淄博周村城建档案管理工作

作者:未知

  近年来,在上级部门领导的指导下,笔者所在局根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》等有关法律、法规,切实加强城镇建设档案的管理,保护和利用城镇建设档案,为全区的地下管线、工程档案和公用事业等工作进行了有效管理和服务,极大地促进了地方城建档案事业发展。
  一、高度重视,立足职责抓好城建档案管理有关工作
  为保障城建档案工作得到扎实开展和有效落实,我局领导高度重视,率先垂范,亲自带头研究档案工作,明确城建档案和地下管线管理部门的职责和要求,建立和完善各项管理制度和规范标准,进一步明确了相关科室负责的具体工作,有力确保了档案管理不断档、不漏空、不脱节。同时,对档案管理工作中遇到的疑难提前研究解决,确保档案管理规范有序推进。对照档案工作责任书,制定中长短期工作计划和任务清单,狠抓工作落实。对档案管理工作中相关设施设备及时补齐配备,确保了档案管理标准化、现代化、精准化推进。
  二、规范操作,保证城建档案管理各项要求落实到位
  局里严格执行省住建厅制定下发的《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》(鲁建发[2010]24号)文件精神,按照《淄博市城市建设档案管理实施办法》有关要求,强化落实城建档案“两书一证”制度,使我区城建档案在归集、管理上取得了较好成果。同时,根据建设部《城市建设档案管理规定》、省住建厅《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》和市住建局有关文件精神,结合我区实际情况,转发了市住建局《关于淄博市城市建设档案管理实施办法的通知》、《淄博市建设工程档案报送基本内容》、《淄博市建设工程档案整理基本要求》,编制印发了“建设工程档案归集管理程序和验收程序”以及《建设工程档案服务指南》等文件、资料,为“两书一证”工作扎实有序地开展提供了可靠的组织保障。
  具体工作中,坚持把“两书一证”制度贯穿到建设工程管理程序中,确保做到“五未五不”,即:一是未签订《山东省建设工程档案移交合同书(责任书)》的不予办理施工许可证;二是未填报《淄博市建设工程档案验收表》的不予办理建设工程竣工验收备案登记;三是未收到“工程地下管线竣工测量报告”的不接收工程档案;四是未收到《山东省建设工程档案预验收意见书》的不予办理竣工备案;五是未收到《山东省建设工程档案合格证》的不予办理房产手续。建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案管理机构进行工程档案预验收。城建档案管理机构要本着既保证重要审批文件和技术资料不缺失又方便行政相对人的原则,在接到申请后5个工作日内完成预验收,预验收合格的出具《山东省建设工程档案预验收意见书》;验收不合格的必须将整改意见一次性明确告知建设单位,限期补充完善相关资料。
  三、借助媒介,积极推动城建档案信息化发展
  工作中,坚持传统痕迹资料与电子信息资料相结合,在落实好“两书一证”制度的基础上,积极推广使用“城建档案管理”软件,严格要求各相关部门和单位要指定专人负责,根据市管线处下发《淄博市住房和城乡建设局关于建设工程声像档案拍摄具体内容及要求》的淄建发[2014]79号附件1文件要求,对工程施工前原址原貌等,施工过程中地基主体、材料实验、水电等,竣工验收现场等都要进行跟踪拍摄,以此推动对城市规划、建设和管理过程中的文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等进行全过程记录。在接收城建档案时,我们纸质档案和相应的电子档案同时审核、验收,保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读性,为我区城建档案信息化建设作出了应有贡献。
  四、加强培训,不断提高城建档案工作人员业务水平
  几年来,通过联合办班、现场办班、以工代训等多种形式,普及省住建厅制定下发的《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》和“两书一证”制度。聘请市管线处有关专家来我区进行业务培训,讲解“城建档案专业知识,规范、标准、要求,地下管线建设管理基本程序”以及声像档案规范、要求等;相继举办了“全区城建档案管理知识讲座”、“全区数字化城建档案管理系统培训班”和“全区工程档案整理培训班”,对来自不同单位的300名资料员进行系统培训,有效促进了基层城建档案业务技能的交流和学习。通过积极开展多种形式的培训指导,使区基层城建档案工作水平有了很大提高,在全市城建档案整理技术竞赛活动中荣获一等奖。
  多年來,在各级部门的大力支持和指导下,在档案管理方面取得了一些成绩。在今后的工作中,将严格执行上级关于城建档案工作的部署和要求,学习兄弟单位的经验做法,努力推动城建档案管理早日实现“数字化”管理再上新水平。
  五、关于加强城建档案工作的几点建议
  城建档案是城市规划、建设及其管理的真实记录,是城市建设和发展的重要依据,做好城建档案意义重大而深远,提六点建议:一是进一步规范城建档案管理数字化的指标和要求。建议在参考国家和行业标准的基础之上,对城建档案信息资源的数据格式要保持一致,以保证信息传递的有效性,消除交流障碍。二是合理设计档案信息数据库存储功能系统。要对数据库进行合理的设计,保证档案数据信息的安全性、永久性。三是加大城建数字化档案馆建设力度。要在城市中建立较为完善的信息化网络,将城市建设项目、发展规划等多方面实现综合,在城市建设部门、审批部门和管理部门等实现资源共享和协调配合,实现城市科学合理化的未来发展。四是建议加强组织领导。城建档案工作包括收集、整理、鉴定、统计、保管利用等六项工作环节,每个环节在技术档案工作中有着不同的地位与作用,建议领导要加强对档案工作的统筹指导,对每个环节的工作既有分工又有合作,确保环环相扣,不出纰漏。同时,对档案工作中存在的不足和问题要带头研究,确保档案管理规范有序。五是建议加强档案人员培训。档案管理专业化水平要求高,建议多派人员到各地学习借鉴好的做法和经验,不断提升档案管理人员的综合素质,打造档案战线的标兵模范。六是建议强化工作保障。在人财物等方面多给予档案工作者更多的关心,适时组织岗位大练兵等活动,建立正向激励政策,形成鲜明的工作导向,让有为者有位,营造团结干事、奋勇争先的工作氛围。
  (作者单位:淄博市周村区公用事业服务中心)
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