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文书档案管理的现有问题及对策

作者:未知

  【摘 要】随着社会和科学技术的不断进步,文献档案管理逐渐受到重视。文书工作的管理也是一个单位的重要组成部分,也是衡量和评估一个单位的标准。随着社会的发展,档案管理不断更新,使得档案管理更加规范化和标准化。当今的文书档案管理工作还存在一些问题需要我们去改进,使档案管理工作做得越来越好。
  【关键词】文书档案管理;现有问题;对策
  1.文书档案管理的作用和特点
  文书档案管理工作,在生活中无处不在,文书档案不仅见证了一个医院的发展过程,更见证了国家、社会的发展。文书档案记载着一个单位发生事件过程的记载和一个单位的发展史,一般以纸质为主。一般单位文书档案包括:重要手稿、人事档案、行政档案、活动方案及记录、签订的各种协议、上级签发的文件、各种重要时刻的照片等各种形式的档案记载。档案以纸张形式居多,还有影像、录音、照片、电子档案等多种形式的档案记载。
  2.文书档案管理的现有问题
  2.1对档案工作管理人员的培训工作做得不够完善
  一些单位出现档案管理问题的主要原因就是档案管理人员的专业素质和工作水平达不到单位对应职人员的工作要求,这些没有经过专业培训的人员对于文书档案工作没有具体的了解,对工作缺乏接触与认知,管理工作的标准并不能达到专业标准。在一些单位中,虽然档案管理人员具有上岗证书,但其在后续的管理工作中并没有参加过档案培训的深造教育,不能及时地更新档案管理理念,跟不上现代化档案管理的步伐。不论是上岗之前没有经过正式的上岗培训的档案管理人员,还是在后续工作中缺乏现代化档案管理培训的档案管理人员,由于缺乏对当下档案管理更新的了解,导致专业工作素质跟不上,从而阻碍了单位档案管理水平的提高,不利于文书档案管理工作的工作效率和工作质量的提高。
  2.2对文书管理的重视度不够
  单位的管理人员往往忽视文书档案工作的重要性,认识不全面,不细致、不充分,忽略了其逻辑性、科学性以及实践意义。部分领导只重视实际创造价值效益的环节,认为此项管理工作不能带来收益,因而对其相关部门的设立草草了事。在管理时更是疏忽懈怠,受各综合因素影响,使其成为单位垫底的部门,因此造成管理效率不高,利用率差,丧失其实际的价值,如此一来,会使得领导认为此部门可有可无,最终陷入恶性循环。
  2.3档案管理工作不够科学化、现代化
  现今科技的飞速发展使各行各业的工作都更加的方便快捷。而文书管理工作也可以采用科学化、数字化的方式进行管理。文书档案管理中可以引入一些现代化的运用提高工作效率、减轻管理人员的工作压力。一般文件的档案材料都以纸质为主对间过长纸张就不易保管容易字体模糊、纸张变脆等。若是在档案管理工作中采用数字化管理,运用一些管理软件做成电子档案,存储空间小、易于整理、分类整理方便快捷而有直观、节省时间还可以避免图书馆管理人员把档案资料存错档、漏存档等问题。运用管理软件进行文书档案管理工作会使一个单位的管理工作更加的现代化、信息化、数字化。
  2.4文书工作和档案工作直接的衔接存在问题
  文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别,是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中,文书工作和档案管理应该相互配合,建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中,文书和档案应该实行一种分块式的管理制度,这才是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中,这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄,档案管理人员通常很少考虑文秘的工作,这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前,在文书工作和档案工作的衔接主体上,也就是在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的,不标准的现象。
  3.提高文书档案管理水平的对策
  3.1完善管理体制
  管理体制的确立,影响着公司的发展方向和发展进程。对文书档案管理工作要制定相应的体制,要细致的分工,使其工作内容简洁明了,便于操作。只有公司制定了相应的体制,工作人员才会严格的遵守公司的规章制度,避免不良现象的发生。文书档案的管理者要有责任心,对工作要细心,例如,在重要文件的审核与印刷时,要严格的进行审核,减小错误率。
  3.2加强部门之间的合作,做好文书档案的收集工作
  档案工作者要主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作;经常性的导各个部门之间去走动走动,获得及时的信息;还要根据单位的实际工作,主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心進行,如何做好资料的收集和整理工作等。
  加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通,保证档案资料收集的顺畅。收集资料要分清重点,着重收集能够展示单位历史和现状,促进单位未来发展的资料,为实际的研究和服务,提供有力的证据和有价值的情报。
  3.3加强继续教育,提高文书档案管理人员的素质
  文书档案管理人员的专业素质直接影响到档案管理工作的质量,为了使文书档案管理工作人员更好的适应现代档案管理的要求,我们应该加强对文书档案管理人员的专业技能培训,首先,要充分发扬档案工作人员的主动性和进行,努力提高档案管理人员的知识文化水平;其次,还需要加强对信息技术额培训教育工作,使每一位文书档案管理人员都很好的适应现代化办公的要求,提高档案管理人员采用计算机办公工作效率。
  3.4建立良好的文书档案管理工作衔接机制
  缺少有效的工作衔接机制也是影响工作质量提升的重要因素,应该给予足够重视。在具体的工作实践中,首先应该建立一套科学完善的文书工作程序,规范文书管理工作流程。所谓无规矩不成方圆,只有建立一定的工作程序,才能有效避免文书流转和存档过程出现的误差,也可以为档案管理工作的顺利开展打下良好基础,程序一旦建立,就应该严格按照规范流程进行,任何人都不能随意改动。其次,应该建立文书和档案衔接机制。因为档案管理工作是以文件为基础进行的,如果文件工作不够规范,那么要想使档案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此,应该重点关注文书和档案收集、管理方面的衔接,对于一些需要进行存档的文件,应该进行详细登记和分类,严格按照事先制定的工作流程操作,尽量做到统一和规范。
  3.5使用现代化技能,收拾档案
  档案聚集着很多的指示,也记载着丰厚的信息,成为一种丰厚的信息资源。但档案的收拾工作任务繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而使用计算机等现代化手法收拾档案,则能够收到事半功倍的作用。一是人工立卷时,立卷人依据自个的了解对文件进行分类,虽然都模仿一致的规范,但因每个人的了解能力不一样,对同一个文件有不一样的分类,因而不可避免的发生分类禁绝的表象,影响檀卷的质量,给使用工作任务带来不方便。而使用计算机模仿人工立卷,然后按类别将归于条目的内容打印出来,作为曾经的那种以“卷”为单位时植卷目录这一检索工具的代替物,也可按文件构成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作任务中的影响,又发扬计算机的办理优势,减少了手艺操作,进步了工作任务效率。非常好的服务于社会。
  4.结语
  随着科学技术的不断发展,文件管理的作用越来越明显,受到各单位的广泛关注,在开展工作的过程中,需要我们不断完善档案管理制度,加强各部门之间的合作与沟通,使档案管理工作更好地发挥应有的作用。
  参考文献:
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  [2]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报,2010,23(04):110-112.
  [3]李桂萍.新时期医院文书档案管理工作办法研究进展[J].实用心脑肺血管病杂志,2017,25(S1):219-221.
  (作者单位:烟台市特种设备检验研究院)
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