机关事业单位档案工作规范化管理的几点思考

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　　现代化管理下的档案工作，必须拥有规范的标准，不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的档案工作铺平道路。档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展有力基础。所以，规范好档案工作势在必行。在现实中结合规范的档案工作指导精神，培养管理人员的责任心，增强其管理意识，建立处理文书的目标化工作，提高工作积极性，以此达到规范式的档案管理。
　　1.搞好档案工作的现实意义
　　1.1提高档案工作的认知度
　　在信息化迅速发展下，人们对档案工作的管理意识越来越淡薄，加之事业单位领导不够重视，对其管理工作缺少责任心，由此忽略其在社会发展里的现实作用及战略意义。实际工作里出现的无责任感、缺岗、档案工作宣传力度不足，且档案工作无用论不断影响整个单位，使其形成较弱的档案工作管理理念，在管理模式上，也使得传统至新型过渡阶段出现阻碍，不利于事业单位的良性发展。因此，必须提高对档案工作重要性的认知。
　　1.2规范档案工作的现实作用性
　　在事业单位里，档案工作已成不可或缺的部分，它不仅是提升工作品质及效率的前提，更是事业单位茁壮发展的基础，有助于将历史保存还原其真实性。另一方面，规范式的档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩，作为探讨其运营成果及发展观提供参考信息。
　　档案工作管理的好否，直接决定着事业单位领导是否能把握住本单位整体运营情况，是否能及时调整运营政策。所以，在我国规范好事业单位档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型档案管理措施，将事业单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，且更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。
　　2.规范档案工作的管理内容
　　2.1规范档案工作根本前提――制发公文
　　绝大多数的档案都以公文演变，作为其前身，如何制定与发布公文，能直接影响其质量的好坏，也决定着未来档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的档案质量，好为将来实行规范式的档案工作奠定根基。
　　一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。按照横写横排的排版模式，需将装订线安排在左面。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，还是不同的手写批注、签字、报表及记录等，选的纸张、墨汁及笔型应不易褪色，确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，对简称及不标准的字尽量少用或不用于行文中，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。
　　2.2规范档案工作主要准则――立卷归档
　　公文相似、重复及无序的立卷组合给规范档案工作造成困难，也对档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的档案工作甚至满足信息化的要求。
　　在现实工作里，一方面应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另一方面需处理好如下三项内容：一是需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二是需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，尤其是内容、方式及意义的较多类似处的资料文件差别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的档案工作，有效提升档案的使用效率。三是需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其是在归档立卷里，需将相同类型且拥有一定关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升档案的使用价值，让完整的档案文件为将来规范式的档案工作奠定基础。
　　2.3规范档案工作有力保证――案卷质量
　　在实际操作中不难看出，档案是否有价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式档案工作的操作起着决定作用。所以，提高档案订卷的质量，显得极为重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其档案。
　　3.推动档案工作的发展之路
　　3.1增进档案工作目标――运用档案
　　档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是档案管理的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的信息资源。
　　要增强档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。档案员在做好搜集、整理、评定及保存档案的同时，还需健全检索系统及汇编档案文件等资料，以便使档案使用者之需。以外，还要加强档案存放库房设备。另一方面需顺应时代变化的要求，把死档案变“活档案”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平，这样不仅增加了社会效益，而且能促进档案工作健康发展。
　　3.2做好档案工作标准――依法治档
　　档案工作规范的根本在于依法治档。现代化管理档案设施，多样性档案载体及类别，直接影响着档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势，打造档案工作新篇章。
　　档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。而《档案法》的颁布，正是我国档案事业朝着健康方向发展的强力后盾。新形势下的档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的档案法规。各部门也应相应健全相关档案制度，做到灵活有效地管理。 [科]
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