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试论如何在大数据时代做好档案管理工作

作者:未知

  【摘要】档案管理与国民根本息息相关,如何做好档案储存、档案有效管理是充分发挥档案指导我国现代化建设的重要基础保障。如何在大数据时代做好档案管理,是广大档案管理人员应积极思考与探索的问题。文中就大数据时代档案管理工作面临的机遇与挑战基础上,就如何做好档案管理工作展开了探讨,以期促进档案管理的与时俱进。
  【关键词】大数据时代;档案管理;挑战;机遇
  随着移动互联网、云计算、物联网等信息技术的不断成熟,大数据迅速发展,在国内外迅速掀起了一股大数据热潮,受到了业界、学术界的广泛关注,档案行业也不例外。大数据时代,档案部門应勇于打破以往固化的思维方式,用发展的眼光、整体规划档案部门的发展战略。
  一、大数据时代档案管理所面临的机遇与挑战
  (一)面临的机遇。一方面,大数据技术促进了档案管理调配能力的增强,使得档案管理工作的胀库问题得到了有效解决。伴随着档案管理中电子文档的广泛应用,档案管理工作变得更加便捷,而根据大数据云计算技术参照档案管理具体的需求来进行合理计算、调整,促进了计算、资源等快速匹配的实现,使得档案管理更加有序、高效,有效避免了胀库问题的发生。另一方面,大数据技术有效解决了档案管理的存贮质量问题。传统档案管理模式存在诸多风险,如火灾、战争、存储时间长、文字模糊等。大数据时代,档案管理工作不存在外在、物理因素问题,只需要占用少量的空间便能实现对档案的高质量、高安全性管理。
  (二)带来的挑战。第一,给传统档案管理理念、流程带来了挑战。传统档案管理由管理人员将档案分门别类进行归类并做好标记,以便查询。大数据时代,档案信息量大,且有很多的档案信息存在交叉的情况,如果仍然采用传统档案管理模式进行,则无法做好这些档案的分类,且还有一些档案信息是无法采用传统方法保存的。第二,给档案保存形式提出了新要求。现阶段,很多的数据信息都是通过电子图片、音频、文档等形式记录与存储的,这类型数据是无法以传统纸质材料进行保存的。也就要求大数据时代档案的保存形式应多样化,并对其进行分类整理,找出其中的关键词,为今后查询提供便利。第三,给档案管理人员业务素质提出了更高的要求。信息的多样化、处理方式的复杂性是大数据时代的一大特点,传统档案管理只需要管理人员懂得基本的理念、操作便可。但是大数据时代,档案管理人员需要掌握档案资料的分类、查询、相关软件运用、数据处理等多种技术,对此需要提高档案管理人员的业务素质。
  二、大数据时代做好档案管理工作的措施
  (一)加大对档案管理工作、安全意识的重视。首先,档案部门领导、工作人员应重视档案的数字化。对于工作人员的认识问题,通过加强学习、辅导,定期邀请或是聘请专业技术人员或是有经验的工作人员讲座、沟通,以提升档案管理工作人员对档案管理数字化的认识。大数据时代档案管理工作的重点在于数据的安全上,应加强对档案管理安全意识的重视。大数据时代,档案的安全不仅仅只是档案本身的安全,还包括数据的安全。就现阶段而言,即便再成熟、完善的电子软件都有或大或小的漏洞存在,为保障档案的安全,应切实提升档案管理人员的安全意识、技术能力,以此保障档案管理的安全性。
  (二)优化档案管理人员结构。就现阶段档案管理人员的结构来讲,中老年档案管理人员较多,年轻人员偏少,致使档案管理队伍老龄化现象严重。导致这种情况主要是因为我国对档案管理的重视程度不够,在档案管理中人才的投入较少,大多数年轻人不愿意从事档案管理工作,认为工作死板、没有多大的出路。大数据时代,缺少高素质的人才,档案管理的信息化就无法实现。现阶段,档案管理人员结构的优化是大数据时代档案管理的一个重要工作,改变中老龄化严重、中青年人才少的情况,优化人才结构,确保档案管理工作与大数据时代要求相符合。
  (三)加强对档案监督管理制度的建设。大数据时代,信息变得复杂、多样,给档案信息数据带来巨大风险,在借助大数据开展档案管理工作时,应加强对档案监督管理制度的建设,加强对各种档案的管理与维护,避免档案信息、数据泄露等情况的发生,保障档案信息的安全性。因此,相关部门应加大对档案管理工作安全的重视,加大对档案管理的投入,以促进档案管理现代化水平的提升。此外,档案管理部门应加大对大数据公司、相关数据处理机构的合作,并且要开展全面的合作、技术交流,强化技术与设备研发,开发出真正适合档案管理的技术装备,积极将大数据引入到档案管理工作中来。
  三、结语
  大数据时代既给档案管理工作带来了发展机遇,也带来了挑战,档案行业应努力抓住这个发展机遇,同时也应严肃对待挑战,档案管理人员应充分认识大数据时代档案管理的新特点、新形势,制定科学合理的应对挑战的措施,尽可能将各种因素对档案管理的影响降到最低,应积极寻求多方合作,强化大数据与档案管理技术的结合与应用,确保档案管理价值的全面发挥。
  【参考文献】
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  [2]王宁.对大数据时代档案管理模式变化的探讨[J].办公室业务,2018(06):114-115.
  [3]张群.大数据时代档案管理模式变化研究[J].赤峰学院学报(自然科学版),2017,33(17):105-106.
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