新形势下档案管理工作规范化探析
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作者: 徐进康
摘 要：在我国新形势的发展背景下，各行各业都对档案管理工作提出了新的要求和标准。而想要让整个档案管理工作能够更加规范、更加高效的展开，就必须要根据档案管理工作的现状进行总结和分析，发现在新形势下实现档案管理工作规范化所要面对的问题，并且针对这些问题以及漏洞制定科学合理的应对措施。
关键词：新形势；档案管理工作；规范化
引言
现如今，为了满足人民群众的各项需求，政府以服务为宗旨，确立了“管理路径本身就是服务”的中心思想。各个机关单位在广泛关注竞争环境的同时，还要尽最大能力的满足人民群众的需求，并且据此整理出一套完善的战略策略。要将人民群众的需求和先进的管理思想紧紧地联系到一起，让人民群众由始至终都能够相信政府部门，从而加强政府机关在社会中的竞争力，以及提高政府机关的社会地位。
一、新形势下档案管理工作中常见的问题
（一）领导阶层的管理力度不够，导致服务不彻底
档案管理工作并不是在短时间内管理一下就能达到目的的，这是一个长期的过程。将档案管理工作和服务紧密地联合在一起，才能更好的为人民服务。因此，政府事业单位的领导阶层要时刻开展档案的管理工作。
（二）档案管理人员的综合素质较低，工作能力较弱
机关事业单位要对管理方式进行不断的改革和创新，并在现有的管理经验、操作能力等的基础上，提出更高的要求。要聘请有思想的人才去进行管理工作。要求他能对业务知识、工作经验如数家珍，并且能够不断地提出新的管理方式。新形势下的档案管理工作会逐渐成为政策性、专业性、技术性都很强的工作，因此，机关事业单位要加强对管理人员以及他们的管理方式的指导和培训，确保每一个管理人员都能够重视这份工作，为更好地为人民服务打下良好的基础。
（三）档案管理设备不够完善
在档案管理的过程中，有关的机关事业单位应该不断地更新档案管理设施，并保证治理体制的合理到位，使档案能够保持它自身的完整性。目前，有一些机关单位由于硬件设备不够完善，比如计算机老旧等，导致它与其他部门的差距越来越大。因此，要将财政支出用在必要的地方，及时的对管理设施进行更新换代，从而更好地服务于人民群众。
二、解决档案管理工作出现问题的方法
（一）加强机关事业单位的档案管理工作
要让整个机关重视档案管理这项内容，只有这样，才能保证各项工作任务能够顺利展开。机关的领导阶层也应该认识到档案的价值，改善他们对档案管理工作的态度，从而保障档案管理工作的健康发展，以及保障人民群众的最终受益。另外，档案管理人员也应该加强对档案的主观能动性，并用自己的实际行动来提升机关事业单位在社会中的竞争力和地位。
（二）实现现代化管理
在我国社会迅猛发展的今天，档案管理工作会出现各种各样的问题以及漏洞，比如说档案的数量越来越多、数据也越来越大等，这就要求有关人员及时的改变和完善管理策略，所以，在档案管理工作中实现现代化管理就变得尤为重要。我国作为最大的发展中国家，可以借鉴其他发达国家的优秀技术资源以及管理经验，在保留自身优点的基础上，学习国外的先进技术，将二者相结合，取长补短，并进行一定的创新，从而解决一些以往解决不了的问题或漏洞。
（三）及时的增加管理人员
现如今，各个机关事业单位的档案管理人员较少，导致档案管理思维比较单一，有关机关事业单位应该加大对档案管理人员的培训，还可以将管理人员从一人增加到三人或四人，使他们能够相互借鉴优秀的管理经验，并且能够一起学习国外新的科学管理技术，从而真正意义上的实现档案管理的创新性、规范性以及合理性。
三、加强档案管理工作规范化的措施
（一）改变或完善以往陈旧的管理观念
为了应对日益激烈的竞争环境，机关事业单位要科学合理的制定一个全面的、标准的档案管理系统以及档案管理的方针，这样才能保证档案管理的高效性和规范性。而改变以往的管理观念，主要针对的对象就是确保档案管理规范化的实施者，也就是档案管理人员。档案管理人员虽然不是机关事业单位的主要部分，但是却是机关事业单位不可或缺的一部分。目前，有很大一部分的领导对于管理是有经验的，但是对具体的档案管理知识了解的却不多，因此，档案管理人员可以及时地向领导管理阶层传授相关的档案管理信息，让领导阶层在带领整个机关事业单位进步的同时，对档案管理工作的信息有一个基本的认识与了解，从而更好地融入进平时的工作中去。也可以在恰当的时机，为整个机关事业单位的职工进行档案管理规范化的教育，令所有的职工都能够或多或少的加入进档案管理工作中去，进而实现单位的可持续发展。
（二）加强绩效考核
在整个机关事业单位中进行绩效考核活动，可以使领导以及职工都能够客观的对整个机关的经营成绩和经营模式进行评价。通过这种方式，人们可以快速的将档案管理部门存在的管理缺陷以及规范化不到位的地方找出来，还可以根据员工提出的建议来进行改正或完善。我们可以从中认识到，要将档案管理的规范化放到经济利益的前面，不要将经济利益看得过于严重，否则，会对整个国家以及社会造成巨大的损失。
（三）完善档案管理工作的规章制度
要想在新形势下保证档案管理工作的规范化，首先应该使档案管理的基础工作保持稳定，它可以提升整个档案管理工作的合理化、规范化、科学化，同时，也能保证档案管理工作的法制化。针对档案管理工作，我国政府已经出台了一系列的法律法规，这就在很大程度上保证了档案管理工作的可持续发展，也为档案管理工作在进行收集、整理等工序时提供了有利的法律保障。但是，随着社会的不断发展以及科技的不断进步，档案管理工作也在向着更高级发展，伴随着档案管理设施的不断更新和档案种类的不断增多，档案管理的方式方法也要与时俱进。
（四）在档案管理工作中运用信息技术
新形势下，在对档案管理工作实行规范化的过程中，应该充分利用现有的信息技术，来实现档案管理的信息化。因此，各个机关事业单位应该构建一个高效的档案管理系统。在构建档案管理系统时，各个机关单位应该根据单位自身的特点和档案管理需求，并充分的参考和借鉴国内外先进的、成熟的、完善的档案管理信息系统，经过不断的摸索和总结经验，来构建能够满足自身档案管理需求的信息管理系统，用以提高整个档案管理工作的效率，并为实现档案管理工作规范化打下基础。
四、结语
档案管理工作在目前的机关事业单位中占有着非常重要的地位，它将与各项活动以及各大社会组织有关的极具价值的文件进行了科学合理的保存，这说明，在整个档案管理工作中，档案的收集只是第一道工序，收集完毕后的档案编排、鉴定、整理、保管等任意一道工序也是非常值得关注的。随着高科技的不断发展，档案管理工作的方式也多种多样。重视档案的管理工作，学习并借鉴国内外先进的档案管理技术，并将它和自身的优势结合在一起，不断改进和完善，不断地进行学习，让档案管理和服务相互并存、相互统一，实现档案管理工作的规范化，才能创造出更加科学合理的档案管理方式，进而提高整个机关事业单位的竞争力和社会地位。
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