浅谈学校声像档案的管理工作
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作者: 李丽管
摘 要：声像档案是指组织或个人从事政治、军事、经济、科学、文化……活动中形成的对国家或社会有保存价值的照片、影片、录音带、录像带等，以声像为主，并以文字辅助说明的记录。声像档案主要以音像为主要反映方式，记录在政治、经济、科学、文化等各项活动中形成的、具有保存价值的历史记录。声像档案是一个学校档案工作的重要组成部分。
关键词：声像档案 档案管理
随着科学技术的快速发展，学校声像档案的数量不断增加。如何管理好声像档案，是学校档案员探讨的重要课题之一。根据学校声像档案的管理实践，我们对声像档案管理做以下探讨。
一、声像档案的重要性
许多学校的档案员还认为，学校档案工作复杂，但主要的还是以党政、工团、教学档案等为主，所以把这几大类档案弄好就行了，上级或其他人员来检查都是以这些为主，至于声像档案，很少有人看，所以不重视，以致一些学校基本没有声像档案，或只有几张照片。随着时代的进步，这种做法是错误的，因为声像档案是学校档案的重要组成部分，它是以图文、声音等形式对学校各项活动的真实记录，是学校的宝贵资源。对于一些有价值的声像档案，如果不及时进行收集、归档，它就会永远消失，以后想查看这些资料则是一件非常困难的事情。
随着科技的发展，声像档案在教学中发挥越来越大的作用，特别是它的共享功能，实现信息共享，为教学教研服务。譬如我校的教师上课基本上都已用多媒体平台，教师备课、上课已采用多媒体技术，课堂中调用一些有价值的声像档案不但能使课堂教学更生动、形象，而且还可以进行爱国、爱校教育。对于一些常用的声像档案资源，我校除了把它们刻录成光盘外，还把它们上传到校园网中，作为教师学习和交流之用，促进了教学水平的进一步提高。
二、重视声像档案的分类和说明
为了保证声像档案的完整，丰富档案室的收藏，按照片或录像的内容不同可以把声像档案分为：1.校容校貌；2.重要会议；3.领导检查；4.教学研究；5.毕业照；6.文艺会演；7.运动会等，做到分门别类，一目了然。归档的照片、录音带等都以时间为顺序，以文字辅助说明，包括时间、人物、地点、事由等，因为声像档案如果离开了文字说明，就会使人看不懂画面上反映的内容，难以认定画面上的人物，更谈不上利用了。所以在声像档案管理中，每张图片只有做到文字说明清楚，才能使画面内容完整、准确，才能与图片相互补充，相互印证，共同反映某一历史事实。
三、声像档案收集和管理中存在的问题
1.摄录人员素质不高，归档意识不强
一般学校没有专业的摄录人员，不少人没有接受过专业培训，导致摄录设备闲置，难以发挥作用。另外，摄录人员在思想认识上也存在误区。个别人员误解了声像档案，以为在学校活动中形成的照片、音影带等不是档案，只作为资料对待，摄录完了就算完成任务，没有归档保存意识。还有些人员认为谁录制就归谁，以个人意愿来处理这些声像档案。另外，部分主管部门在档案管理方面不规范，以致部分声像档案长期在某个人或某个部门内部保存，没有及时移交档案部门统一保管，造成档案的流失。所以很多学校的声像档案保存不全，一些重要档案就随之散失、损坏，非常可惜。
2.档案管理制度欠健全
部分学校的声像档案管理呈现出比较混乱的局面，据调查了解，基层学校的声像档案管理有的是随时形成随时归档，由档案室集中管理，声像档案完整齐全；有的是形成后次年再向档案室移交归档，但是归档声像档案不完整、不齐全；有的则是分散保存在个别部门或者个人手中，整个管理环节欠缺一个健全的管理模式。
3.保管条件差，难以长久保存
在调查中发现许多学校的档案室并不具备恒湿恒温、防磁等保存条件，而且声像档案的保管条件比一般的纸质档案要求更为严格。因为保管条件达不到标准，致使一些照片、底片变质，录音带、录像带受损，更谈不上声像档案的长久保存利用了。
四、加强学校声像档案管理的措施
1.建立相应的档案管理制度
各学校必须建立相应的档案收集管理制度，强化规范管理。对所产生的声像资料必须从收集、归档到移交档案室统一管理，明确各部门的责任，并在工作中一一落实，确保档案质量。
2.改善档案保存条件，确保安全
根据声像档案的特殊性，确保档案室能做到恒温、恒湿、防磁、防火等。声像档案应该独立成卷，单独存放，对录音带、录像带等要实现数字化存储，确保存储质量。
以上是本人对学校声像档案管理的一些看法和建议，希望与同行一起分享心得，抛砖引玉。回顾自己十多年来从事档案工作的足迹，深感档案事业是一项神圣的工作，是学校发展不可缺少的一部分。随着时代的进步，档案工作将面临新的挑战，特别是声像档案，我们要与时俱进，让信息技术更好地为声像档案服务，为教学服务！
参考文献：
［1］吴宝康主编.档案学概论.中国人民大学出版社，１９８８.
［2］冯惠玲.档案管理概要.中国劳动出版社，１９９０.
［3］何嘉荪主编.档案管理理论与实践.高等教育出版社，１９９１.
作者单位：广东省珠海市斗门区和风中学
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