“互联网+”时代人事档案信息化

作者:未知

  摘  要:“互联网+”时代背景下,人事档案管理工作迎来了新的发展机遇,将传统的档案管理形式逐步向信息化转变,不仅能够简化复杂的档案管理工作,同时能够有效提升档案利用率。因此,本文围绕“互联网+”时代人事档案信息化展开了探讨研究,阐述了“互联网+”时代人事档案信息化的必要性以及信息化建设过程中存在的问题,最后提出了可行性的建设对策。以期为档案管理工作者提供参考和建议。
  关键词:“互联网”;人事档案;信息化
  网络技术高速发展,人事档案信息化建设逐渐得到高度重视,信息技术也在不同行业均得到了良好的运用,取得了良好的效果。然而在人事档案信息化实际建设过程中,虽迎来了新的机遇,同时也带来了新的挑战,信息化建设仍然面临诸多问题。因此,探讨“互联网+”时代人事档案信息化具有重要的现实意义。
  一、“互联网+”时代人事档案信息化的必要性
  随着社会逐渐信息化发展,“互联网+”时代到来,进行人事档案信息化建设和管理符合时代要求。通过人事档案的信息化建设能够实现资源的合理配置,提升人事檔案信息资源的实效性,能够为人事管理工作提供便利,同时能够促进人事档案科学、合理化管理。人事档案是人事管理工作的核心内容,在信息技术高速发展的时代背景下,信息化为人事档案管理带来了新的发展机遇,同时也是未来必然的发展方向。通过信息化电子档案的管理模式,能够充分发挥信息技术的优势,科学、规范的档案管理机制,不仅能够提升人事档案资源的利用率,同时简化了传统档案管理复杂的工作流程,人事部门的工作效率能够得到显著提升。因此,人事档案信息化建设具有必要性。
  二、“互联网+”时代人事档案信息化建设存在的问题
  (一)缺乏完善管理机制
  “互联网+”时代背景下,人事档案信息化建设和管理仍然面临诸多问题,其中较为重要的则是缺乏完善的档案管理机制。目前人事档案建设逐渐得到社会及公众的高度认可,但是在具体落实过程中,统一的管理机制并未实现,在进行人事档案建设过程中,并没有重视档案管理工作的核心内容,则是人才建设,没有充分凸显其工作重心。许多人事档案管理人员仍然秉持传统档案管理理念,对信息化建设了解并未深入,没有将人事档案进行科学、合理的分类管理,管理机制不够完善和规范,致使无法充分发挥作用。总体而言,则是人事档案管理工作尚未得到高度重视,思想重视大于实践重视,导致许多建设理念、思路并未完全落实,在很大程度上阻碍了人事档案信息化建设和管理的进程。
  (二)资金投入相对匮乏
  人事档案信息化建设需要有良好的设施,才能够保证人事档案信息化建设更加合理、规范、科学,然而目前人事档案信息化建设过程中,缺少足够的资金作为支撑,对人事档案信息化建设资金投入严重匮乏,导致人事档案信息化建设的基础设施设备均无法更新。然而基础设施设备正是开展信息化建设的基础前提,缺少先进的设备设施则无法满足“互联网+”时代的发展需要。对信息化建设资金投入的匮乏,严重影响了人事档案信息化建设。传统人事档案管理方式、管理环境以及硬件设施均较为落后,对人事档案信息的安全性无法保证,若不及时加大资金投入力度,极其有可能发生档案丢失、泄露等安全问题,对人事档案管理工作将会造成严重困扰,同时阻碍了人事档案信息化发展。
  (三)缺乏科学管理理念
  目前人事档案的管理人员大部分均是兼职人员,人事档案的专职管理人员匮乏,并且大部分的管理人员学历水平偏低,管理理念长期未得到有效更新,进行培训后仍然效果不理想。对人事档案管理的基础知识和技能掌握较差,在人事档案信息化建设过程中,虽配备了许多计算机设备,但是由于复合型人才匮乏,当前管理人员对人事档案管理的信息设备操作水平普遍偏低,无法完全掌握信息设备的灵活运用。与此同时,许多人事档案管理人员对信息化建设缺乏科学管理理念,对人事档案没有进行定期更新,导致档案信息存在不准确的问题,并且在发生问题时,各部门之间缺少明确的职责划分,无法找到具体负责人员,在很大程度上影响了档案管理工作发展。
  三、“互联网+”时代人事档案信息化建设对策研究
  (一)构建完善管理机制
  完善的管理机制是人事档案信息化建设的基础前提,应进一步完善和规范管理机制,同时制定统一化建设标准和赏罚机制,进行档案信息化建设过程中,应将更多的工作重点放在完善管理机制上,完善的管理机制能够推动信息化建设,同时能够保证人事档案的安全性。将人事档案信息进行专人管理,革新管理人员的传统管理理念,并对其进行规范和监督,加强档案分类化管理,简化复杂的检索程序,提高档案的查询和利用效率。与此同时,建设完善的档案使用制度,完善档案使用流程,确保人事档案信息的合理利用。同时应建立人事档案数据库,将人事档案进行录入,在保证人事档案安全性的前提下,实现资源共享。信息化建设需要科学完善的管理机制作为有力支撑,因此,构建完善的档案管理机制,能够有效推进人事档案信息化建设进程。
  (二)加大建设资金投入
  资金是人事档案信息化建设的前提和支撑,因此,应为档案信息化建设提供有力的资金扶持,使档案信息化建设符合“互联网+”时代的基本要求,投入资金引进先进的基础设施,良好的硬件设施是推进信息化建设的有效途径,同时对档案信息化建设进度严格管理和要求,保证在加大资金投入的前提下,能够保证人事档案信息资源的合理配置,推进人事档案信息化建设顺利进行。与此同时,应构建完善的人事档案信息化安全保障机制,加强人事档案的安全管理,同时避免人事档案信息出现泄漏等安全问题,对人事档案的管理流程进行科学、规范化,加强人事档案数据库的安全管理。投入资金过少必然会阻碍信息化建设,若无法一次性投入大量资金进行整体硬件设备的更新替换,可通过分批次的进行设施完善,将硬件设备已经老化、落后的设备率先替换,因设备老化等问题严重影响档案信息化建设,同时会造成一定的安全隐患。加大资金投入的同时,应合理做好信息化建设预算,保证经费能够得到充分合理的利用。
  (三)科学规范档案管理
  “互联网+”时代背景下,档案信息化建设需要具备科学规范的管理,因此,人事档案管理人员在此过程中则发挥了重要作用。信息化建设的同时,需要对档案管理人员进行系统化培训,其中包括先进的人事档案管理理念及基础设施的操作运用,提高管理人员的综合水平,同时积极引进复合型管理人才,为档案管理工作注入新鲜血液,加强人事档案管理人员队伍建设,提供档案管理工作效率。除了基础的理念和操作技术培训外,应强化管理人员的管理安全意识,提升管理人员综合素质。管理人员自身也应不断学习,不断革新自身传统管理理念,提升信息设备的操作水平,丰富专业知识,进而能够更好的在人事档案信息化建设过程中贡献力量。与此同时,加强思想政治教育也是有效途径,通过对管理人员进行思想政治教育,能够提升管理人员的政治觉悟,同时培养管理人员的责任感,在进行管理工作时能够具备责任心,加快人事档案信息化建设。
  结语:
  综上所述,“互联网+”时代背景下,对人事档案管理工作提出了更高的要求,需要管理人员不仅要具备较强的专业知识,同时需要具有良好的社会服务意识。人事档案信息化建设不是一蹴而就的,需要一个循序渐进的过程,可以从构建完善管理机制、加大建设资金投入、科学规范档案管理等方面入手,利用互联网先进技术推进人事档案信息化建设。
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  作者简介:
  张竞月(1988.9-),女 汉族,吉林辽源人,学历:本科,职称:助理馆员,从事人事档案管理、行政档案管理、办公室行政业务。
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