学校档案管理存在的问题和对策探讨

作者:未知

  摘要:针对学校档案管理的现状,本文首先分析了学校档案管理的重要意义,其次分析了学校档案管理存在的问题,最后针对这些问题提出了相应的解决对策。希望以此能够促进学校档案管理工作的有效开展。
  关键词:档案管理;问题;对策;管理制度
  中图分类号:G472.4 文献标识码:A
  学校的档案工作不仅能够为教育工作人员提供教育活动的基础,同时还能够为其教学活动以及教学管理等提供有效的资料。对此,为了促进学校档案管理工作的顺利开展,就应该在搞清现阶段学校档案管理工作中存在的问题基础上,提出相应的应对策略。
  1学校档案管理的意义
  1.1能够真实记录学校的发展情况
  学校档案就是一种文件材料,具有不同的形式,如:文字、图标以及音像等,能够将教师的教学工作以及学校的管理工作进行真实记录,直观地展现出学校的历史情况,还对全校师生的各个情况都进行了真实的记录。在学校档案中,记录学校发展档案占据整体档案的大部分比例,另外,还包含教学的各种先进经验以及各个优秀教学成果。将学校的管理者与教师们的心血进行真实记录,直观地体现出学校的教学水平。
  1.2促进学校稳定快速发展
  学校的每一个环节都存在相应的档案記录。能够将学校的教学环节、管理环节进行直观地展现,是学校发展历程中最为重要的资源,能够充分地对学校的历史以及发展规律等情况进行全面掌握和了解。同时,在对现阶段学校档案进行分析过程中,还能够对学校教育历史进行更深层次的了解,从对学校发展过程中存在的问题以及不足进行归纳总结,从而制定出科学合理的解决措施,进而促进学校更加稳定地发展。
  2学校档案管理存在的问题
  2.1不重视档案管理工作
  现阶段,大部分学校缺乏对档案管理的了解与认识,缺乏对档案管理工作的重视,表现“重物轻人,重事轻人”,对档案工作所需的人、财、物和时间不能给予充分保证。在进行学校建设的过程中,并不重视档案管理工作。一些学校的领导人员将工作重心放在了教学上,认为档案管理工作不重要,有和没有效果都是一样的,这就导致其在档案管理人员的安排上随意性较强。如,档案人员中有身兼数职的,这些人员不能将所有的时间与精力投入到档案管理工作中,其对大量的资料不能进行有效的归类和整理,而是对其进行简单的收集和保存。这样一来,就会造成档案资源浪费、收集不齐全、档案服务功能与作用等不能充分发挥出来等问题。
  2.2管理人员业务素质较低
  档案管理工作表面上看非常简单,但实际上却是一项专业性很强的工作,所以其对相关人员的要求较高,不仅要求档案管理人员具备扎实的理论知识,还应要求其具备较强的专业素养。但是现如今大部分学校在进行档案管理工作过程中,聘用的部分管理人员并不是专业人员。因此,部分档案管理人员的专业素质较低,同时缺乏相关的专业培训,导致学校对于档案管理的重要性缺乏了解。相当部分档案管理人员认为,档案仅仅是对学生档案以及教职工的情况进行记录管理。此外,现有的档案管理人员很少有时间参加专业技能培训,这就导致其在工作中出现业务不精的现象,如对文件的整理、归类以及保存等期限划分不准确、档案不能按时立卷归档等。同时档案管理的方式也较为落后,一些管理人员没有掌握计算机网络技术的操作技巧,这就使其在开展档案管理工作的过程中不能充分利用计算机的优势来提高工作效率。
  2.3缺乏完善的档案管理制度
  学校在进行档案管理工作过程中,大部分学校缺乏完善的档案管理制度。因此,使得档案管理工作人员在开展档案管理时,缺乏一定的制度依据,对其工作顺利开展造成一定影响,同时使得档案管理工作并不能严格地落实,进而导致部分档案管理工作人员出现了一定的懈怠心理。一定意义上来说,档案的管理对学校未来的发展具有十分重要的关联。如果缺乏完善的档案管理制度,同时对其缺乏重视,很可能对学校未来的发展造成一定的影响。
  2.4缺乏现代化管理方式
  学校档案管理传统的方式就是进行纸质管理,而这种以手工操作为主的档案管理方式在后续的资料查找、编辑等工作中会遇到许多的阻碍。同时此种方法也是档案现代化管理的重要基础。相关的档案管理工作人员在对纸质档案建立电子文档的过程中,已经对其中的文件按照格式化标准进行处理了。但是,在此过程中,受到部分学校管理层人员主观性因素的影响,许多电子文件并没有发挥自身的优势,而是对其进行简单的归类与保存,这种档案管理方式缺乏规范化和系统化最终导致档案管理工作出现了一定的随意性,使得档案管理的准确性以及规范性有所降低,从而使得档案管理人员在进行数据检索的过程中,搜索难度相应提高,同时搜索的准确性也有所降低,不利于档案管理软件的开发以及优化。
  2.5电子文档中安全隐患较大
  随着互联网时代的发展与到来,在档案管理工作中,一些纸质的文档被电子文档所代替,这虽然为后续的档案管理工作带来了极大的便利,但是在操作的过程中,若稍不注意就会出现删除或者篡改文档的情况。这就使得电子档案管理工作中存在着较强的安全隐患,若这些安全隐患不能得到有效的遏制,就会给学校档案电子文档的管理提出了新的挑战。因此,必须想办法减少直至消除电子文档的安全隐患。
  3优化学校档案管理的主要对策
  3.1提高档案管理意识
  提高档案管理对档案工作的有效开展具有积极的促进作用,对此,学校应该加强对档案管理工作重要意义的宣传力度,从而使得全校师生都能够提高对档案管理的重视。可以举办同档案管理相关的知识讲座,对相关人员进行档案管理知识的普及,进而提升学校档案管理人员的档案意识。如,学校应该借助现代信息技术手段和新媒体微博、微信公众号、QQ群、微信等对档案管理工作的流程及其主要作用进行简要的介绍,还可以在这些移动终端中开发档案信息服务窗口。这样不仅能够提高档案管理工作的透明度,还能够提高档案信息的高效利用。   3.2提高档案管理人员的综合素质
  随着教育的不断改革,各个学校的发展力度也逐渐加大,同时档案现代化建设逐渐提上日程,各个学校对于档案管理人员的要求也有所提升。首先,学校需要定期对档案管理人员进行专业素质的培训,注意培训内容的全面性以及多元化。在培训结束之后,要注意对培训内容进行适当的考核,从而提高档案管理人员培训的效果,并同时有效增强相关人员的档案管理经验。其次,学校还需要注意对档案管理人才的选拔,使得档案管理团队都能够具备较高的管理素质,对学校的档案管理的现代化建设奠定良好的基础,提高档案管理的工作效率,为学校的未来发展提供有利条件。最后,还应该加快对现有档案管理人员知识结构的变革,通过各种方式来培养新的档案管理人才。
  3.3完善档案管理制度体系
  为了使学校档案管理工作更具规范性,就需要对档案管理制度进行合理完善,从而使得档案管理人员能够更加规范地开展档案管理工作。另外,在制定相关的档案管理制度过程中,需要充分了解与掌握学校的历史发展情况,与此同时,还应该对档案管理工作在学校管理中所起到的作用有一个明确的认识,从而严格落实档案管理的各项工作。学校档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享等,要以《全国档案信息化建设实施纲要》为原则,并能够根据自身的发展需求与特点等来制定相应的内容管理标准,从而在不断地实践中对其进行优化。其中,要对各个档案文件中的内容、数据库结构等作出统一的规定,使其形成规范化的档案管理体系。
  3.4提高档案管理水平
  针对现阶段学校档案管理工作薄弱的问题,可以通过优化档案管理模式和提高档案管理水平的方式对其进行完善。一是应该对档案管理模式进行优化,对电子档案的数据库进行完善,同时还需要注意电子档案软件的更新,最大程度上避免学校经济受损的情况,使得学校档案管理能够更具现代化形式;二是针对档案管理工作,还需要加强档案管理前后工作的联系,使得档案管理工作更具规范性以及合理性。由于档案在录入之后,不能对其进行随意更改,因此,可以对其进行著录,然后同相关的数据信息进行有效结合,编制合理的检索工具,使得档案信息能够更具准确性。三是对档案的内容以及主体进行分析的过程中,还可以借助相关的计算机技术,从而对内容能够进行标识。除此之外,在加强档案管理基础工作之后,能够有效地对档案现代化管理程序进行合理简化,同时还能够有效提高档案信息的准确性以及合理性,为学校档案建设现代化奠定良好的基础。
  3.5强化电子文档安全防护
  一是根据已经制定好的档案管理标准与相关规范来对学校的档案文档进行归档、整理,并做好备份工作。二是还应该制定详细的档案规章制度违反惩处制度,明确管理者的具体责任,落实安全责任制。三是针对可能出现的安全问题未雨绸缪。如,制定安全管理预案,将电子档案管理的全部流程都纳入到安全管理的范围之内,并做到:建立物理隔离,不能将存储管理网络与互联网連接起来,从而防止信息的流失;控制电子文档的访问权限;安装杀毒软件,并定期进行升级杀毒等,从而确保整个电子文档的安全性。
  总之,学校档案管理具有十分重要的意义,可以为学校各个管理工作提供坚实的管理依据。因此,学校应该从提高相关人员素质、加强对档案管理的重视度、完善相关管理制度以及提高管理水平和强化安全防范措施等入手,促进学校档案管理水平的有效提升,为学校的可持续发展奠定基础。
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