐以待毙。档案管理人员通过对安全威胁充分了解并加以重视,就可以利用现有的技术和管理手段加以防范。
  2.3   用户对档案服务质量的要求不断提高
  大数据时代是信息爆炸的时代,现今人们每天产生的数据信息超过了过去几千年的总和,并且还在加速增长中。面对庞大的数据,如何快速为用户找到有效的数据信息,成为档案管理人员提供优质档案服务的关键,也是用户极为关注的问题。2011年,国家电网公司发布了大众传播品牌口号——你用电,我用心,充分体现了国家电网公司的服务理念。档案服务作为行业整体服务的一部分也应当积极践行这一理论要求。
  对于档案服务,过去存在着一些认识上的误区。比如有人认为档案工作是一种事务性工作,任何人都可以做;有人认为档案具有机密性,所以一般不能对外提供利用。事实上,档案工作人员属于专业技术人员,档案工作有着很强的专业性要求,加上大数据技术的融入,一名合格的档案管理人员既要拥有高水平的专业技能,同时也要具备相应的计算机、网络技术知识[3]。当今世界是信息开放的时代,大众对信息的共享程度要求也越来越高,就连政府机关都已提出政务公开和政府信息公开,因此档案服务也应该做到与时俱进。档案人员在实际工作中要注意处理好档案保密和利用之间的关系,不可偏废。   3      电力企业档案管理模式创新的对策
  3.1   加快企业档案信息化建设进程
  目前,档案信息化建设工作已经在全国范围内开展,其中档案管理信息平台的开发对于解决电子档案存储问题具有重要的意义。
  一部分电力企业已经开发了数字档案馆系统。它的优势在于:一方面可以与企业的协同办公系统互通共融,实现公文的在线归档。另一方面,为存储档案数据提供了保障。值得一提的是大数据技术中的云存储模式在档案信息化建设中的运用,它在保障档案存储的完整性和安全性方面表现突出,是当前较为先进的一种存储模式。
  3.2   加強档案信息的安全保护
  “安全第一”在任何行业、任何时候都是至理名言。大数据背景下,档案信息的安全问题是档案管理工作的重中之重。没有数据安全保障作为前提,一切工作都是徒劳。
  档案信息的安全威胁一方面来自人为因素、设备硬件故障等内部管理,另一方面主要来源于外部网络[4]。因此,要做好档案的安全防护需要做到以下几点:首先,加强思想教育,树立全体人员的档案安全意识。在档案日常管理工作中,档案人员要定期对库房、档案专用设备、档案实体进行检查,落实好档案管理制度的各项要求,一旦发现问题应按照档案管理应急预案立即上报相关负责人,做到及时处理,尽可能将损失控制在一定范围内。其次,建立网络安全屏障。利用各类安全软件、身份识别技术、信息加密技术、访问权限设置等防止计算机病毒入侵和非法用户的攻击。在网络使用方面,内、外网计算机分开使用,档案系统应尽量安装在内网计算上,并严禁联入未经加密处理的移动存储设备;所有计算机的杀毒软件需要定期更新和升级,确保档案系统内数据信息的完整、真实、可用。再次,要对档案数据进行全方位、多层次的数据备份,以防因意外事故造成数据丢失。按照异地备份的要求,电力企业各兄弟单位之间、电力企业与各大档案馆之间应加强合作、联动,开展远程异地备份。此外,还可以建立数据容灾中心和灾害应急恢复机制,最大程度确保档案数据的安全。
  3.3   提升档案管理工作的整体服务水平
  电力企业在档案管理方面利用了先进的技术手段,档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么,档案服务的“质”又该如何保证?这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。档案人员既要不断学习、提升专业技能,还要掌握前沿的信息技术,成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性,并加以鉴定、分类、划分保管期限,防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。另一方面,档案人员要秉承电力行业的服务理念,做到用心服务,满足当前用户对档案信息多元化的需求。此外,可以利用大数据技术为用户提供档案数据分析服务[5],也可以利用关键词检索和系统联想功能,为用户推送更多的相关信息。通过对用户的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析,档案管理人员可以掌握用户档案利用的总体趋势和方向,档案服务工作也能做到“知己知彼”。另外,还可以每年对用户开展满意度调查,收集用户对档案系统、服务方面的意见和建议,帮助档案人员认识档案服务工作中的不足,并针对性地加以调整和改进,不断提高档案服务的满意度。
  4      小    结
  档案管理模式的创新是档案工作不断进步的动力。电力企业应当紧跟大数据时代的步伐,在保障档案信息安全的前提下,持续提升档案管理的效率和服务质量,为电力事业的发展贡献力量。
  主要参考文献
  [1]吴毓玲.论大数据时代档案管理的模式变化[J].现代经济信息,2018(21):67.
  [2]王思倩.大数据时代档案管理模式的新变革[J].城建档案,2019(2):64-65.
  [3]陶琨.新时期电力企业档案管理与实践研究[J].中国电力教育,2012(33):90-91.
  [4]张海鹏,刘一辰,侯俊合.大数据时代档案管理模式变化研究[J].法制博览,2019(1):297.
  [5]张译之,郑良杰,郑重.现代企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代国企研究,2018(22):71-72.
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