新形势下档案管理工作的规范化探讨
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作者: 李运荣 李敏 张会丽
摘要：档案管理工作的有序进行对于任何单位而言都是非常重要的，特别是在当前社会经济飞速发展的前景下。但是长期以来人们对于档案管理工作存在较大的误解，并未意识到档案管理工作除了整理与存档之外的其它意义，这对于档案管理工作的开展与改进是非常不利的。在当前信息化的背景下，如果没有科学的将现有的工作状态进行调整，必然无法满足自身的发展需求，因此，本文就新形势下档案管理工作的规范化展开了简要的探讨。
关键词：新形势 档案管理 规范化 措施
一、档案管理的重要性
档案管理的主要内容是系统性资料的整理与搜集，然后有目的性的进行分门别类的储存，这样既可以方便人们检索，同时也便于工作人员检查相关文档的完整与否。这对于各单位自身重大事件的记载与企业文化的发展都是十分有利的，同样这些档案资料的借鉴意义也是不容小觑的。在当前的社会背景下，有计划性的实现档案管理工作的规范化是非常有必要的，这样可以很好要求档案管理工作人员不断的进行自我完善，并且始终以严谨、规范的工作态度来开展日常的工作。在企业重大决策的制定中，可以提供充足的、真实的参考数据及资料，这些对于单位综合实力的提升与发展都是非常重要的，需要我们的档案管理人员不断的进行新技术的学习与使用，这样才能很好的发挥出当代信息技术的优势作用，满足单位自身的发展需求。
二、档案管理工作中的不足
（一）没有充分的发挥出信息化的优势
在信息技术日新月异的前景下，有效的进行学习与使用是当前的档案管理人员的首要任务，这也是提升其工作效率的必然途径。但是这对于档案管理工作人员自身及配套的设施的要求都是比较高的。虽然目前各单位对于档案的信息化建设有了一定的重视，但是配套设备的更新仍然无法满足当前的工作需求，需要不断的加以改进。因而在具体的管理中无法充分的发挥出先进技术的优势，致使单位自身的信息化管理水平无法得到有效的提高，这对于实现其规范化的管理也是有一定的影响的。
（二）档案管理人员自身的综合能力有待提高
工作效率的提升与工作人员自身的综合能力也是有较大关系的，在当前快节奏的社会背景下，对于档案管理工作的效率也是有较高的要求的。但是大部分企业并没有将档案管理作为一个重要的管理内容予以重视，因而在人员的招聘与培训中比较随意，这就极大的影响了单位内部的档案管理工作的规范性。在综合能力较弱的情况下，档案管理人员无法发挥出档案管理技术的优势，从而极大的降低了其工作的有效性。需要管理者从意识上予以重视，这样才能招揽更多专业性较强的档案管理人员，这样才能确保其规范性与实用性的实现。
（三）管理水平有待提高
档案管理意识在近年来有了一定的提升，但是这种前期的不重视对于其档案工作的系统性是有较大影响的。虽然建立了一些政策与制度进行管理与约束，但是其日常的管理也需要有序的进行，明确的责任监督机制也需要得到落实。但是这些都在档案管理的工作中没有得到实现，因而其工作效率无法得到保障，直接影响到其参考价值的实现。
三、新形势下实现档案管理工作规范化的途径
（一）加强管理者对于档案工作的意识
档案管理自身参考价值的实现是有时间限制的，因而想要确保其参考价值的实现需要通过规范化的操作与管理才能实现。需要管理者自身具备较强的档案管理知识与经验，这样才能制定出行之有效的工作计划，以此来约束档案管理人员的实际操作。可以根据时间段来进行档案的整理与存档，也可以根据单位自身的性质及工作方向进行分类处理。对于档案管理的工作流程必须进行合理的设计，并且明确各个环节的标准及要求，具体的责任监管制度也是非常必要的。做好部门之间的协商，这样才能更好的促进规范化的档案管理工作的有序进行。
（二）重视档案管理设备及技术的更新
任何一项新技术的发明与使用都可以很好的促进相关行业的发展，就工作效率的提升而言也是比较优越的。档案管理在我国的发展是比较久的，并且人们也越来越重视，有效的进行设备的更新及技术的引进都是非常必要的。目前高校图书馆中常用的条形码技术就是比较科学的，并且极大的提高了其检索及使用的效率。这些新技术对于实现档案管理规范化都是非常有利的，需要及时的得到更新和使用。
（三）加强档案工作人员的综合能力
新技术的引用与设备的更新，需要操作人员具备相应的能力才能实现其价值与作用。这就要求档案管理工作人员不断的提高自我的要求，并且定期的进行新技术的学习这样才能更好的投入到实际的工作中去。同时需要档案管理工作者意识到自身工作的重要性，然后尽可能的在较短的时间内掌握相应的操作技术，并且不断的进行自我完善，加强与同事之间的交流，这样可以很好的实现自我能力的提升。
（四）重视档案管理方式的创新
档案管理工作的有效进行，需要能力较强的工作者、齐全的基础设施、相应制度的约束，同时也离不开科学的管理方式的选择，结合现代信息技术的优势，这样才是实现网络背景下档案管理工作规范化的有效途径。在海量的信息管理中，管理者要以规范的手段对信息进行整理、收集、加工与利用，实现信息的深度共享。在信息化的形势下，档案利用上可以与其他部门的信息化平台进行整合，并且设立档案管理数据库系统，通过不同权限级别的设定，使得不同人员可以轻松的完成档案信息的获取和利用，提高档案信息的利用效率，更好的推进档案管理工作的进一步发展。
总结：正是因为档案管理对于单位自身的发展的重要性，需要我们的管理人员予以应有的支持。在设备的购置与人员的选择上都需要非常的慎重，同时加强意识上的重视与制度上的健全，这样才能在新形势下更好的实现档案管理工作的规范化，为自身的发展创造更加有利的环境。加速自身的档案管理信息化的进度，强化新技术的学习意识，这些也是非常有效的措施之一，需要长期的坚持下去。
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