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新旧动能转换下高校文书档案收集与归档细节化管理研究

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  摘  要:高校文书档案收集与归档管理工作是高校档案管理工作的基础环节,该文通过分析高校文书档案收集工作存在滞后现象、收集不齐不完整、归档材料间缺少相关联系以及文书处理不规范等问题,结合实际工作情况,剖析影响文书档案收集归档的原因,并提出健全完善规章制度、加强学习、熟悉文书处理、改变收集方式等策略,希望能从根本上解决问题,加强高校文书档案收集归档工作。
  关键词:高校档案  文书档案  收集工作  归档工作
  中图分类号:G271                                   文献标识码:A                          文章编号:1672-3791(2019)04(b)-0255-02
  文书档案指的是由日常工作通用文书转化而来的档案,包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等,是对过去经验的总结,也是指导今后工作发展的重要基础。随着高等教育事业快速发展,高校改革深入推进,各种电子信息化技术扑面而来,高校文书档案管理机遇与挑战并存,我们应当在新旧动能转换的思想指导下,结合具体工作情况,归纳总结文书档案收集与归档工作中出现的问题,简述影响收集工作的因素,通过多种方式解决问题,推动高校文书档案工作科学健康发展。
  1  文书档案收集与归档工作中存在的问题
  1.1 档案收集工作存在滞后现象
  各部门上交档案材料时,有些材料是需要向上级部门报送之后才能进行归档,有时相隔几个月,有时甚至跨年度,由于时间较长会造成归档时文件已找不到的情况,影响整个年度档案材料的完整性。
  1.2 档案收集不齐、不完整
  一是各部门归档的时候,没有按时保质保量上交,比如有些最近组织活动产生的材料不及时上交,甚至不上交,一些有价值的档案材料长期留存在其他职能部门,造成整个文件材料收集不完整。二是各部门在进行归档时,部门档案管理人员对归档范围不熟悉,遗失了某些重要资料,比如上报材料未作为归档材料其中一部分,附在上级文件之后,导致重要信息材料丢失。
  1.3 档案材料间缺少相互联系
  主要表现在以下几个方面:(1)有时因人员变动或是对业务不熟悉,会造成一些常规材料丢失或缺损,造成档案材料缺乏连贯性。(2)某些上报的材料,会出现有请示、无批复,缺少附件、联系人、联系方式等情况。(3)重大活动事件材料不完整,材料间缺乏连续性,造成师生查阅档案时找不到相关材料,档案的利用价值在一定程度上大打折扣。
  1.4 文书处理不仔细、不规范
  在实际工作中,文书工作人员有时在文书处理中只考虑文书的登记、流转、传阅等情况,没有认识到文书会成为今后的档案,在产生过程中需要注意一些问题,比如格式不规范、缺少附件、未盖公章等。
  2  当前高校文书档案收集工作存在问题的原因分析
  2.1 文书档案工作重视程度不够
  目前高校将大部分精力放在教学科研工作上,对文书档案工作未给予足够的重视。文书档案作为对过去经验的总结,反映的是学校的发展痕迹;作为今后工作开展的指导,体现的将是学校整个的历史印迹。领导的重视程度决定着档案工作开展是否顺利,成果是否丰硕。因此,影响高校文书档案收集工作首当其冲的原因在于档案工作未受到应有的重视。
  2.2 文书档案人才队伍总量不足
  各高校缺乏文书档案工作的专职人员,大多数担任文书档案工作的是参与行政工作的兼职人员,较少精力花在档案工作上。在面对大量行政等其他工作时,档案工作时间安排得相对较少,一定程度上也影响了档案工作的质量。
  2.3 开展专业性培训力度不够
  从事高校档案工作的人员中,很少有配备专业的档案专业人才,在实际工作中,有的高校仍沿用十几年的老办法、老路子。信息化背景下,档案人员需要通过专业性培训获得新的管理思路、新的管理方式,以此适应现阶段的档案工作,提高业务水平。
  2.4 档案制度不完善、体系不健全
  有的高校文书档案部门一直使用十几年的老制度,并没有及时修订,制度规范不完善,制度体系不健全。“不以规矩,不成方圆”,制度的缺失,不利于档案的收集与归档工作,在很大程度上降低了档案的有效使用价值。
  3  处理高校文书档案收集与归档中常见问题的方法
  3.1 提高重视程度,健全规章制度
  高校檔案工作覆盖面广,涉及学校的方方面面。一所学校完整的档案材料反映的是学校的整个发展史。实际工作中,一要通过召开专题会议、校报、宣传栏等多种形式大力宣传档案工作,普及档案知识,使广大师生认识到档案工作的重要性,知道档案被利用后会产生较大的经济、社会效益,大力支持档案工作;二要通过建立健全档案规章制度,使档案工作人员在日常工作中有章可循,提高档案收集、归档工作效率。
  3.2 优化归档范围,大力推进培训
  档案收集、归档工作能否顺利进行,各部门是否保质保量按时移交档案材料起着主导作用。其中,归档范围是档案收集与归档工作中最具指导性的材料。高校应根据上级要求,并结合学校工作实际情况,对归档范围和保管期限进一步优化,编制出适合学校又具有学校特色的文件材料归档范围和保管期限。同时,档案工作者一要熟悉掌握各部门常规的归档材料,当出现多年未归材料的情况时更容易清楚去向。此外,要熟练把握材料内部有机联系,善于总结材料规律,当出现材料欠缺的情况时更容易及时发现、补充完整。学校应当为档案管理人员提供业务培训的机会,通过定期学习培训,档案工作人员再次“充电”,学习使用现代化的手段收集管理档案,使文书档案的收集与归档工作得以顺利、有序地开展。
  3.3 熟悉文书处理,加强档案意识
  文书工作人员要熟知公文的种类、格式、发文、收文办理和行文程序等基本知识,经常性地逐一检查已办理完的公文的标题、附件、版记、会议签单等内容。同时,文书人员要有档案意识,时刻记得已办理完的公文就是今后的档案,要严格遵守档案要求,管理好文书档案。只有处理好公文的细节问题,才能保证文书归档的收集质量。
  3.4 改变收集方式,了解业务动态
  做好学校文书档案的收集与归档工作,档案人员要有档案意识、参与意识,要积极发挥主观能动性,一要通过多种方式,全方位地掌握各职能部门主要办理哪些业务,熟悉各项工作流程以及工作的开展情况。二要深入到各职能部门,熟悉在工作的各个环节中产生了什么材料,有哪些材料需要归档,有哪些材料不需要归档,把握档案的形成规律。三要主动与各部门档案工作人员沟通、交流,充分发挥好各部门档案员在档案收集归档工作中的重要作用。
  4  结语
  文书档案工作是高校档案工作的一部分,是高校本身宝贵的财富之一。其中文件的收集、归档工作又是文书档案管理的基础性工作。文书档案工作人员既要关注宏观,又要着眼于微观,扎实认真做好收集与归档工作,善于发现问题,敢于直面问题,勇于解决问题,创新性研究出工作中的新思路、新方法,使文书档案管理工作更上一层楼,更好地为高校的全面发展提供服务和保障。
  参考文献
  [1] 黄文柳.文书档案的信息化管理[J].办公室业务,2018(23):42.
  [2] 陈秀.高校档案收集中常见的问题及其解决措施[J].北京市经济管理干部学院学报,2013,28(4):76-78.
  [3] 张宝爱.高校文书档案收集与归档工作研究[J].兰台内外,2018(6):75-76.
  ①作者简介:韩雪(1986,4—),女,汉族,山东淄博人,硕士,馆员,研究方向:档案。
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