谈机关事业单位文书档案管理的强化途径

作者:未知

  摘  要:在信息化技术不断发展的今天,电子计算机网络技术在机关事业单位的诸多工作中均扮演着重要的角色,因此文书档案管理工作将面临更加艰巨的挑战,文书档案管理工作发挥着十分关键的作用,其影响着机关事业单位的运行效率。高度关注并重视机关事业单位文书档案管理工作,提高文书档案管理工作的信息化建设水平,需要从多个角度分析和控制。该文就机关事业单位文书档案管理的强化途径进行了简要分析。
  关键词:机关事业单位  文书档案  档案管理
  中图分类号:G27                                     文献标识码:A                        文章编号:1672-3791(2019)02(c)-0237-02
  1  单位文书档案管理工作的积极作用
  1.1 有利于推动事业单位档案工作的发展
  统一化和集中化管理国家档案能够加强档案的完整性和安全性,从而保证国家各项工作的顺利进行,这也是我国积极开展档案工作的根本目的。在国家建设与发展的过程中,事业单位发挥着不可忽视的作用。事业单位的文书档案中记录了事业单位的概况及发展历程,所以其也是国家档案当中不可分割的一部分,无可替代。事业单位文书档案管理工作主要包括科学保护和管理工作中涉及到的所有文书档案,上述档案是国家发展中十分重要的历史材料,其推动了我国事业单位档案工作的发展。
  1.2 文书档案管理具有法律效力,可作为凭证和依据
  事业单位发展中,文书档案是多项活动记录、变更和注销的重要载体,其客观地反映了事业单位登记管理工作的基本状态和情况。所以,相关部门应将事业单位的文书档案作为主要的原始材料,确保档案管理工作具有科学性与合理性,让其具有充分的法律依据,在发生诉讼案件时可作为重要的凭证。
  1.3 提供优质的信息查询服务
  现如今,我国市场经济发展速度不断加快,市场经济体制也不断完善,事业单位作为市场的重要主体,在经济建设与社会发展中也占据着越来越重要的位置,其记录了事业单位的法人代表、住所、资金、业务范围和分支机构等诸多的内容,按照规范的内容,应对上述因素加以科学开发与利用,进而为社会人士提供更为科学和全面的信息查询服务,不断提高信息查询服务的整体工作质量。
  2  机关事业单位文书档案管理的现状分析
  2.1 忽视文书档案管理工作的重要性
  在机关事业单位建设的过程中,因为未能对档案管理工作重要性进行高度重视,所以导致在对档案管理工作资源配置方面也存在着诸多的不足。比如,制度执行不够规范。工作的重点主要集中在文书档案的收集、分类、存放等方面。在文书收集工作中,一些工作人员并不能协调好各自的工作内容,使得档案的内容不够齐全,而这对档案资料的质量和完整性也产生了较大的不利影响。
  2.2 文书档案管理工作制度有待完善
  文书档案管理单位虽然建立了规范性制度,但是制度的内容无法满足时代发展的基本要求,甚至其约束力也明显不足,制度执行落实效果不佳。比如,未严格按照文书档案工作的要求完成档案分类,对不同性质和不同时间的文书档案并未采取有效措施加以规划与管理。此外,不同类型的文书档案在目录管理上也存在着诸多的不足,不同性质和不同时间的档案内容也没有严格按照规范管理,这导致档案内容查找的难度较大,尤其是文书档案规模较大时,内容查找也比较困难。再加上不同的档案收集人员在文书档案分类管理的过程中缺乏必要的硬性处理措施,人员处理上缺乏科学性与合理性,未采取有效的精细化处理措施,先进技术支持的意识淡薄,这些问题均制约着文书档案分类管理的顺利进行。
  2.3 文书档案管理方式较为落后
  目前,我国科技水平显著提高,数字化以及网络化的管理方式也大大提高了管理的质量和效率。但是机关事业单位管理人员数量有限,技术不足。这些问题会使文书档案数字化管理的综合水平受到极大的影响,不能真正地实现预期的目标。再者,事业单位在工作中多采取人工操作,数字化水平较低,这也影响了文书档案管理工作的质量和效率。
  3  机关事业单位文书档案管理的强化途径
  3.1 加强文书档案管理宣传工作
  若要不断完善文书档案管理工作,就必须正确认识文书档案管理工作的重要性,积极转变以往的管理理念和管理模式,同时领导层也应积极关注和重视文书档案管理工作,进而最大限度地调动管理人員的工作积极性,提高管理质量。另外,领导层在日常工作中要为文书管理工作配备专业的人才,投入较大的物力、财力以及技术支持,从而推动文书档案管理工作的优化与完善,保证工作落实和执行的基本效果。
  在单位领导的审核监督工作中,需将文书档案管理作为一项重要的工作内容,以加大管理人员对文书档案管理工作的关注度及重视程度,且严格考核与审查管理人员的文书档案管理能力,让其在日常工作中更加关注工作的规范性。对于不能积极配合文书档案管理工作的人员,相关管理者应给予批评教育,从而保证所有管理人员均可积极配合日常管理工作,营造优越的外部管理环境。
  综上,文书档案对单位的所有人员均有着十分重要的影响,只有不断提高配合度,方可加强文书档案管理的科学性和有效性。不仅如此,领导部门也应高度重视管理制度的建设,不断优化管理制度,增强制度的实效性,全面发挥出制度的规范作用,确保制度的有效落实。   3.2 提高文书档案管理人员的专业能力
  文书档案管理中,要不断完善管理人员的专业水平,使其在档案收集工作中提高协调和沟通的质量和效率。再者,分类存放管理也应充分满足文书查阅的要求,以此保证文书档案保存的完整性,编制完善的档案信息目录,提高信息查阅的效率和准确性。若要扭转文书档案片面重视保存工作的现状,需在工作中始终坚持以人为本的原则,分类过程中满足管理的基本要求,进而推动管理工作的顺利进行。在管理人员方面,务必高度重视人员的培训与管理,以增强管理人员的管理能力,使其能够满足时代发展的基本要求。且在档案管理中还要传授教导管理人员正确有效的沟通和协调方式,这样才能确保管理工作的顺利开展。
  3.3 利用信息化技术开展文书档案管理工作
  时代发展中,文书档案管理工作逐渐重视信息化处理技术的应用。信息化处理技术充分利用了电子档案管理模式,保证了文书档案存取的质量和效率。电子档案占据的存储空间不大,其以设备技术为基础,并利用网络化的管理模式,实现电子档案内部网络公开管理,为内部工作人员调取档案资料提供了诸多的便利,而且其也不会受到空间和时间的局限。电子档案是纸质档案的备用材料,其也充分加强了档案管理的科学性、有效性和安全性。在电子档案管理中,要结合实际采取有效措施开展分级管理,且不同级别的员工对档案的调取权限也有所不同,该设置有效避免了重要资料信息泄露问题。同时需积极聘请专业的信息技术操作人员组建内部文书档案管理信息化平台,不断增强平台建设的专业性,并积极完善日常管理与维护工作,防止由于系统故障问题发生数据的丢失。
  4  结语
  现阶段,事业单位文书档案管理工作不断进步,但是我们也应看到事业单位文书档案管理工作中存在的问题,并在此基础上,针对工作中的不足采取有效的完善措施,以此不断推动事业单位文书档案管理工作的快速发展。
  参考文献
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  [2] 王磊.文书档案管理实现数字化的意义[J].办公室业务,2014(17):177.
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