高校财务共享服务研究

作者:未知

  [摘 要] 互联网技术的发展促进了信息化时代的进程。信息化时代的到来为高校财务共享服务创造了先决条件,但在我国,建设财务共享服务的高校仍然很少。高校财务共享服务中心的建设能够加强财务信息在学校内部的流通,实现信息的统一处理,为高校的财务共享服务中心建设打开了新的局面,在高校中实行财务共享需要高校培训专业的财务共享小组和完善的财务共享信息流网络平台以及完整的业务流程及制度,高校通过财务共享系统不仅可以实现信息的统一化处理,财务与业务的融合,而且会提高了高校的整个管理水平。
  [关键词] 高校;财务;共享服务
  [中图分类号] F270 [文献标识码] A [文章编号] 1009-6043(2019)04-0183-02
  随着我国高校办学规模的不断扩大,高校内部财务活动也随之变得繁杂,对高校财务部门及其他管理部门形成了一定的挑战。财务共享服务的热潮应运而生。
  一、高校财务共享服务的必要性
  (一)客观发展的需要
  近年来,越来越多的集团企业开始构建财务共享服务,但在高校中财务共享服务还未引起广泛关注。高校的财务信息关系到教职员工和在校学生的个人利益,随着办学规模不断地扩大高校对其各学区及部门在财务信息的管理能力逐渐减弱,对加强财务管理方面的需求日益强烈,通过构建财务共享服务有利于充分了解高校各学区及部门的业务内容及流程,制定解决方案推进高校发展。
  (二)部门间协调的需要
  高校各部门之间运作时会不可避免地存在相互重叠的业务,在获取财务信息时也容易出现重复的情况,在处理财务信息时,可能存在诸如部门间信息无法同步等问题。为此,高校可以通过构建财务共享服务中心使财务信息在各部门之间传递,避免对信息的重复获取,加强对财务信息的管理。
  (三)构建高校信息化的需要
  使用者在使用信息时应确保该信息能够在各学区及部门间共享,确保信息的真实性和完整性,只有这样的信息才能在管理中存在价值。构建财务共享服务有利于高校加强对信息的管理,提高信息处理效率,提升信息的有效性,为决策提供有力支撑。
  二、高校财务共享服务的现状
  (一)各部门信息不共享
  目前,高校的各职能部门在管理上多呈相互独立模式,各部门间的信息不能进行及时有效地交换,各部门人员之间缺乏沟通,对信息的掌握不够全面,导致信息孤岛的形成。信息孤岛的存在直接导致了高校内部的重叠程序和跨部门运作,降低了信息管理的工作效率。
  (二)数据共享平台尚不完善
  在大多数高校中,各部门都有相对独立的管理系统,各系统间缺乏能够使信息在各部门间传递的统一数据标准,导致了各部门间获取的信息冗杂,处理信息效率低下。近年来,一些高校尝试构建数据共享平台,但对于信息处理问题在实际应用中未取得实质性进展。
  (三)网络安全问题
  财务共享服务和数据共享平台的构建都需要高校具备稳定安全的网络环境。一些高校并不具备高端的硬件设备及技术支持,而在“互联网+”的社会环境下,网络系统一旦被非法介入将会对高校造成重大损失。因此,高校要实行财务共享必须引入强大的网络信息技术和软硬件设施用以维护网络安全。
  (四)缺乏财务信息管理人才
  构建财务共享服务代替了传统的会计核算业务,原会计核算人员需要拥有更深一层的信息分析能力和数据处理能力,大幅度提高了对财务人员的要求。同时,我国现有的会计人员构成还处在老龄化阶段,大多数会计人员对财务共享服务的了解和接触尚浅,这使财务共享服务在实际操作时的难度加大,普及速度减缓。
  三、高校财务共享服务的构建
  (一)高校財务共享服务的战略定位
  战略定位是整个财务共享服务的指引和方向,对于共享服务的定位具有至关重要的意义。高校财务共享服务的战略目标可以分为降低成本、提升业务处理效率以及二者兼有三种战略目标。以目标范围划分,又可分为财务信息仅在财务部门之间共享和在全校各业务部门间均实现共享两种战略目标。以上战略目标的定位必须明晰。
  (二)组织与人员的整合
  组织与人员的整合与战略定位息息相关,战略定位决定了财务共享服务的内部组织构成。组织划分通常以具体职能进行划分,各职能组分别负责标准化程度高、专业程度深的工作。另一种现代的组织划分是以业务流程为标准进行划分。职员的岗位设置,必须满足岗位与技能相匹配、岗位与素质相匹配、岗位与空间相匹配三个要素。高校建立财务共享服务应以目标定位的难易程度决定人员数量。
  (三)业务流程再造
  业务流程为战略目标服务,以最优路径为基础,调配组织及各种资源,用以满足业务的需要和最佳目标。高校财务共享服务的构建需要对发生的经济业务事项的财务流程进行再造。按照标准对高校业务事项进行分类、重整,规范化的采集和处理各教学院系、行政管理部门、后勤服务部门等的财务信息和非财务信息,为后续的数据信息传输处理,实现管理目标奠定基础。对于繁杂的业务应拆分为多个标准单元,统一的标准使精细的专业化分工成为可能。
  (四)规范业务执行标准
  高校应该在各部门之间统一会计核算标准、数据标准、工作标准,统一会计核算流程。所有部门都要规范化、制度化办公,财务部门更要严格实施标准化作业,为了强化会计核算标准统一,首先要做到数据提供的标准化,即财务工作中使用的信息应当是全校通用标准。其次,会计核算中,使用的会计科目、业务分类以及项目都必须统一规范,填写方式也应当一致。各教学院系、管理部门必须严格执行标准规范,不得随意修改,以确保部门间会计核算口径统一,同时也方便各院系间内部报表的比较、分析和考核。
  (五)成立跨部门工作小组
  财务共享服务涉及各个部门间的财务信息及非财务信息,在依托互联网技术基础上,需要各部门具备专业知识技能的人员协同配合,对标准进行推定。跨部门工作小组可以收集各部门信息,为最终财务共享服务建立提供数据基础,增强制定标准的合理性和规范性。并且业务流程的再造是一个将流程不断细化的过程,这就需要各部门熟悉业务的一线人员进行流程分解,进而制定详细的标准。业务流程的确定应当具有一定的稳定性,确定后不得随意变更。   四、高校财务共享服务的优化建议
  (一)促进财务共享体系全员化建设
  目前,国内许多高校财务共享服务中心还没有建立学校内部财务部门、管理部门等各自的财务信息管理机构,各部门相互之间孤立存在,各分系统之间没有统一的控制人员和数据标准。各部门之间管理职能互相交互重叠,这样在业务处理过程中会造成数据的重复增加工作量,所以高校应该按照自己的需求设立财务共享的服务目标,在学校内部各部门选用并培养人员参与财务共享的设计和建设,将本院以及本行政管理部门的业务流程进行收集、归纳、总结,最后统一上交到财务部门,从而实现财务共享体系的全员化建设,进而促进财务共享服务在高校的优化建设。
  (二)完善財务信息流的网络集成
  财务共享服务中心的建设主要是靠信息技术的支撑,信息化需要渗透到每个分系统的运作中,在各分系统相互联系的过程中,也需要网络信息技术的介入,通过完善财务信息流的网络集成,实现在学校的不同校区之间、不同专业及管理部门之间的业务处理活动能够及时传输到财务部门,以便财务部门对财务信息的收集及处理,使得财务业务的处理不受时间、空间的限制,实现财务业务与财务信息相融合,并且促进财务共享信息的及时传输。
  (三)规范财务共享制度与流程
  规范财务共享制度,首先要建立财务监督体制,财务监督是高校财务活动顺利进行的重要保障,监督机制要包括社会公众监督和内部监督,从而形成对系统全程监督,保障高校财务共享的服务质量。为了解决财务信息化管理人才缺乏的问题,可以通过建设财务人员绩效考评制度,缺乏工作经验的新人员可以从底层做起,处理一些基础的业务,待业务熟练后再处理较难的业务,在此过程中,提拔或奖励业绩优秀的人员,这种方式不但可以激励工作人员,还有效的为财务共享培养了人才。财务共享流程主要包括初步审核、单据填制和资金的收付,对财务共享流程进行梳理和优化,将复杂的业务进行分类和分级处理,对于简单、风险低的业务单据,系统可以自动智能生成凭证,这样就缩短了财务处理的时间和财务人员的工作压力,同时实现流程管控统一化和业务处理自动化。
  五、结语
  高校财务共享服务中心的建设能够加强财务信息在学校内部的流通,实现信息的统一处理,为高校的财务共享服务中心建设打开了新的局面,在高校中实行财务共享需要高校培训专业的财务共享小组和完善的财务共享信息流网络平台以及完整的业务流程及制度,高校通过财务共享系统不仅可以实现信息的统一化处理,财务与业务的融合,更加提高了高校的整个管理水平。
  [参考文献]
  [1]张亚中,魏颂媛.关于构建我国高校财务共享服务中心研究——以A大学为例[D].中国农业大学,2017.
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  [责任编辑:潘洪志]
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