电子档案管理在高校档案管理中的应用
来源:用户上传
作者:
【摘要】本文主要针对电子档案管理在高校档案管理中的应用展开深入研究，结合了电子档案使用途径和优势以及缺点，阐述了电子档案管理的意义，如满足使用者多样化需求、节省了人力和物力、提高电子档案管理服务质量，然后又提出了几点切实可行的应用策略，如加强电子档案存储设备和网络的安全性、完善相关的规章制度，规范相关操作流程、不断优化服务方式，拓宽服务功能、提高档案工作人员综合素质、确保电子档案的寿命，通过了以上几点应用策略，充分发挥出电子档案管理应用价值，也给高校档案工作人员带来了方便。
【关键词】电子档案管理;高校档案管理;应用
在当今社会，随着网络技术的不断发展和提高，计算机技术在社会生产各个领域中以及个体经营管理中得到了广泛的应用，尤其是高职院校的档案管理在应用电子档案时。与此同时，高职院校的档案管理工作，进行电子档案管理也给工作人员带来了方便和快捷，但也给档案管理成本增加了一定的难度。基于此，高职院校还要不断完善电子档案管理系统。
一、电子档案使用途径
将电子档案与纸质档案相比，比较方便快捷，而且还能查准和查全，这点是与传统纸质档案无法比较的。但是，为了更好地利用电子档案，必须要充分利用信息技术，因为运用相关管理软件，将其优越性充分展现出来。进而，提出了几点电子档案利用途径。
（一）对电子档案的直接利用
直接利用电子档案主要指的是利用档案檢索部门计算机和网络授权，进而直接查询档案功能，促使多为用户能够同时调取一份档案。
（二）提供复制
电子档案使用主要途径之一就是可复制，这对于使用者来说，提供原始的状态，充分体现出权威性。在为使用者提供电子档案时，相关的档案部门要把电子文件转换成标准文档转换格式，使用者通过软件平台就能够显示出来。
（三）通信传输
通信传输其实就是网络传输电子档案，还能够促进档案资源之间互相交流，为相关的查档单位提供相关的档案资料。这一点通过互联网就可以实现。这对于用户因为地域性问题不能够及时到达所在地问题能够快捷的解决，基于此，在电子档案使用中，通信传输是最重要的方式。
二、电子档案在使用过程中的缺点和优点
近年来，我国高校教育发展趋势比较迅猛，大幅度的提升高校的数量和学生规模，教职员工人数态势也不断的稳定持续增长。高校对档案每年都要变动和更新，这对于档案管理工作人员来说，工作压力比较大。高校电子档案主要记录学生教育历史和教育教学活动的记录。但从高校电子档案工作的角度上来看，虽然出现了电子档案，给工作人员带来了工作上的方便，但是电子档案还有着一定的缺点。
（一）电子档案在使用过程中的缺点
在以往传统的档案管理中，通常情况下，都是由人工完成的，但是电子档案主要通过的是计算机技术来完成的。基于此，在使用计算机前期，必须要配备外围的输入输出设备和计算机网络等，在前提下，要对档案管理人员定期计算机操作上的培训，相对来说，培训的费用要比传统档案管理费用要多。除此之外，电子文件载体中的光盘和硬盘物理寿命短，为了避免电子档案文件无法访问，在维护技术和载体时，还需要投入人力和财力。其次，计算机技术和网络技术有着开放性的特点，避免不了出现病毒和黑客，这对电子文件来说会造成一定的威胁，通常情况下，电子档案小体积、大容量，如果损毁，后果可想而知。
（二）电子档案在使用过程中的优势
对于高校的档案管理来说，主要涉及的档案材料有人事管理、学生注册、教学、科研和财务结算，通常情况下，运用以往传统的方法在建立管理档案过程中，工作量大，操作步骤十分复杂，但电子档案可以解决这些问题。在实际操作过程中有着一定的优势。
首先，在某种程度上来看，缓解档案工作人员的工作压力，如在进行档案查找过程中，可以搜索文件分类号对自己所需要的文件和附件可以找出，这不仅节省了人力、物力，还节省了时间，也缓解档案工作人员的压力。其次，归档的速度比较高效快捷。充分的利用网络传输技术，对电子档案资源能够实时共享，准确度非常高;其实电子文件是通过各种媒体信息所集成的，直观的效果有图文和声像等。再次，也促使档案管理人员不断提高自身的综合素质。在推行电子档案过程中，不仅能够提高档案管理工作人员计算机操作水平，对档案工作人员也提出了一定要求，要求要有广博的知识，还要不定期去更新这些知识，才能更好地适应整个专业。但高校档案工作人员要切忌，对于高校来说，档案工作起到服务性和辅助性的作用，对自身的专业能力还要不断提高，进而确保档案工作的整体水平。
三、电子档案管理的意义
电子档案管理促进高校档案管理人员改变以往传统的管理理念，树立现代化管理理念，确保档案管理工作的顺利展开。
（一）满足使用者多样化需求
随着社会的不断发展，也越来越多的使用者对档案使用提出了更高的要求，以往纸质的文字材料已经不能够满足使用者的要求，而且传统档案不能够满足视频图像等影音资料。而电子档案可以实现，而且还有多样化的信息保存方式，满足使用者多样化需求最主要的解决方案。随着社会发展和科学进步，档案工作的服务对象也随之发生了变化，为了对电子档案能够更好地管理，结合动态的需求，不断更新提出最有效的解决方案。
（二）节省了人力和物力
从档案工作的角度上来看，有着一定的特殊性，如果仍采用传统的档案管理模式，不仅仅浪费大量的人力和物力，而且很容易发生损坏的风险。进而，通过计算机和网络，对于档案的管理工作来说带来了方便和快捷，这也是信息利用最快速的途径，缓解管理人员的工作压力。与此同时，也能够提高归档的质量和检索的速度。在电子档案管理工作过程中，主要是从以往立卷归档转换成按件整理归档，进而也提高了档案管理工作效果。
（三）提高电子档案管理服务质量 对于档案管理工作来说，主要的工作目的就是能够提供使用者有效的服务，电子档案能够将实物材料信息化，通过计算机存储介质能够集中大量原始档案。运用互联网进行传播，这对于用户进行信息的筛选和查询来说，提供了方便。有效的对电子档案管理，能够更好地服务用户。及时学习新技术和不断拓展知识面，不断提高电子档案管理水平，促使档案管理工作与社会效益和经济效益发挥到极致。
四、电子档案管理在高校档案管理中的应用
（一）加强电子档案存储设备和网络的安全性
首先，确保存储设备的安全，要专机专用，不定期的更新升级软硬件，维护和管理相关设备，确保存储设备处于良好的状态;对所要存档的文件要不定期的更新和备份，避免在意外情况下文件的丢失。可通过网络防火墙和身份验证、数字签名、病毒预防。注重电子档案在存储时安全性，确保电子档案的安全性和保密性，防止电子文件被其他用户修改掉，还要对管理手段不断优化，不断提高档案安全保护水平。
（二）完善相关的规章制度，规范相关操作流程
为了使高校档案信息化的人事有所提高，必须要高度重视相关工作人员安全操作和职业道德，做好相关的培训工作，提高档案工作人员的管理水平和职业素质，能够更好地了解档案管理工作的相关要求，对电子档案应用能够熟练操作，并掌握其中的技巧，能够更好地对计算机进行管理，进而提高电子档案管理水平。其次，在开展电子档案管理过程中，还要不断完善相关制度，可以从高校的实际情况入手。
（三）不断优化服务方式，拓宽服务功能
高校档案管理工作人员要尽可能去挖掘馆藏资源，尤其是加工好、处理等环节一定要高度重视，之后再充分利用现代技术，如多媒体技术和信息技术、光盘制作技术，以快速、方便个性化服务为导向，促使电子资源能够在安全基础上实现资源共享。其次，对于电子文件信息来说，通过ZIP与其进行保存，在保存方法上也可运用光盘，之后在机上就可以进行相关操作，档案工作人员要以人为本的服务准则去服务相关用户。其次，也可建立相关的服务体系，如在线服务体系在当今社会得到了广泛的应用，用户在线就可咨询相关的电子档案。
（四）提高档案工作人员综合素质
在当今社会，随着现代档案事业的发展，也推进档案信息进程不断地进步，进而这对档案工作人员也提出了更高的要求，在对电子档案实际操作中，还比较随意，为了防止操作上的失误，相关的档案工作人员要具有风险防范意识，不断提高自己的职业水平和素质水平，加强自身的保密意识，还要定期管理密码、口令、机房等相关软件，以及维护相关数据库的相关管理工作，还要对现代管理知识和档案专业知识要熟练掌握，建立档案知识体系，进而符合新时代档案工作需要。
五、结束语
总而言之，在信息化时代背景下，高校的档案信息管理运用信息技术，尤其是对数据量比较大、远程需求高的档案管理来说起着重要的作用。以往传统的档案管理操作方式不能够满足高校发展需求，进而要高度重视信息化管理，并建设网路资源化，充分利用信息技术，将高校档案管理健全性和高效性体现出来，进而也促进高校日后更好地发展。
参考文献：
[1]张岩.物联网技术在高校档案管理中的应用[J].赤峰学院学报（自然科学版），2020，36（03）：114-115.
[2]胡红霞.物联网技术在高校档案管理模式转变中应用措施研究[J].兰台内外，2020（03）：13-14.
[3]石静.流程管理在电子档案管理系统中的应用探讨[J].兰台内外，2019（34）：17-18.
[4]郭淼.大數据在高校档案管理中的应用[J].信息系统工程，2019（10）：58-59.
[5]陈文玲.现代信息技术在高校教学档案管理中的应用[J].办公室业务，2019（17）：79-80.
作者简介：
骆建（1974-），女，汉族，湖南醴陵人，本科，湖南涉外经济学院综合档案室，研究方向：档案管理。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-15278445.htm
